现在日常工作中经常会开会,大会小会很多,尤其是站会,每天都会开,有人更新时滔滔不绝,把一些芝麻小的事说的天花乱坠;有人简洁明了,重点突出,省时省力;还有的忐忑不安,明明做了不少可又不知道说些什么。。。
在这篇博客中,我们将揭开如何在站会中获取关注,病帮助您和团队的其他成员从日常会议中获得最大收益。
1. 照顾到团队的所有参与者
每日站会应与所有与会者相关。每个团体可能包括scrum master,开发人员,产品负责人,测试人员等等。显然,并非所有更新都与所有参与者相关,但是在更新最好照顾到他们,让相关人员能听明白,需要他人参与的要说清楚。
例如,也许是这样的:
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我完成了用于用户注册和登录的后端API(针对开发人员)
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我仍然需要合规部门批准用于电子邮件验证的第三方服务(对于 Scrum Master)
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我已经分享了测试计划以供审查(供测试人员使用)
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整个登录流程应该准备好以便明天用户可以审核和反馈(对于产品所有者)
当您更新进展时,请务必考虑团队中的所有不同角色。
2. 抓住要点(并将细节留到以后讲)
您的更新应该像精心设计的软件更新一样:清晰、简洁,并且只包含重要的细节。稍后有足够的时间来讲故事和进行更深入的对话,但实际的站会应该非常集中。
每日站会议程是让团队成员报告三件事:
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自上次会议以来你做了什么?
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下次会议之前你会做什么?
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有困难和阻碍吗?
就是这样。三件事。进入正题吧。
请记住,人们站立站立的最初想法是为了鼓励简洁。但即使您的日常会议不(或不能)涉及站立,在这种情况下简洁仍然是一种美德。
3. 提前准备,并尽可能的展示领导力
与上述几点相关,花几分钟思考一下您将如何回答站会问题。不需要花费大量时间,但记下轮到你时要涵盖的内容的一些要点,并关注你如何为团队增加价值。如果需要的话还可以收集数据。这会让你在会议期间更有效率,也有助于你在头脑中确定事情的优先顺序。(说实话,有时昨天感觉像是很久以前的事,当你处于困境时,试图记住你做了什么可能会很困难。)
此外,无论您的角色如何,偶尔自愿主持会议。这是提高您在团队中的知名度、展示领导力和促进技能的好方法,并且它将迫使您更加密切地关注团队中发生的事情。
4. 提供简短的解决方案
站会的一个重要目标是促进整个团队更好的协作,并深入了解每个人的工作。不可避免地,一名团队成员会陷入问题而恰好另外一名团队成员可以解决。就我们的本质而言,我们是问题解决者,并且很容易在电话会议或会议期间直接投入并解决问题。但如果您的解决方案需要超过 30 秒的时间来讨论,那么可以在线下详细讨论,这样就不会破坏会议的其余部分。
5. 有意识地倾听团队的意见
不言而喻,在任何类型的会议中倾听都很重要。不然开会干嘛?但是,一些显示您正在倾听的传统方式(例如提出后续问题、解释您所听到的内容等)并不总是适合站会或会议,因为这会违反上述关于保持专注和简短的规则。那么你怎么看起来任然保持参与呢?
以下是一些想法:
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点头微笑。一种久经考验的展示参与度的方法。
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表现出一些关注与互动。如果您的站会是通过 Zoom 或 Teams 等工具完成的,请使用相关的表情符号、反应、竖起大拇指或 GIF 来表明您正在跟进。
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保持目光接触,即使是虚拟的。
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当轮到你说话时,参考你的队友之前说过的话。或者在会后进行讨论,回顾他们所说的内容。
6. 准时参加站会
如何成为一名出色的参会者?首先,出席会议!这应该是显而易见的,但我们可能都曾与经常缺席站会的人一起工作过。错过太多可能会导致与团队缺乏一致性,错过协作机会,而且您还可能会耽误那些依赖您的其他人。
还有,准时出现!由于会议时间短且有时间限制,因此每一分钟都很重要。如果你迟到 4-5 分钟,整个会议就会延迟,这会对当天剩余的时间产生滚雪球效应。
7. 勇于提出问题和困难
这会让初级技术人员和性格内向的人感到恐惧!报告一切进展顺利真是太诱人了。您掌握了一切,您的所有代码都完美运行,并且您做得非常出色。嗯嗯……对了!
有时确实如此,但通常有一个问题潜伏着,让你感到尴尬或不敢提起。它发生在我们所有人身上;不要有压力。昨天你花了一整天的时间调试了几行代码,现在却落后于计划?相关人员正在向您抛出后续影响问题?您在代码库中发现了一些质量问题吗?
尽管这很困难,但您应该立即报告此类情况。仅仅希望它们消失并不是解决问题的办法。它们越早公开,就能越早修复。
8.保持积极态度并寻找激励的方法
没有人喜欢沉浸在消极情绪中,影响团队的整体情绪,所以要反其道而行之。这并不意味着当事情充满挑战时你会粉饰自己,而是要保持“我们是一支很棒的团队,我们可以解决这个问题”的态度。
幽默也大有帮助。以与项目相关的轻松笑话或幽默轶事开始会议。使用memes、表情符号或其他视觉效果让事情变得有趣和吸引人。
还要特别感谢队友所做的出色工作,并对整个团队中肯定发生的所有出色工作说“谢谢”。
结论
让我们总结一下吧。我们讨论了一些提升你的站会水平,并最大限度地提高其有效性的技巧:保持相关性;抓住重点;准备分享并展示领导力;仅在快速的情况下才讨论解决方案;有意识地倾听;准时到场;并提出阻碍因素和担忧。最后,加入一些积极性和幽默感,您就将成为一名站会达人!