1、背景
最近工作中收到的邮件越来越多，目前能够做到及时和有效地处理，虽谈不上高效，也没出现明显的延迟或者遗漏。但人无远虑，必有近忧，可以预判到未来的某天，肯定会被淹没在邮件的汪洋大海中。提前未雨绸缪，做些积极的应对是非常必要的。
根据我对三位项目经理的简单访谈，并结合个人的工作实践感悟，汇总出项目管理工作中邮件相关的若干痛点，具体如下：
| 痛点 | 描述 |
|---|---|
| 1 | 接收到太多跟自己职责没有强关联的邮件，可能是因为发件人也不清楚具体的Topic利益相关方，为避免背锅或者被diss,就选择简单粗暴的cc所有人 |
| 2 | 短时间内负责的Topic过多，导致每天接收到的邮件过多。例如，一周要负责6个以上的Topic，每天接收到沟通和讨论的邮件数量可想而知 |
| 3 | 邮件太多，一心不能二用，只能动态追踪当前的Topic，难免会遗忘其他Topic的任务，有时候甚至是一些关键的产品或流程节点 |
| 4 | 正专注于一件事，又必须定期的Check收件箱，有时会被迫打断，花一整天去处理接收到的更紧急Task，即便没有临时的紧急Task，Check完收件箱，重新专注于之前的任务，也会有很大的上下文切换消耗 |
| 5 | 靠记忆只能同时兼顾2-3个Task，再多了必须靠记录，例如TODO List或者Open Point List，把邮件的内容同步到TODO List或者Open Point List是个很好的选择。但是即便如此，一旦Task多起来，简单的记录也很难奏效，会出现计划和变更的不及时，难于梳理，即便面对着记录数据，脑海里依然难以形成清晰的脉略图，对项目的过程进展还只是停留在若干点上，很难做到由点及面，形成项目的整体map |
上面仅列举了我个人认为最具代表性的五点，有的问题也不是孤立的邮件多造成的，但邮件多肯定是显著诱因。
针对日常项目管理过程中，邮件太多，太杂，无法及时高效处理和合理规划的现实困境。这次博客我尝试提出一种可具体操作的邮件管理方案，以期能提高项目经理的邮件处理效率和质量。
2、时间管理“四象限”
本文提出的邮件管理方案，基于美国管理学家科维在著作《要事第一》中提出的时间管理“四象限”法则，作为方案的核心基石，有必要做简要的介绍。
科维提出根据重要性和紧急性两个维度将每天要处理的任务划分到四个象限，如下图所示：
对四个象限任务的处理原则如下:
| 象限 | 内容 | 原则 | 例子 |
|---|---|---|---|
| I | 重要且紧急 | 尽快处理，最高优先级，但由于时间仓促，结果一般很难令人十分满意 | 线上产品出现Crash或者支付数据异常、紧急适配法律相关的数据安全要求 |
| II | 重要不紧急 | 不要懒惰，提前规划，按部就班提前处理，避免转化为重要且紧急任务 | 产品技术架构调整的前期调研和验证、规范化Scrum流程、学习熟悉业务背景 |
| III | 紧急不重要 | 不要因为紧急就觉得重要，要有判断力和定力，这类任务，很多情况下没必要做，或者延后再做，也不会有严重的后果 | 一些确实无关紧要的沟通协调会议、别人觉得紧急要求配合的不重要任务 |
| IV | 不重要不紧急 | 选择性的做，偶尔做即可 | 阅读跟自己不相关的群发工作邮件、迫于工作环境或人际关系而进行的被动徒劳工作 |
将时间和精力投资到不同的象限中会造成结果的差异，这也是普通人和高效能人士的区别之所在。一个参考的四象限时间分配差异，如下图所示：
高效能人士将更多的时间精力安排处理重要不紧急的任务，提前统筹规划好重要不紧急的任务，减少流入第一象限的可能性，有效控制重要且紧急任务的数量。当然，如果是组织流程导致的重要且紧急任务过多，那就只能向上级boss提出改进流程的建议，提出建议时最好附带解决办法或者改进方案。只提出问题，没有解决办法和改进方案，容易被错解成抱怨，而抱怨是职场的大忌。组织流程的问题一般很难短期内解决，要做好心态建设，尽力在现有客观条件下做到最好。
提几点实用的建议，有的是心态建设，有的是操作规范：
- 不要想把所有的任务都做完
- 手边的任务并不一定是重要的任务
- 下班前准备好第二天的必做任务列表，按照重要性排序
- 第二天先做最重要的事情，不必去顾及其他事情，第一件做完后再做第二件，以此类推
- 下班前如果把最重要的几件事都做完，就算满意的结果，其他的事情可以安排到第二天
作为时间管理的重要理论之一，“四象限”法则简单实用，能实际指导人们将时间和精力投入到那些重要但不紧急的任务上，做到未雨绸缪，防患于未然。
3、邮件管理方案
本文提出的邮件管理方案具体流程图如下：
几点说明：
- 邮件管理只是日常任务管理的一部分，这个流程图的关注点是邮件所产生的新任务管理
- 根据邮件内容，尽快识别出邮件内容的重要性和紧急性特征，是需要积累沉淀的技能
- 使用“四象限”看板作为TODO List
- 便利贴要丰富点，颜色，大小，并规范化使用
- 便利贴任务的内容可以根据自己的实际情况设计，具体细节可以参阅看板方法的“工作项”
- 识别任务重要性依靠经验和判断力，可以通过实践不断提高识别准确度
- 紧急性容易识别，但需要定力和勇气去执行正确的决策，即紧急不重要的任务要少处理
- Open Point List是对工作中所有未完成任务的全面汇总记录，早晨上班后要过一遍，晚上下班前要更新至最新
4、结束语
任务管理是值得花时间思考和研究，并学以致用的。这次的博客仅从邮件管理的视角作部分的应用研究，其实，任务管理的视角多种多样，后续会考虑从其他的视角继续写作。
人生就像爬山，走一段，看一番风景，走走停停，累就歇着，但要始终保持不放弃的意念，坚持不懈的完成登顶。
