项目范围管理——创建WBS

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上次我们谈了定义范围的内容,接下来我们来看一下创建WBS的过程。

5.4 创建WBS

WBS全称是Work Breakdown Structure,意思是工作分解结构。是项目团队为实现项目目标、创建所需可交付成果而需要实施的全部工作范围的层级分解

创建WBS的过程就是把项目可交付成果和项目工作分解成较小、更易于管理的组件的过程。

本过程主要的作用是为团队所要交付的内容提供一个结构化的视图。分解是为了更好的理解,所以创建WBS非常重要。

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5.4.1 WBS元素

WBS包含以下几种元素。

1. 可交付成果

可交付成果是团队为完成某一过程、阶段或项目而必须产出的如何独特并可核实的产品、成果或服务能力。

2. 子项目

子项目是项目的一个部分,可以相对独立地作为一个小项目来管理,可以由一个专业团队或者分包组织负责。

3. 控制账户

控制账户(CA)是一个管理控制点。在该控制点上,把范围、预算、实际成本和监督加以整合,与挣值相比较,用以测量绩效。就是授权临界值

4. 工作包

工作包是WBS中最底层次的组件,也称可交付成果。工作包也可以对相关活动进行归类,以便对各种角度进行估算,开展监督与控制

5. 规划包

规划包(Planning Package)是指在控制账户之下工作内容已知但尚缺详细进度活动的WBS组成部分。

规划包在控制账户之下,工作包之上的。

6. 活动

活动是工作包的组成部分,不属于WBS组件。活动是动词,工作包是名词

7. 任务

任务是活动的进一步分解,不属于WBS组件。有团队成员负责。

5.4.2 账户编码

WBS每层中的每个组件都有唯一的编码,这个编码系统被称为账户编码。

5.4.3 责任分配矩阵(RAM)

RACI矩阵:

责任分配矩阵,可以用于对项目中各个任务的责任分配,能够有效地定义团队中不同成员、不同部门的职责。

  • 谁负责(R = Responsible),即负责执行任务的角色,他/她具体负责操控项目、解决问题。
  • 谁批准(A = Accountable),即对任务负全责的角色,只有经他/她同意或签署之后,项目才能得以进行。
  • 咨询谁(C = Consulted),拥有完成项目所需的信息或能力的人员。
  • 通知谁 (I =Informed),即拥有特权、应及时被通知结果的人员,却不必向他/她咨询、征求意见。

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每项活动的负责人A只能用一个。

5.4.4 WBS词典

“WBS词典”就是对每一个工作分解结构要素和技术文件做详细说明

通过WBS分解,我们分解出了大量的任务和活动,但这些活动和任务究竟代表了哪些具体的工作内容,每个任务对应的责任人是谁,它的验收标准是什么,这些需要我们做进一步的解释。因此,我们会通过一个文档将分解出来的所有活动和任务进行描述,我们将此文档称为 WBS词典

在WBS词典中需要具备的信息通常包括: 账户编码、工作描述、负责组织、里程碑清单、进度活动、所需资源、成本估算、质量要求、验收标准、参考文献、合同信息。 image.png

5.4.5 WBS的价值

  1. WBS通常用作其它项目的模板,且用于建立对项目范围的共同理解和基线范围文档。它提供:
  • 项目中工作要素的单一资料库。
  • 建立对工作、资源和成本的职责的清晰分配。
  • 识别风险区域。
  • 对所有工作要素进行编目的逻辑结构。
  • 一个标准的框架,可用于开发类似项目的标准框架。
  1. WBS是以成本估算、计划、预算、投资、估算、进度计划、状态报告、管理风险、度量绩效和管理变更等术语表示的项目基础。
  2. 基准的来源
  3. 计划的基础
  4. 工作的展现
  5. 控制的依据
  6. 团队的指南