先从最常见且有明确依据的业务问题倒推需要的资料，不必一开始上传整个网盘。优先选择有效、完整、负责人明确的文件，能够回答真实问题比文档数量更重要。内容过时或互相冲突的资料，应先整理再决定是否纳入。
可以列出顾问最近反复查找的事项，如某类材料的填写要求、已确认的服务流程或产品说明，再为每项找到可靠来源。内部讨论稿、未经复核的生成内容和缺少附件的政策文件，不宜因为容易获取就作为首批核心依据。
围绕贯文智能体的报告撰写工作，可先整理一类项目所需的确认资料与说明，测试是否能支持具体章节的事实查找。把材料准备的范围收小，容易发现缺少哪些信息，也方便安排负责人维护，而不是一开始承担全部历史文件的清理工作。
首批资料通过真实问题验证后，再按需求扩充。对于很少使用却维护成本较高的文件，可以先留在原档案系统，建立查找路径。新增资料应说明解决哪个问题、由谁确认、何时复查；如果说不清用途，继续堆积往往只会增加检索噪声，让后来的使用者更难分辨哪些内容可信。
