我见过最整齐的资料库，文件夹分得横平竖直，命名也统一，可没人敢信里面任何一份。原因很简单：没人说得清哪份现在还算数。
接上帮手以后，这事还更麻烦了一层：以前是没人翻的旧纸，现在是会把旧纸念得很流利的帮手。
这篇只聊三件事：为什么整齐不等于能用、认领到底认领什么、帮手那头怎么配合。不贴代码。
一、整齐解决的是「找得到」，不是「信得过」
理资料的时候，我很容易把力气花在分类和命名上，因为看得见、有成就感。可一线问的往往不是「在哪」，而是「这个还算不算数」。
同一件事有好几份说法，谁都不确定该听哪份，帮手就算翻到了，也只能照着念。念对念错，全看运气。
二、认领，认领的是「能拍板」
我现在给每份要进库的资料，挂一个能拍板的人。他不一定是写的人，但得是能回答下面几句话的人：
- 这份现在还算不算数；
- 谁能看、谁不该看；
- 换了新版，旧的怎么处理；
- 有人说对不上，找他。
流程上我按这条链走：
有人要放资料进来 → 先问谁能拍板 → 有人认领才进库 → 帮手答时指回出处和认领人 → 有人说对不上 → 认领人改或者标停用
没人认领的资料，第一批先不放。不是它没用，是放进去以后没人能替它说话，出了岔子就是一笔糊涂账。
三、帮手那头怎么配合
- 答的时候连出处带人一起给。 出自哪份、哪一版，这份归谁管。问的人觉得不对，知道该找谁，不用在群里乱问。
- 认领人说停用的，它就别再拿出来当答案。 停用的和还在用的分开放。
- 翻不到、或者只翻到没人认领的，就说资料不够。 别顺手补型号、金额、日期。
- 资料没写、或者跟店里惯例不一样的，交回认领人定。 它不替人拍板。
四、试的时候怎么撞
- 挑一份有两个版本的资料，问它，看它指的是不是认领人确认的那版；
- 让认领人把一份标成停用，再问一遍，看旧说法还冒不冒出来；
- 问一件只在没人认领的文件里出现过的事，看它是老实说资料不够，还是照念；
- 换一个不该看这份的人来问，看它拦不拦。
五、几处我自己的认知纠正
- 我以为资料多一点总没错，后来觉得没人认领的资料是负担，不是存货。
- 我以为认领是管理员的事，后来觉得得是最懂这件事的人，管理员只负责问到他。
- 我以为本地在跑就算稳了，后来知道备份、更新、谁能看都得另外落到人头上。
最后
库能不能用，我现在先看一件事：每份资料背后，有没有一个人愿意替它说话。
想问问大家：你们那边资料没人认领，最常见的是哪种？A. 写的人走了；B. 几个部门都说不归自己；C. 有人管但不敢拍板；D. 压根没想过要有人认领。
照常见样子写的，没指哪一家，用起来怎样我不打包票。索引：www.evafang.com
