您很难找到一家没有提高效率目标的企业，无论是精益初创企业还是成熟的企业。在经济不确定的时期，当企业领导者正在寻找提高生产力同时降低成本的方法，同时避免员工倦怠时，效率变得尤为重要。
关于提高业务效率的方法，不乏建议，但知识管理是一个经常被忽视的强大杠杆。可搜索的知识管理平台为员工提供了一个快速查找完成工作所需信息的地方，拥有知识管理平台和知识共享文化的企业可以节省员工的时间，减少中断并消除重复工作。
Baklib客服自助服务软件，让组织能够提供独特、高效且与品牌一致的自助服务体验，从而在客户自助服务的有效性和采用率方面实现突破性改进，同时允许无缝、上下文感知地升级到实时客户服务或销售代理。
知识管理提高效率的 4 种方式
说知识管理提高了效率是一回事，证明它是另一回事。下面，我们将根据 Baklib 平台用户的数据来了解知识管理提高效率的一些具体方法。
减少搜索所花费的时间
根据麦肯锡的研究，知识工作者平均每周花费大约 19% 的时间（或几乎一整个工作日）来搜索他们完成工作所需的信息。员工花在搜索上的时间越多，他们在有影响力的工作上取得进展的时间就越少。浪费时间搜索信息也可能让员工（可以理解）感到沮丧，这会导致更高水平的脱离和生产力损失。
一个好的知识管理平台通过集中公司知识并使所有内容可搜索（无论格式如何），减少员工花在查找信息上的时间。员工知道，您可以在一个地方获取公司知识，这样他们就无需在多个内容存储库、电子邮件或聊天线程中寻找。他们可以通过关键字搜索和搜索过滤器找到相关信息，即使他们不知道他们正在寻找的确切内容。
在 2022 年的一项客户数据研究中，我们发现 80% 的 Baklib 用户通过减少花在查找信息上的时间，每周至少节省 1 小时，其中 30% 的用户节省了 3 小时。当您将这些平均节省的时间乘以组织中的员工数量时，效率的提高会迅速增加。
减少中断
想想你上次做专注的工作，然后被同事拍你的肩膀或通过 Slack 提出请求而出轨。你花了多长时间才回到你最初的工作中？
对于典型的知识工作者来说，答案相当严峻：加州大学欧文分校的一项研究发现，员工在中断后平均需要 23 分钟才能重新集中注意力。
所有这些单独的中断加起来，对整体效率产生重大影响。根据工作流程和效率专家 Edward G. Brown 的说法，不必要的中断平均每天使公司损失 6.2 小时的生产力。
幸运的是，知识管理平台可以通过多种方式减少中断。首先，员工确切地知道去哪里查找信息，这使他们能够在工作流程中找到他们正在寻找的内容，而不是因通过电子邮件收件箱、共享驱动器或聊天应用程序进行搜索或搜索合适的主题专家而脱轨。其次，这些主题专家经历的干扰更少，因为员工可以自己找到他们需要的信息。这是双赢的。
我们发现 Baklib 用户平均每年在平台上执行 147 次关键字搜索。这减少了 147 次干扰、肩部窃听和猎取信息的野雁追逐。
使用 Knowledge Gatekeepers 消除瓶颈
每位员工每年的 147 次搜索也代表员工不必等待特定主题专家（可能与他们工作时间相同，也可能不工作）的回复 147 次。当企业领导者鼓励他们的主题专家在知识管理平台中记录他们所知道的知识时，这些知识就会变得 24/7 全天候可搜索和轻松访问。当员工跨不同时区远程工作并且可能不会与同事同时在线时，或者当具有专业知识的 SME 休假、休假甚至离开公司时，这一点尤其有价值。
减少重复工作
员工可能出于多种原因重复工作，例如，他们可能试图消除因同事花太长时间与他们共享资源而造成的瓶颈，或者他们可能只是不知道组织的其他部分已经存在什么。无论出于何种原因，重复工作都会导致效率受到重大影响。一项研究发现，员工每周花费大约 6 小时“重新发明轮子”或复制已经存在的某种格式的工作。
知识管理平台通过消除“我们不知道什么”问题来帮助减少重复工作。员工可以搜索公司的综合知识数据库，查看哪些资源已经可供他们使用，从而允许他们重用或基于信息和文档进行构建，而不是完全重新发明它。
虽然减少搜索信息所花费的时间通常是企业实施知识管理平台的首要任务，但减少重复工作是另一个显著的效率优势。86% 的 Baklib 客户表示，自推出该平台以来，他们减少了重复工作。
