22条汇报技巧 助你成为向上管理艺术家

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所谓汇报的艺术,就是欺诈的艺术,就是玩弄人性弱点的艺术

稳扎稳打(内九篇)

有的放矢

  • 用最简单一句话,概况做PPT(汇报)的目的,例如

    • 让其他同事觉得我很牛逼
    • 让领导觉得我很牛逼
    • 让领导同意我的方案
    • 让领导终止我不想做的方案
  • 之后的内容都是在此之上进行构建

相信我,如果你没有办法将所有都用一句话凝聚,你是永远没有办法让那些榆木脑袋意识到你在说什么。

功不唐捐

  • 平时做事情的时候,要做记录,尤其是一些细节,而且还要定期提炼整理
  • 要着重收集以下几项
    • 项目背景&合作伙伴
    • 数字
    • 遇到的问题和解决的方法
    • 经济效益
      • 节省的经济规模
      • 未来的产业规模
    • 专业名词、专业技术、专业框架
    • 荣誉性的内容,title性的东西
    • 创意性的内容,专利
    • 可以对外培训的内容,知识沉淀,知识分享
    • 可以推广的工具、文档模板、参考文档、优秀的文档
    • 可以作为标准规范的内容
    • 对新流程的提出,对现有流程的改进

要具有敏感性,捕捉到有价值的事情,然后才能将其放大

名正言顺

  • 在做任何事情时,都要花大量时间起名字,并在整个项目运行期间都要保持统一

    • 名字要专业
    • 不要有别名
    • 名字对应的定义也要清楚且完善

提纲挈领

  • 先列框架,再填内容
  • 框架要整齐匀称
  • 最后一定要有总结,听众可能只会记住这部分

神笔马良

  • 图表、示意图、流程图、框图、logo
  • 一图胜千言
  • 配色、字号、字体
  • 素材要平时就积累,可以反复利用

框图排版的要点

工作中被要求画图,再得到领导反馈后进行了修改,才有了此感想。

  • 要严格分清楚受众

    • 如果受众是执行者、开发者,则描述准确、关系正确、边界清晰为第一要义,其余都可以往后放

    • 如果受众是领导者(上层领导者),不关心细节,则只需保证两点,准确性、分层合理之类都可以舍弃

      • 1 关键要素齐备

      • 2 美观!美观!还TMD是美观!!!

  • 想要正确用图描述一个系统,则

    • 必须先将这个系统于脑海中反复推演,直到无误且明确。清晰理解是准确的前提

    • 颜色用于分类和划清楚功能边界,这样可能会导致颜色杂乱

    • 部分与部分之间的联系要完整表示,这样线条可能很多很乱

    • 合理考虑分层

    • 面积和重点颜色表示该部分在整个系统的重要程度

  • 如果要美观的描述一个系统,则

    • 内容要少,但是关键字一定要有
      • 此关键词是表述的关键词,并非方案实现的关键词,切记,切记
      • 关键词包括但是不限于公司常用或最近多人提到的技术、流行的但是含义不明却又高深莫测的词、领导可能关心的东西
      • 哪怕这些东西不应该出现,也要尽量保留
    • 画面要均衡,元素要对齐
      • 整体上呈现表格排布,部分相邻单元格可以合并
      • 框(单元格)的边界要尽量整齐
      • 统一大类下的小类,尽量数量相等或相近
        • 可以将大类的名和具体的项并列在一起,只为保持数量齐整
        • 可以将名字相近,但是分层上、功能上不是一类的框并列到一起,也是为了保持数量齐整
        • 可以删除一些存在感低的框(实际上可能很重要),以减少数量
        • 可以将同一个功能拆开成两个乃至多个部分,以填充数量
        • 可以将一些已经被抽象忽略的细节重新添加,以填充数量
        • 使用两端对齐,框数量少的大类,可以加大框的宽高或面积,相应的数量多的,可以减小宽高或面积
        • 如果仍然还存在空缺
      • 被划分到同一个类的框,其内容名称要尽可能相近,可以采用同样的前缀或者同样的后缀
      • 调整字号,设置加粗,以平衡文字内容的不等长
    • 颜色要整洁
      • 颜色有过渡,要如同彩虹一样长条分层
      • 不要破坏色块,尽量靠的近的用同样颜色,同类而离得远的,就不要用相同颜色,以免打断颜色过渡
    • 关系描述"清晰"
      • 不需要用箭头和连线来描述全部的关系,只保留最关键的。
      • 箭头走向要连贯,一眼就可以看明白流动的"势",为此可以删除关键关系,可以添加额外的箭头
    • 注意,为了达到上述要求可以牺牲描述的准确性

化零为整

  • 有时候只是做了一些零零碎碎的东西,如果不将他们良好组织,就体现不出工作量和效果

  • 当然有的时候就需要将一些看似毫不相关,实际也毫不相关的东西,强行找关联

  • 可以用的名词如下

    • 两条腿走路
    • 三角形
    • 矩阵

画龙点睛

  • 金句

  • 所谓金句,大抵具有以下两点

    • 反直觉、反常识,要一鸣惊人
    • 但是一定要逻辑自洽(但是不一定要逻辑严谨,只要当场不被揭穿就行)

一呼百应

  • 煽动情绪,而且一定要针对目标群体进行定制化的情绪煽动

    • 明确对方所恐惧的,明确对方所贪婪
    • 参考七宗罪
    • 比如 贪财、怕死

时尚达人

  • 能用热词就一定要用热词,尽管可能没办法对这些词给出准确定义
  • 不过我一直搞不懂,为什么大家都喜欢听这些,这些词什么有用的信息都没有,反而很可能会误导,可能这就是代沟吧

