高效习惯养成

1. 随时 ctrl+S 保存，以免丢失，不要过度依赖自动保存
2. 规范文件命名：日期+文件详情 ，如：20240331-关于xx的策划方案
3. 首先打开编辑标记、标尺、导航窗格

4. 选择文段时，鼠标点击开头，再按住 shift ，然后点击结尾

5. 需要跳选时，鼠标选中，按住 ctrl ，再继续选中即可

6. 矩形选择手势：Alt
   

7. 跳转到文档开头：ctrl+home

8. 跳转到文档末尾：ctrl+end

9. 编号习惯：

• 阿拉伯数字后面带圆点
• 汉字数字后用顿号
• 带括号的序号和带权序号，后面不加标点

10. 替换：勾选“使用通配符”，问号（英文）代表某个字符，如图可替换（一）、（二）...
    

段落

换行符：shift+enter

格式刷

设置段落格式，并不需要去选中内容，只需把光标放在段落中，就可以直接调整段落格式

• 平常使用格式刷：

1. 选中模板段落
2. 点击“格式刷”
3. 用格式刷统一其他段落

ps:此时格式刷将字体格式和段落格式都刷过来了

• 只想要字体格式：

1. 只选中字符
2. 点击“格式刷”
3. 只刷字符，不要刷到后方的段落标记

ps:即可只进行文字的格式刷

• 只想要段落格式：

1. 将光标放在模板段落中
2. 点击“格式刷”
3. 再点击目标段落
4. 双击“格式刷”可重复利用

ps:即可只进行段落的格式刷

字体设置

如果想要将中文和英文字体进行分别设置，可以打开字体的对话框进行设置

缩进

1. 在段落设置中设置缩进
2. 在标尺中设置缩进

ps:

• 首行不动，下方行进行缩进，使用悬挂缩进

• 需要修改编号与文字之间的距离也使用悬挂缩进
  

底纹设置

合同排版和修订

合同排版

最后部分

1. 转成表格
   
2. “段落标记”
   
3. 插入列
   
4. 分散对齐
   
5. 去掉边框
   
6. 设置“内部横框线”+“下框线”
   

如果觉得行距太宽了

因为勾选了对齐网格，文本会对齐网格线，导致其偏离真实行距

如果觉得行距太宽了，或者说没办法调整行距，可以把勾选取消掉

要点

• 字体：便于阅读，常用为：微软雅黑、黑体、宋体，字体大小合适即可
• 行距/段距/边距：根据实际字数进行调整，尽量铺满页面，不过于紧密或宽松
• 序号：条例清晰、层次分明
• 其他：下划线、分隔符、落款对齐

合同修订

常用合同模板网站：OfficePLUS.cn

升级文件格式

当文件标题带有 “[兼容模式]” 时，表示该文件版本过低，此时有许多功能都用不了，所以我们需要将该文件升级

步骤：

1. 打开“文件”
   

2. 点击转换兼容模式

3. 页面将会弹出提示

4. 点击“确定”

修订文档

1. 修订状态下删除文字
   
2. 修订状态下增加文字
   
3. 修订状态下更改格式
   
4. 批注
   
5. 接受修订（此时更改为修订的样式）
   
6. 拒绝修订（保持初始状态不变）
   
7. 如果没有使用修订功能就进行修订，如何比较修订了哪里？
   

文件管理

合同保护

对合同进行加密

“另存为”时，点击右下角的“工具”，点击“常规选项”

可以根据需要设置打开文件密码或修改文件密码

os：依照此方法限制修改文档其实没什么用

限制修改

1. “审阅”-“限制编辑”
   
2. 勾选需要限制编辑的内容
   
3. 设置密码
   
4. 如果存在个别可以改动的地方，设置为“另外项”
   

合同管理

文档属性

• 编辑文档属性
  

• 查看、搜索文档属性
  

• 在编辑中插入文档属性
  

PS:此时对其进行修改，对应的其他位置也会同步更改
  

表格的制作

文本类

• “分布行”可将行的高度均匀分布
• Fn+f4 重复上一步操作

数据类

1. 全选数据-“插入”-“表格”-“文本转成表格”
   
2. 根据字符进行分格
   
3. 进行列宽调整：“自动布局”-“根据内容自动调整表格”
   
4. 调整行的顺序：out+shift+方向键上/下
   
5. 将表格内容进行排序
   
6. 更改手打的序号：
   (1) 选中
   
   (2) delete
   
   (3) 再选中-使用自动编号
   
   

ps:此时就算改变行的顺序，对应序号也是正确的（因为是自动编号）

7. 如果想将序号自定义，如“A001”
   (1)选中-“多级列表”-“定义新的多级列表”
   
   (2)“更多”
   
   (3)输入“A00”，注意后方的“1”不能自己输入，而是要使用下方的样式插入，否则不会动态变化
   
   (4)但是此时两位数的编号出现了错误，选择它们
   
   (5)定义新的多级列表，去掉一个0，且起始编号从10开始
   
   
8. 计算总金额（SUM函数）
   “表格”-“布局”-“公式”
   

