您是否曾经因组织中散布的大量信息而感到不知所措？实施良好的知识库系统不仅仅是一个存储库，它还是一种将混乱转化为清晰的战略资产。知识库的好处不仅限于简单的信息存储;它们使您的员工能够轻松访问和利用关键数据，无论他们身在何处。从提高生产力和增强员工敬业度到保留宝贵知识和提升客户体验，优势是巨大的。
这些知识库的好处都源于系统集中所有公司知识的能力，使其易于搜索和访问。这意味着客户服务可以更快地解决问题，营销部门可以制作更具吸引力的内容，销售部门可以加快结算速度，洞察团队可以更高效地分发调查结果。
如果您正在考虑为您的组织采用知识库，或者刚刚开始探索知识管理的世界，那么您来对地方了。下面，我们将讨论实施知识库的十大最具影响力的好处，以帮助您构建引人注目的业务案例。
什么是知识库？
知识库允许整个组织的员工将内容共享到一个可搜索的中央中心。在许多情况下，知识库是知识管理软件解决方案的一部分。例如，Baklib 的知识参与平台允许用户创建一个动态知识库，其中包含整个组织中存在的文档、常见问题解答和个人专业知识。用户可以通过各种文件和媒体共享不同类型的知识，将内容直接发布到平台，在平台上搜索信息，并向同事提问。
知识库系统也可以在内部（由员工）或外部（由客户）使用。例如，企业可能会设置一个内部知识库来集中他们的机构知识和员工的集体智慧，同时他们可能会设置一个外部知识库，让客户可以轻松访问操作指南、最佳实践和常见问题解答。（注意：Baklib 的帮助中心是外部知识库的一个示例。
内部和外部知识库都有好处（许多公司都同时使用这两种好处），但本文将重点介绍内部知识库的一些最大好处。
10 知识库优势
1. 提高生产力
根据麦肯锡公司的数据，员工在工作中花费20%的时间在杂乱的收件箱、杂乱无章的仓库和同事的大脑中寻找他们需要的信息。知识库系统集中了这些空间中的所有知识，使所有员工都可以访问和搜索这些知识。
不再需要滚动浏览旧的 Slack 消息，在数千封电子邮件中梳理单个附件，或者在专家去吃午饭之前拼命寻找他们。知识库每周最多可以为每个员工回收一整个工作日。搜索信息的时间越少，意味着完成有意义的工作的时间就越多。
2. 减少培训时间
组织越来越关注员工保留率，90% 的公司表示担心留住人才。2024 年 LinkedIn 员工学习报告称，提供学习机会已成为首要的留住人才策略。但是，传统的培训课程可能很耗时，员工需要时间来完成他们的工作。
知识库可以帮助组织提供按需培训，这是一种更高效、更有影响力的学习方式。虽然培训经理可能仍会实时主持一些培训课程，但他们可以将所有材料（包括课程的视频记录和相关资源）上传到公司知识库，以便员工可以随时重新访问。当知识库中的所有材料都可搜索时，员工可以直接跳转到最相关的信息。这使人们能够在时间允许的情况下在工作流程中学习并巩固他们所学到的知识。
3. 提高员工敬业度
与不敬业的同事相比，对工作有投入感的员工在一家公司待的时间更长，缺勤率更低，工作质量更高。帮助员工保持敬业度的一种方法是让他们访问公司知识库。
通过知识库提供所有公司知识表明您的组织重视透明度，从而促进信任。员工喜欢他们被告知自己被告知其中的感觉，当他们能够看到不同的团队和部门正在做什么以及他们自己的工作如何支持更大的业务目标时，他们可能会对组织的整体成功更加投入。
当员工信任他们的组织时，他们更愿意分享他们所知道的，而知识库为他们提供了做到这一点的空间。在具有协作功能的新式知识库中，员工可以对文档或帖子发表评论、“点赞”（类似于社交媒体）、提出问题、标记他人、关注主题和贡献者等。
无论员工是紧挨着坐在办公桌前，还是在世界的另一端，他们都可以随时就内容和产品进行协作，分享想法，并感觉到自己是组织内有价值的声音。
4. 知识保存
当员工因各种原因（退休、换工作，甚至暂时休假或育儿假）离开组织时，您可能会失去他们在组织工作期间获得的所有宝贵知识。这给负责收拾残局的人带来了问题。
为避免这种损失，您需要一个合适的系统来处理知识转移。知识库使员工能够详细记录他们完成的每个项目、他们编写的内容、他们回答的问题以及他们制定的协议，以便将任务和信息从一个员工转移到另一个员工。此外，一个允许用户以多种不同格式（图像、音频、视频等）共享内容的平台使主题专家能够以最方便的方式轻松共享和保存他们的知识。
5. 沟通的一致性
