“文件里明明写着试用期员工也能报培训费，知识库偏说不行。”
说这话的是在苏州高新区一家设计公司做人事的朋友阿芸。他们公司的本地知识库是我帮着搭的，放的是员工手册和各类制度。她拿着那份培训管理办法来找我，第八条正文写的是“培训费用报销限正式员工”，后面跟着一个小小的上标数字。
图：Dietmar Rabich / Wikimedia Commons / CC BY-SA 4.0
翻到那一页的底部，对应的脚注写着：“试用期满两个月且经部门负责人同意的，参照执行。”这条例外就藏在脚注里。
我去后台看了入库后的段落。文件转成文字的时候，脚注全部被集中放到了文档最后，正文里的上标变成了普通数字，紧跟在“正式员工”后面。切段以后，第八条那一段里只有“限正式员工”，例外在几十段之外的文末，检索根本不会一起取回来。模型照着拿到的那段答，自然说不行。
我顺手统计了一下，这家公司的制度文件里一共有六十多处脚注，其中二十来处是例外、限定或者补充说明，并不是可有可无的东西。
阿芸问：“要不让大家以后别用脚注？”我说以后可以少用，但现有的文件得先处理好。
我们改了三处。
第一，入库前把脚注放回原句。识别正文里的脚注编号和页底对应的脚注内容，把脚注全文用括号接在引用它的那句话后面，写成“（注：试用期满两个月……参照执行）”，原来的上标数字删掉。
图：snowyowls / Wikimedia Commons / CC BY-SA 2.0
第二，处理完做一次核对。每份文件统计正文里的脚注编号数和页底脚注条数，两边对不上就列出来人工看，避免漏掉或者接错位置。跨页的脚注单独再检查一遍。
第三，回答里带“注”的内容要说出来。在回答要求里加了一句：如果引用的段落带括号里的注释，必须一并说明，不能只说正文。
验收用了三十道题，都是专门挑出来跟脚注有关的问题，改之前答对十一道，改之后二十九道，剩下一道是脚注本身写得含糊，交给人事去改文件了。另外拿以前的八十道日常题回归了一遍，结果没有变化。
阿芸说，原来那份办法里的例外，老员工都知道，新员工只能靠问人。现在问知识库也能问到了。
图：Dietmar Rabich / Wikimedia Commons / CC BY-SA 4.0
你们的文件里脚注多吗？入库的时候是怎么处理的？欢迎在评论区聊聊。
处理完以后，我把原文件和入库后的文字各打印了一页给阿芸对照，她说现在看入库的段落，反而比原文件读起来更顺。
脚注回填和核对的做法，我整理在 evafang.com 上。