常见疑难杂症

表格的妙用

• 利用表格制作公文头
  
• 利用表格排版图片（注意要固定列宽防止表格变形）
  

表格超过页面，右侧文字看不见

1. 点击表格左上角全选表格
   
2. “表格”-“布局”-“自动调整”-“根据窗口内容自动调整表格”
   

表格底部文字被遮挡

1. 点击表格左上角全选表格
   
2. “表格”-“属性”-将“行高值”设置为“最小值”
   

长表格跨页断行

1. 点击表格左上角全选表格
   
2. “表格”-“属性”-“行”-勾选“允许跨页断行”
   

长表格跨页没有标题

“布局”-“重复标题行”

如何去除表格后面的空白页

无论怎么删除或退格都无效！
方法一：将其行高改为一个特别小的固定值，如1磅
方法二：修改页边距

人员架构图

推荐网站：msdn.itellyou.cn

多人协调和统稿

提供模板

当我们修改好样式之后，把里面的内容删除，变成一份空白的文档，再将其另存为“Word模板”

再把该文件发给团队的人进行编写，应用里面的样式

统稿

1. 打开模板的空白文档
   
2. “插入”-“对象”-“文件中的文字”
   
   
3. 选择所有需要插入的文件，注意顺序！插入的顺序是文件名的顺序
   

同步更新

1. “视图”-“大纲视图”
   
2. “显示文档”-“插入”
   
3. 选择文档
   

注意：此方法下的子文档不能改变存放路径，否则全部无效

拆分

1. “视图”-“大纲视图”
   
2. 点击“显示级别”，选择所需，文档根据标题级别进行拆分
   

注意：保存在哪里，就会拆分在哪个文件夹下

商务报告排版

出血区域

把纸张上下左右各预留3毫米的距离防止裁剪出错

网格线

1. “视图”-“网格线”
   
2. “布局”-“对齐”-“网格设置”
   
3. 勾选“垂直间隔”
   
4. 设置网格线数据
   

杂志页面中的对称页功能

1. “页边距”-“自定义页边距”
   
2. 进入“页面设置”界面-“对称页边距”
   

分节符

确保在分节符之后是从奇数页开始的

“布局”-“分隔符”-“奇数页”

首字下沉

选中这个字-“插入”-“首字下沉”-“下沉”

文字分栏

选中这段文字-“布局”-“栏”

文本下方的形状

“插入”-“形状”

利用文本框进行分栏

一个文本框放不下时

1. “创建链接”
   
2. 将这个文本框里的内容导到另一个文本框当中去
   
3. 点击空白文本框
   

举例：右侧绿色部分就是使用的“文本框”功能

文本框跟随移动或固定

如图，点击文本框，段落侧边会出现一个“船锚”标记，代表文本框的定位依据。当标记的段落移动时，对应的文本框也会随之移动

• 若要改变文本框跟随位置：

1. 点击文本框出现“船锚”标记
2. 移动“船锚”标记到所需位置
   
   

• 若要固定文本框在当前页面的位置：

1. 点击“布局选项”
2. 勾选“在页面上的位置固定”
   

简历

分割线

1. “田字格边框”-“边框和底纹”
   
2. 点击下方出现一条线
   

制表符和制表位代替空格实现对齐

1. 勾选“标尺”
   
2. 点击“标尺”左侧的小标记可切换对齐方式
   
3. 鼠标点击“标尺”上想要对齐的地方，出现小标记
   
4. 在分开的地方按下 tab 键，出现空格。每按一个 tab 键就会出现一个制表符，当在“标尺”上拖动制表位时，制表符也会随之变化长度
   
5. 还可以定义多个制表符
   

推荐简历网站

• OffficePLUS.cn
• 乔布简历
• 知页简历
• 超级简历

视觉化简历

简历四要素：

• 个人基本信息
• 求职意向
• 教育背景
• 工作经历&专业技能

好的简历制作：

• 一页A4纸
• 清晰：便于阅读
• 条理性

背景：

• 设置页面背景颜色
• 插入不同颜色矩形色块
• 插入有纹理的背景图片
  
  

对齐及网格化：

• 表格
  
  

可视化信息：

• 插入图表
• 绘制图形及组合
• 插入Wingdings符号
• 插入PNG小图标
• 插入项目符号及自定义

海报

纯文字：

• 配色
• 符合主题气质的字体
• 设置背景水印
• 线条点缀

好的简历制作：

• 合适的背景图片

字体推荐：

• 严肃类：华康俪金黑、方正超粗黑、方正正中黑简体
• 气质类：方正兰亭细黑、方正正纤黑简体、方正清刻本悦宋简体
• 个性类：汉仪小麦体、方正汉真广标、华康海报体
• 书法类：禹卫书法行书、方正静蕾简体