想象一下，客户在购买前与销售代表交谈，并学会使用产品来解决特定问题。当产品没有按预期工作时，他们会拨打公司的客户服务电话并与代表交谈，代表告诉他们尝试某种修复方法。他们尝试了修复方法，但没有用，所以他们再次拨打了客户服务电话，感到越来越沮丧。他们与不同的代表交谈，后者给了他们完全不同的答案。
当不同的部门或团队在孤岛中运作并依赖其他信息来源时，通常会发生这种不一致、脱节的客户体验。它不仅会在客户口中留下不好的味道，还会损害您公司的声誉，并导致您失去客户给竞争对手。
知识库为公司提供了一个所有团队和部门都可以访问的中央事实来源。这意味着每个人都参考相同的信息，并了解其他团队如何与客户和潜在客户沟通，从而获得更加一致、统一的客户体验。
6. 授权远程员工
现代协作并不总是发生在朝九晚五的办公室中。如今，远程工作已成为许多员工生活的标准部分。根据皮尤研究中心的数据，美国约有 2200 万就业成年人一直在家工作，约占所有就业成年人的 14%。此外，在可以远程工作的美国员工中，略多于三分之一的员工是全职工作，而 41% 的员工采用混合工作模式。预计到 2025 年，超过五分之一的美国人将远程工作。
无论员工在哪里工作，他们都需要访问有效完成工作所需的信息。基于云的移动友好型知识库确保远程员工可以从任何地方访问公司知识。这在采用混合或灵活工作模式的组织中尤为重要，它使员工能够在需要时访问他们需要的信息，而不会打扰可能离线的同事。
知识库对于访问时效性强的公司信息至关重要，例如，当销售代表进行产品演示或远程客户服务代表协助买家解决退货政策问题时。当公司的声誉取决于及时的客户服务时，员工必须能够快速找到有效解决查询和问题所需的答案。
7. 更好的跨职能协作
对更好的内部协作的需求正在成为焦点，54% 的全球营销领导者将其放在首位。此外，在 GDS Group 的北美 RevGen 数字峰会上，59% 的高级管理人员强调了销售和营销以及整个组织内部信任的重要性。
改善跨职能协作可能具有挑战性。从分散的劳动力到不同团队的不同记录来源，有效协作的障碍比比皆是。知识库可以通过为跨部门的员工提供一个数字位置来帮助应对这些挑战，他们可以在其中聚集在一起并共享信息。这种集中化使每个团队都能更好地了解其他人正在做什么，并允许他们对共享信息进行评论或提出问题。因此，组织可以从更大的协作和不同的观点中受益，否则可能会缺少这些。
8. 减少对电子邮件进行知识共享的依赖
组织应鼓励员工使用知识库来共享可能对更大的团队或未来员工有帮助的信息。当员工养成在拥有可能对多人有用的信息时向知识库发帖的习惯，他们就可以防止知识在电子邮件中被隔离开来。主题专家不必多次回答同一个问题。
通过知识库共享内容消除了通过电子邮件共享内容的最大问题之一：版本控制。当您通过电子邮件共享文档并且收件人对其进行编辑时，他们必须重新发送最新版本。有时可能会有多个人处理同一个文档，从而导致公司内部流传着许多版本。还可能通过电子邮件进行有关文档的各种一对一对话，有关内容的重要信息变得孤立。
通过使用具有版本控制的新式知识库，您可以确保所有员工在查看随时间推移对文档所做的更改时都能找到最新内容。这有助于消除重复工作，并使每个人都围绕相同的知识保持一致。
9. 更快、更明智的决策
您的组织可能拥有丰富的数据和见解，但每个人都可以访问它们吗？在许多情况下，见解和研究报告通过演示文稿或电子邮件与有限的受众共享，然后被遗忘或埋没。当决策者有特定的研究问题时，他们必须翻阅他们的收件箱或找到可以帮助他们找到所需信息的主题专家。这会减慢他们的决策过程，导致他们根据假设而不是可用数据做出更多决策。
借助知识库，内部利益相关者可以在几秒钟内搜索并显示其研究问题的答案，从而使他们能够更快、更明智地做出业务决策。
10. 创收
没错——知识库可以促进创收和公司发展。当员工花更少的时间搜索知识而花更多的时间根据知识采取行动时，他们的工作效率会更高，并贡献更高质量的工作。他们还可以减少重复或冗余的工作，因为他们更好地了解团队中每个人的工作。
拥有集中的知识共享来源也有助于创新。员工可以利用彼此的知识，并以新的方式连接信息。这成为您企业的竞争优势，从而带来收入和公司增长。
知识库的长期优势
报告显示，已实施知识库的组织在生产力、协作和员工参与度方面都有所提高。知识库的好处具有深远的影响。当员工能够更快、更高效地完成工作时，您公司的客户和合作伙伴也会受益。
