有个情形我见得挺多:某件事在会上来回讨论了好一阵,最后老板说「就这么办」。大家都点头。过一阵有人问起,几个人说出几个版本。
帮手更帮不上忙,因为这件事根本不在任何一份文件里,或者在一份长长的会议记录里,前面全是讨论,结论藏在最后一行。
这篇聊聊我现在怎么让「会上定的事」能被翻到。不贴代码。
一、讨论过程和结论,分开放
会议记录我照样留,但它不进帮手能翻的那堆资料。
进去的只有结论,一条一条写:
- 定了什么;
- 谁拍的板;
- 从哪天开始算;
- 替掉了以前哪条说法。
讨论过程里有很多「要不试试」「我觉得可以」,帮手翻到了很容易当成定论念出去。
二、替掉的旧说法,要点名
最麻烦的不是新结论没写,而是旧说法还在。所以每条新结论,我都要求写一句「这条替掉的是哪条」,然后去把那条旧的标成停用,和现行的分开放。
会上定了 → 会后当天写成一条结论 → 拍板人看一眼 → 找到被替掉的旧说法 → 旧的标停用 → 新的进库
三、帮手那头
- 答到会上定的事,给出这条结论出自哪次、谁拍的板;
- 只翻到讨论、没翻到结论的,就说「还没定,或者没记下来」,别拿讨论当结论;
- 新旧两条都翻到的,以没停用的那条为准,并提一句以前的说法已经换了。
四、我会怎么试
- 挑一件会上改过主意的事,问它,看它报的是不是最后那版;
- 问一件只讨论过、没定下来的事,看它会不会说「还没定」;
- 把一条结论标停用后再问,看旧说法还冒不冒。
五、我自己的几处纠正
- 我以为会议记录全放进去最省事,后来发现讨论过程是噪音;
- 我以为写结论是秘书的活,后来觉得得拍板人看一眼才算数;
- 我以为新的写上就行,后来知道旧的不点名停用,等于没改。
最后
会上定的事,我现在只认一件:会后有没有一行写下来、有人认过的结论。
想问问大家:你们那边会上定的事,最后通常落在哪?A. 会议记录里;B. 群消息里;C. 某个人脑子里;D. 哪都没落。
按常见情形写的,没对应哪家,效果我说不准。一些相关整理在 www.evafang.com