图片素材：

• 站长素材
• 懒人图库
• 千图网
• 昵图网

精美的Word文档要这么做

网站推荐

• 花瓣网：灵感采集网站
• MBA智库：经管类专业学习成长平台
• 更多专业报告网站：波士顿咨询公司、世界经济论坛、阿里研究院、腾讯研究院

怎么知道是什么字体

求字体网

截屏后上传至网站

神技

查找&替换

ctrl+F 查找
ctrl+H 启动“查找替换框”

常见的通配符

• [-] 指定范围内的任意单个字符
  举例：[0-9] 可查找0-9之间任意数字字符
• {n} n个前一个字符或表达式
  举例：{4} 表示前4个字符
• (n) 代表一个表达式，用于将内容分组
  举例：([0-9]{4}) 继续前4个任意数字的字符的表达式

查找&替换 总结

• 查找替换对象要有规律可循
• 查找替换可能需要分解多次替换
• 复杂的查找替换容易崩溃
• 数量少，手动删除更快

office协作

1. “视图”-“大纲视图”
   
2. 调整文本：在“大纲视图”中根据大纲的文档对PPT页面的对应关系进行调整
   

• 一级标题对应PPT的页面标题，如果想要标题出现在一页上面的话就将其设置为一级标题
  
• 正文部分如果也想引用到PPT中，则需要将其设置为二级标题
  

3. 点击“关闭大纲视图”
   

4. 任意选择命令，点击“自定义功能区”
   

5. 点击“所有命令”
   

6. 找到“发送到...”(如图)
   

7. “添加”
   

8. “确定”
   

9. 点击小图标
   

批量处理

通过奖状案例讲述如何批量处理

1. 先创建一份模板
   
2. 创建表格数据源
   
3. “邮件”-“选项卡”-“现有列表”
   
4. 将数据源表格导入文档
   
5. 在所需位置插入数据源信息（书名号部分即为已插入信息）
   
6. “预览结果”
   
7. “完成并合并”-“编辑单个文档”
   
8. 完成批量操作，预览如下
   

ps:在“开始邮件合并”处选择“信函”，可实现一页纸只有一个内容

批量发送邮件

1. （接上）“完成合并域”-“发送电子邮件”
   
2. 在“合并到电子邮件”页面的“收件人”选项中选择“邮箱”
   
3. 发送成功
   

制作工资条

1. 在“开始邮件合并”处选择“目录”
   
2. 链接数据：“选择收件人”-“使用现有列表”并选择数据源表格
   
3. 插入数据
4. 此时发现出现了错误，那么如何让它只保留两位小数呢
   
5. 选中整个表格，按住 shift+f9 对域代码进行编辑
   
6. 在对应位置输入“、#0.00”
   
7. 点击“预览结果”
   
8. 在合并之前注意生成两个段落标记，否则工资条之间没有裁剪的缝隙
   
9. “完成并合并”
   

制作工作证（带图片）

注意：需要源数据中包含照片的名字且数据源表格和照片在同一文件夹中

1. 链接数据
   
2. 插入文字数据
   
3. “插入”-“文档部件”-“域”
   
4. 选择“Incl...”（如图）并定义一个任意的名称
   
5. 点击“无法显示...”的区域，按住 shift+f9 对域代码进行编辑
   
6. “插入合并域”-“照片名”，替换到“11”（刚刚定义的那个任意名称）
   
7. “完成并合并”，此时还是不能显示照片
   
8. 把此时这个新生成的文档保存到与照片同一个文件夹下
9. 再次打开该文档，成功

Word转PDF & PDF目录

1. 在导出时将“保存类型”设置为 .pdf 后缀，点击“选项”
   
2. 勾选“创建书签时使用”-“标题”
   

网站推荐

• SMALLPDF
• ILOVEPDF

宏

当我们打开启用宏的文档时，一般会提示默认禁用宏，需要时点击“启用”
如果打开文档时没有弹出提示，也可以在“信任中心”中设置

打开开发工具

1. “自定义功能区”
   
2. 勾选“开发工具”
   

怎么设置宏

方法一：“开发工具”-“录制宏”-命名-“确定”

方法二：打开“VB”窗口
直接在代码窗口填写代码

录制宏

1. 点击“录制宏”
   
2. 给其命名
   
3. 点击“键盘”
   
4. 指定对应快捷键（当使用该快捷键时就可以直接在文档中输入指定命令了）
   
5. “指定保存”：可以将宏保存在当前文档中，也可以将宏保存在模板中（所有文档都可以用这个宏）
   
6. 点击“确定”，此时鼠标有一个小磁带图标，代表已经开始录制了
   
7. 输入命令
   
8. 点击“停止录制”
   
9. 其实我们刚才的输入已经被自动翻译为VB代码了
   

WITH结构

提高代码运行效率

FOR...NEXT结构

循环语句，批量设置