1、背景
进入职场，开会在所难免。尤其作为项目经理，开会更是家常便饭。很多人戏谑，项目经理的工作本身就是开会，除了开会，就是在准备开会的路上。这种说法有点夸大的成分，但确实很多项目经理的大部分工作时间被各种会议占据着，而且绝大部分都是很低效甚至无效的会议。
我们对会议的抱怨很多，下面的场景，每个人都或多或少有共鸣。
这次的博客就想针对工作会议这个话题进行一些概要介绍，以期能帮助项目管理者更好的组织会议，提升会议成效。
2、工作会议
开会的核心目的是解决问题和达成共识
下面内容，建议直接看思维导图，多快好省
2.1 会议的作用
- 集思广益，头脑风暴。例如，新功能设计前的征询意见。
- 问题讨论，产生决策。例如，两种技术实施方案的选择。
- 听取汇报，分配任务。例如，产品新功能汇报介绍以及相关方任务分配。
- 融合意见，达成共识。例如，产品技术架构的跨部门评审。
- 资讯分享，政策宣传。例如，竟品分析介绍和项目管理流程宣讲。
- 同步进度，把控风险。例如，项目的各种同步会。
- 接洽沟通，业务合作。例如，公司间或部门间的接洽讨论会。
2.2 适合开会场景
- 发起人想从与会者那里获取信息或建议。例如，需求变更，想从supplier那里获取有关技术方案的信息和建议。
- 发起人想让与会者参与解决问题或制定决策。例如，制定项目进度计划。
- 领导听取下属工作汇报并监督进度。例如，每周的项目进度同步会。
- 问题涉及多岗位或多部门。例如，项目立项的评审会。
- 重要的事情需要集中传达。例如，公司重大政策变更的宣讲介绍。
- 定期的总结性会议。例如，月度会议或者季度会议。
- 工作权属不清需理清职责。例如，某件工作找不到对应的Owner。
2.3 不适合开会场景
- 没有重要内容的定期例会。可酌情取消，或者仅在必要的时候召开。
- 会议成本太高。时间成本或者金钱成本高，可以考虑使用其他方式。
- 用电话、邮件或个别谈话的方式解决问题更好。
- 会议前夕发起人对会议涉及问题已经作出决策。
- 与会者可能发生激烈冲突，需延后。
- 重要会议但没做好会议准备，最好延后。
- 重要会议相关方无法参加。
2.4 会议低效的原因
2.4.1 要素
- 主题：没有核心主题，或主题不明，亦或议题繁多。
- 议程：没有明确的会议议程和时间分配计划。
- 与会者：重要相关方未到场、与会者过多和无关人员被迫与会。
- 主持人：未指定主持人，或者主持人组织会议能力和技巧欠缺，被与会者牵着鼻子走。
- 记录：重要决议或共识被遗漏，会议纪要同步不及时。
- 时间：时间选择不当，与会者容易分心，例如，接近下班或者午饭时间。
- 地点：地点选择不合适，会议室太小，容不下与会者，或者会议室设备故障。
2.4.2 流程
- 会议前缺少准备 没有提前准备好会场、开会设施和会议材料等；没有提前发送会议材料或者背景介绍给与会者；没有提前准备好议题、议程、与会者、主持人和记录人等。
- 会议中缺少控制 没有严格按照会议议程进行；未能把控好会议进度和时间；会议气氛紧张或大部分与会者沉默不语；跑题严重，讨论跟主题不相关的话题；议而不决，没有形成有效决议。
- 会议后缺乏跟踪 会议纪要遗漏重要信息或同步不及时；决议后续没有追踪和跟进计划；决议没有指定完成时限。
2.5 提高会议效率
2.5.1 要素
- 议题明确。一次会议，最好只有一个议题，最多不超过三个，集中时间和精力聚焦少数问题更高效。
- 议程清晰。要有明确的议程和时间分配计划，不要跑题也不要超时。
- 精选与会者。只有相关的人员才与会，坚持“少而精”，不要让不相关的人陪绑参会。
- 指定主持人。提前指定，主持人对会议负责，严格按照议程和时间主持会议。
- 做好会议记录。会议记录包括会议全部要素：议题、议程、时间、地点、与会者、主持人、记录人、重要决议或发言、待追踪事项和任务分配等。会后24小时内要发出会议纪要。
- 合适的时间。不要太早也不要太晚，太早还没进入工作状态，太晚倦怠想回家，也要避开午饭和午休时间。
- 合适的地点。会议室大小适宜，安静，设施好用。
2.5.2 流程
- 会前做好准备 不开没有准备的会议，会前准备充分与否是决定会议结果的关键；提前准备好会议议题、议程、会议材料或背景介绍、确定与会者、主持人和记录人等；提前通知与会者，给与会者预留准备时间；提前预定会议室并测试会场设备。
- 会中做好控制 确保会议按时开始，并严格按照会议议程进行；严格把控会议时间和进度，避免拖沓，要按时结束；营造开放平等的讨论氛围；保障与会者的发言机会，并避免非建设性争执；控制会议秩序，避免跑题或引入议程外的话题；对讨论结果及时汇总并形成决议。
- 会后做好追踪 有追踪才能把会议的决议贯彻执行下去；会议纪要要详细，同步要及时；决议和待办事项要有时限和跟进计划。
3、思维导图
4、结束语
作为组织中的一员，我们的力量和影响力虽然有限，但也不要放弃任何可以作出改变的机会，我们可能无权去要求别人，但至少在我们作为会议发起人和Organizer的时候，或者是在自己所带的团队内部，可以去实践高效会议的理论和方法，努力做到会议的成效最大化。
最后，借用《越狱》里的那句经典作为这次写作的结束语：Be the change you want to see in the world.
