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上次我们谈了定义范围的内容,接下来我们来看一下创建WBS的过程。
5.4 创建WBS
WBS全称是Work Breakdown Structure,意思是工作分解结构。是项目团队为实现项目目标、创建所需可交付成果而需要实施的全部工作范围的层级分解。
创建WBS的过程就是把项目可交付成果和项目工作分解成较小、更易于管理的组件的过程。
本过程主要的作用是为团队所要交付的内容提供一个结构化的视图。分解是为了更好的理解,所以创建WBS非常重要。
5.4.1 WBS元素
WBS包含以下几种元素。
1. 可交付成果
可交付成果是团队为完成某一过程、阶段或项目而必须产出的如何独特并可核实的产品、成果或服务能力。
2. 子项目
子项目是项目的一个部分,可以相对独立地作为一个小项目来管理,可以由一个专业团队或者分包组织负责。
3. 控制账户
控制账户(CA)是一个管理控制点。在该控制点上,把范围、预算、实际成本和监督加以整合,与挣值相比较,用以测量绩效。就是授权的临界值。
4. 工作包
工作包是WBS中最底层次的组件,也称可交付成果。工作包也可以对相关活动进行归类,以便对各种角度进行估算,开展监督与控制。
5. 规划包
规划包(Planning Package)是指在控制账户之下,工作内容已知但尚缺详细进度活动的WBS组成部分。
规划包在控制账户之下,工作包之上的。
6. 活动
活动是工作包的组成部分,不属于WBS组件。活动是动词,工作包是名词。
7. 任务
任务是活动的进一步分解,不属于WBS组件。有团队成员负责。
5.4.2 账户编码
WBS每层中的每个组件都有唯一的编码,这个编码系统被称为账户编码。
5.4.3 责任分配矩阵(RAM)
RACI矩阵:
责任分配矩阵,可以用于对项目中各个任务的责任分配,能够有效地定义团队中不同成员、不同部门的职责。
- 谁负责(R = Responsible),即负责执行任务的角色,他/她具体负责操控项目、解决问题。
- 谁批准(A = Accountable),即对任务负全责的角色,只有经他/她同意或签署之后,项目才能得以进行。
- 咨询谁(C = Consulted),拥有完成项目所需的信息或能力的人员。
- 通知谁 (I =Informed),即拥有特权、应及时被通知结果的人员,却不必向他/她咨询、征求意见。
每项活动的负责人A只能用一个。
5.4.4 WBS词典
“WBS词典”就是对每一个工作分解结构要素和技术文件做详细说明。
通过WBS分解,我们分解出了大量的任务和活动,但这些活动和任务究竟代表了哪些具体的工作内容,每个任务对应的责任人是谁,它的验收标准是什么,这些需要我们做进一步的解释。因此,我们会通过一个文档将分解出来的所有活动和任务进行描述,我们将此文档称为 WBS词典。
在WBS词典中需要具备的信息通常包括:
账户编码、工作描述、负责组织、里程碑清单、进度活动、所需资源、成本估算、质量要求、验收标准、参考文献、合同信息。
5.4.5 WBS的价值
- WBS通常用作其它项目的模板,且用于建立对项目范围的共同理解和基线范围文档。它提供:
- 项目中工作要素的单一资料库。
- 建立对工作、资源和成本的职责的清晰分配。
- 识别风险区域。
- 对所有工作要素进行编目的逻辑结构。
- 一个标准的框架,可用于开发类似项目的标准框架。
- WBS是以成本估算、计划、预算、投资、估算、进度计划、状态报告、管理风险、度量绩效和管理变更等术语表示的项目基础。
- 基准的来源
- 计划的基础
- 工作的展现
- 控制的依据
- 团队的指南