简介

审批流程属于一种工作流，用于传递信息并做审批决策。

不同部门或不同用户群体对同一数据源的处理方式及关注重点不同，为了信息顺利推进或某一任务有效完成，需要审批流程的介入。

在线上使用审批流程，主要是为了提高效率，多用于企业内部管理或多方上下游业务线合作中，例如最常见的OA系统。

合理的审批流程设计，会大大影响系统开发的稳定性。

设计重点

1. 审批角色和权限

角色一般为申请人和审批人。

权限一般包含只读和修改，数据权限可包含全局或部分，根据不同的用户角色和在业务流程中的作用做划分。

申请人即申请内容发起者，为最关注该项审批流程进程的人员，一般对自身提交信息有编辑权限。在设计中有对应的业务场景可触发申请操作，应同时增加通知提醒功能。

审批人即流转信息任务的决策者，设计中应注意审批人数量，关系到审批的层级以及权限划分。同时审批人往往更关注重要信息，需要在页面中简化信息内容，以影响决策效率。若有集中审批需求，对所有申请可通过统一审批页面管理。

其他角色有可能涉及到抄送人等，在此不过多描述。

此阶段建议根据需求输出该流程的角色权限列表。

2. 流程节点与业务功能

确认主要的节点，例如：

1）提交节点、审批节点具体在流程中的哪个环节进行

2）审批机制是否是简单的通过或未通过

3）对其他审批状态是否进行命名，例如初审、复审、终审、最终认证等

常见节点涉及的功能操作如：提交、通过、驳回、撤销、修改、删除、查看、传递、继续审批、回退、打印、跳转等。

3. 审批层级场景

不同的工作审批场景搭配不同的审批流程，需要根据实际需求做好规划。

如下所举例流程，可根据系统业务需求混合搭配使用。

1）根据人员选择分类

A．系统自动选定审批人

当审批人数量和人选已固定时，可选用此场景。

申请人提交后，由系统自动分配下一级操作的人员即可。

优点是方便快捷，更适合流程不常变更的场景，缺点是不能够灵活配置人选。

场景假设：预算审批，任何人或部门发起申请都由同一个财务人员进行审批。

B．自主选定审批人

适合审批人角色可选性较多，灵活轻量的需求场景。

由发起申请人手动选择下一级审批人。该审批人审批通过本环节后，可继续流转至下一级审批人或结束审批流程。

优点是自主性较强，但需要保证手动选择的审批人角色无误，可通过系统角色权限设置控制。同时需要注意发起人和审批人是否可重复问题。

场景假设：报告审批环节，提交报告的人员可选定不同的签字人进行审批。

C．条件触发判断审批人

当业务条件符合不同标准时，触发不同用户群体作为审批人。

条件的设置根据实际需求确定。

场景假设，当工单内包含的文件数量大于100时，该工单由销售总监进行审批。

2）根据审批通过机制分类

D．审批通过即完成

一般的审批机制，为审批通过或不通过，两种机制仅可发生一种。

若通过，即完成审批或进入下一级。

若不通过，可增加“回退”、“修改”、“二次提交”、“撤回”等功能操作重新进入审批流程，直到审批通过为止。

此时应注意设置可提交次数、可回退次数、提交内容重复、是否提交至前一审批人等问题。

场景假设：工单提交后，技术负责人审批不通过可回退至申请人，申请人修改后二次提交至审批结束。

E．发生审批行为即完成

一些场景下，只要发生审批行为，无论通过或不通过，两种机制任意发生一种，即可进入相同的结局，完成审批或进入下一级。

此时的审批机制更像是一种审批标记，对发起者提交的信息做审批记录，不影响流程进行。

3）根据串并行流程分类

F．串行流程

串行流程指：每一个审批环节的审批人根据审批机制完成审批后，才会进入到下一级审批或结束。

此流程中涉及到的“驳回”、“撤销”等可根据实际业务需求设计到某一环节。

G．并行流程

并行流程指每一个审批环节，需要多个审批人根据审批机制完成后，才会进入下一级审批或结束。

其中针对多个审批人的设置，可以分为：任意一个人审批即可，或该环节全部审批人都审批才可。

此流程也可增加“驳回”等功能操作。

4. 多系统对接交互

单一平台的工作流程参与的用户群体，其账号体系，流转的信息数据交互方便。而多平台或系统间若需要合作配合工作流程或审批流程，需要增加考虑一些问题。例如：

1）平台间的审批状态命名是否同步

2）用户账号体系是否统一

3）数据信息对接后展示是否完整

4）不同系统间的消息同步效率、及时通信等问题

若涉及到硬件方面，需要增加考虑软硬件交互的流程和对接设计。

5. 消息传递，通知提醒

因线上审批的主要作用是提高效率，则审批的全流程，对发起申请者和审批人，应增加考虑平台内和平台外的通知体系。

平台内的通知提醒设计，例如：

1）首页增加栏目

2）个人中心增加栏目

3）顶部导航栏增加醒目标识

具体的独立页面样式、弹窗或浮窗等可根据平台风格设计调整。

若审批内容较多，应对审批栏目进行分类，或根据截至时间限制等设计排列优先级。

平台外的通知提醒，例如：

1）邮件（考虑使用场景）

2）短信（一般对重要的审批需求会增加此类提醒）

6. 信息回溯

线上审批的优点，在于线上审批所有操作节点均有记录，便于规范管理和查询。

在设计时，应规划审批统一管理页面，对审批记录留存。

包含具体审批的任务、重点信息、审批人、发起人、发起时间、审批时间、审批备注、审批状态等，综合考虑业务操作的驳回时间、撤回时间、修改人员等。

针对上述字段内容，可增加查询搜索功能。

7. 灵活设置

针对较为固定的审批流和简单的业务流程，可不增加设置环节。

若审批流程可变性较高，或考虑到流程的复杂度，可增加灵活自定义设置，例如：

1）审批节点设置

2）审批次数设置

3）审批通过机制、审批触发条件设置

4）某一环节或节点可取消设置等

8. 用户体验界面设计

1）发起申请和审批界面，应着重展示重点关键信息，字段已有信息可系统自动填充，增加选择项而非填入项，减轻人员使用负担。

2）完整审批流程可设计为步骤流程图形式或表格样式，申请者提前可知晓共有多少环节、需要几次审批

3）通过不同的线条或色块对已提交、未审批、已审批、已撤回、已退回、审批结束、未进行环节等进行区分。

4）针对审批人，也可通过重点颜色突出当前用户需要做的操作，弱化其他无关信息。

5）若在APP中，除了展示基本的审批信息外，更增加强调交互设计。

9. 附带功能

以上介绍了一些审批流程的重点要素，在实际工作中，可能还会增加一些附带功能，例如：

1）审批记录文档的生成和打印

2）审批记录电子签名带入或对接等问题。

辅助设计工具发展

目前技术发展，部分审批设计可通过AI插件服务辅助。包括大公司内设计组件库，也提供了多种审批自定义表单的设计样式。

同时作为参考，市面上有一些开源流程引擎，以及一些企业自主开发的流程引擎，更方便产品的快速上线，风格配置统一，用户可以可自主搭建表单、配置或发布流程审批节点，不需要开发参与，或给开发提供高级功能，能快速搭建复杂表单，生成用户可使用的表单与工作流，不需要从头开发。

结束

审批流程设计的重点，还是结合具体的工作业务需求，进行合理规划。

希望此文章能够对工作业务中涉及到审批流程的人员有所启发和帮助。可以多多评论交流～