业财通识02：当货物上门，系统里发生了什么？

十三Tech
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👋 大家好，我是十三。

导言：从“法律承诺”到“实体资产”

在上一篇文章中，我们发出了一份采购订单（PO），这相当于我们与供应商签订了一份具有法律效力的“购买合同”。至此，公司在法律层面做出了花钱的承诺。

但此时，这笔交易在公司的账本上，除了一个“在途订单”的记录外，并没有留下太多痕迹。我们的资产负债表没有变化，库存里也空空如也。

那么，当供应商的货车真的开到我们仓库门口时，系统里应该发生什么？这个看似简单的“收货”动作，背后却是一次关键的转变：企业资产的正式增加。

今天，我们就来深入探讨 P2P 流程中承上启下的关键一步：收货入库 与 暂估入账。

收货：一次严谨的“数据核对仪式”

收货，绝不仅仅是“签收快递”那么简单。在企业管理中，它是一个充满细节、关乎数据准确性的关键节点。

业务定义：收货是仓库管理人员（仓管）依据采购订单（PO），对供应商送达的货物进行实物数量、外观质量进行核对与检验的过程。它是连接“订单”与“实物”的桥梁。

收货解决了什么问题？ 如果没有这一步，我们可能会收到与订单不符的商品（型号、规格错误），或者数量不对，甚至收到一批残次品。收货环节就是第一道防线，确保我们收到的，就是我们想要的。

收货的核心动作与系统记录：

  1. 核对单据：仓管拿出系统里的采购订单（PO），与供应商提供的送货单进行比对，确认是哪一笔采购。
  2. 清点数量：严格清点到货的实际数量。
  3. 质量检验 (QC)：根据物料要求，进行质量检查。有的需要开箱全检，有的则是按比例抽检。

完成上述动作后，系统会生成一份关键的单据——收货单 (Goods Receipt Note, GRN)。

收货单的核心数据：

字段通俗理解示例
关联采购订单号这批货是为哪个订单收的？"PO-20250831-001"
实收数量实际到货了多少？"105 箱"
合格数量质检后，有多少是好的？"100 箱"
不合格数量有多少是有问题的？"5 箱" (这些将进入退货或索赔流程)

注意：此时，生成了收货单，仅仅代表我们“点收了”这批货，它还并未正式成为公司的资产。它可能还堆在仓库的“待处理区”，等待下一步指令。

入库：资产负债表上的第一次“跳动”

如果说收货是“事实确认”，那么入库就是“资产确认”。

业务定义：入库是将已经检验合格的货物，正式存放到仓库的指定货架（库位）上，并在系统中进行确认登记的过程。

从收到入库，核心变化是什么？ 这个动作一旦在系统中确认，将同时在两个关键领域引发“连锁反应”：

  1. 库存层面：ERP 系统中，该商品的 物理库存 数量会立刻增加。这意味着，销售团队在查询库存时，能看到这批货已经“可用”了。
  2. 财务层面：这是业财一体化的第一次“亲密接触”。入库单一旦生效，标志着公司资产的增加（库存商品），同时也意味着对供应商负债的增加（应付账款）。

系统在此时会生成一份 入库单 (Warehouse Entry Document)，它将成为后续财务记账的核心凭证之一。

image.png

暂估入账：当“发票”还没追上“货物”

现在，一个经典的财务难题出现了：

9 月 30 日，我们为“双十一”大促备货，收到并入库了一批价值 10 万元的某品牌热门款口红礼盒。但直到晚上 12 点，财务部门也没收到供应商寄来的发票。那么，在制作 9 月份的财务报表时，这 10 万元的库存资产，我们到底要不要认？

如果等发票来了再记账，那 9 月份的报表就会失真，既没体现新增的资产，也没体现对应的负债。这违背了会计学的基本原则——权责发生制（即：交易和事项应在它们发生时就予以确认，而不是在收到或支付现金时）。

为了解决这个问题，暂估入账 闪亮登场。

业务定义：暂估入账（或称“估价入账”）是指在货物已入库，但尚未收到发票的情况下，财务部门依据采购订单上的价格和入库单上的数量，预估一个成本，先行将这批库存记为公司资产和负债。

用程序员的伪代码理解“暂估”这笔账：

// 触发条件：月底结账时，发现有“已入库，但发票未到”的记录
function createAccrualEntry(warehouseEntryDoc) {
  // 从入库单获取数量，从关联的PO获取单价
  const amount = warehouseEntryDoc.quantity * warehouseEntryDoc.po_price;

  // 生成一笔会计凭证
  journalEntry.debit("库存商品", amount);  // 资产增加
  journalEntry.credit("应付账款-暂估", amount); // 负债增加

  // 保存凭证
  journalEntry.save();
}

这笔分录的意义在于：

  • 借：库存商品：让公司的资产负债表如实反映，我们多了价值 10 万元的货。
  • 贷：应付账款-暂估：我们确认欠了供应商一笔钱，但这笔负债的金额和性质是“暂时估计”的，需要后续用正式发票来调整。

等到下个月（比如 10 月 8 日），发票终于到了。财务会先做一笔红字分录冲销掉暂估，然后再根据正式发票做一笔蓝字入账。这个“冲销”我们后续文章再细讲。

总结：从事实到资产的转变

回顾今天的内容，我们跟随一批货物，走完了它从“门口”到“上架”的全过程：

  1. 收货：是对物理事实的确认，核心产出是 收货单，保证了收到的东西是对的。
  2. 入库：是对资产所有权的确认，核心产出是 入库单，它让库存数量增加，并触发了财务记账。
  3. 暂估入账：是业财一体化的智慧体现，它通过“先估计、后调整”的方式，确保了财务报表的及时性和准确性，是业务驱动财务的典型范例。

至此，货已入库，账也暂估了。但对供应商的债务，还只是一个“估计值”。真正的“欠款确认”，还需要一个最终的、权威的凭证——供应商的发票。

📚 往期回顾

👨‍💻 关于十三Tech

资深服务端研发工程师，AI 编程实践者。
专注分享真实的技术实践经验，相信 AI 是程序员的最佳搭档。
希望能和大家一起写出更优雅的代码！

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