滥竽充数

  • 世界上总有一些无用且正确的内容、规律、经验,在需要的适合,可以用来占位填充,形成一种均衡
  • 图表、列表之类的,可以使用这个技巧,以达到美观的效果
  • 但是如果过度使用,就会显得一点干货都没有
  • 如果是想让听众明白,或者是想让交流准确高效,就千万不能使用这个技巧,反而应该尽量简洁,删除废话

现实扭曲(外十篇)

如果前面的技巧,就可以完整的支撑起一次体面的汇报,那么恭喜你,你平时的工作还不错。

但是如果不足以支撑一次完整且体面的汇报,那也没有关系,可以运用一点小的技巧来稍微润色一下。

当然,有几项技巧,可以悄无声息地让听众产生对自己有利的误解。

狐假虎威

  • 如何体现自己的成果?最简单的方法就是和一个很牛逼的存在进行对比,虽然比不过,但是也会让人感觉只是略输一筹
    • 当然,如何蚍蜉和大树之间显得只是略输一筹,就要看后续的手段了
  • 如果自己和很牛逼的存在合作,和业内大佬合作,就可以不经意间着重谈及一下
  • 如何论证自己要做的事情有多牛逼,最简单的方式就是说牛逼的也正在走同样的事情(尽管理解和做法都可能完全不同)

空城计

  • 这些情况下,就可以对外宣称,自己已经实现了一个可用方案

    • 自己实现了,及其不友好,甚至有致命缺陷,但是还算勉强能用
    • 自己实现了,不过只能算是一个玩具,但是短时间内没有使用的需求
    • 自己没有实现,但是手头有可以用的开源工具或开源方案
  • 只不过这样最怕遇到闯空门的专业人士,那样就会很尴尬了。不过只要专业人士不是敌对势力的,一般不会当面戳破

  • 当然,有时候这可以被称为 虚实结合

田忌赛马

  • 如何在自己的项目或产品不占优势的前提下,和别人对比,且能够对比出优势?田忌赛马就是很好的策略
    • 自己优秀的地方就展开重点对比,自己劣势的地方就一掠而过
  • 如果实在没有可以旗鼓相当对比的,即自己完全不占优势,就可以将自己的项目展开,将对手的合并,从数量上造成一种虚假的优势
    • 这种情况下其实已经是多种技巧的组合
      • 降维打击 不要对内行听众这么玩,万一被识破就很尴尬了。
      • 排山倒海 没有真正的优势,只是视觉上创造了错觉。
      • 空城计 使用空城计,就可以进一步让内容扎实。
      • 数字春秋 这时候可以用一些数字把戏,增加表现效果。
  • 当然,有时候这可以被称为 虚实结合

降维打击

  • 你的听众不一定比你专业,如果你敏感地意识到了这点,别犹豫,用专业的知识和名词对他们进行 #降维打击
  • 当然,不一定是听众听不懂的词,一些很专业但是没有什么用也不会有人记住的词,也可以被提及,比如芯片的具体型号
  • 缩写和英文名(甚至英文发音都不要求准确)来替代详细的中文介绍
  • 掺杂听众无法理解的专业词,可以拉升你在对方眼里的专业形象
  • 人一般不会(其实是不好意思)对自己听不懂的词进行提问
  • 听众有时候会提一些不好回答的问题,这时候就可以用一堆专业名词回答,这样他即使听不懂,也找不到可以继续提问的点

同声传译

  • 你的听众不比你专业,你就可以将一些复杂的概念进行替换、类型、比喻、举例,用听众理解的方式进行阐述
  • 与降维打击技巧相反,但是前提、目的和效果相同
  • 同时如果听众发现自己可以理解复杂的概念,会有一种莫名其妙地成就感,自然就会对你有了好感
  • 当然,不要全篇都进行同声传译,还是要和降维打击联合使用,否则会拉低整体的格调
  • 但是这对汇报者对专业知识的理解、表述能力都有较高的要求,所以比降维打击更难使用

数字春秋

  • 数字比文字更容易运用春秋笔法

    • 使用对数坐标
    • 用括号表示负号 ( 华为 的2021年财报,看到的时候只能说惊为天人)
    • 大家的敏感程度: 数字 < 百分比 < 对比 < 图表
      • 如果数字的含义是令人尴尬的,汇报时候就放数字,因为大家对数字最不敏感
      • 着如果数字的含义是令人振奋的,就将数字 转为 对比+图表(所谓的可视化)
    • 有些数据,虽然看上去很有效果,但是因为前提条件和变量没有控制好,可能存在误用。但是相信我,没有人会花时间去追究
    • 数字的位数很重要,有零有整才显得真实

生态化反

  • 自己起名,自己造词,要笔落惊鸿,要一鸣惊人。其中的典型案例就是贾跃亭的 #生态化反

  • 除了造一些听不懂的词,还可以将不相干的词组合在一切,用违和感和似懂非懂来强化人的感知

    • 例如,数字洛阳铲
    • 这样适合用熟悉的概念解释不熟悉的概念
  • 这些听不懂的词,会产生一种神秘感,拔高自己的形象

  • 同时反复提一些不明觉厉的词,会起到潜移默化的洗脑功效

网开一面

  • 即使是为了装逼的汇报,也不能全篇都让听众听不懂
  • 听众完全听不懂,评价就不会太高。听众一知半解,反而会觉得高深莫测。
  • 同时只有留了口子,听众才能有提问的空间
  • 提问和回答是听众和汇报者的基本礼仪
    • 不管有没有听懂,不管汇报者汇报内容的好坏,听众都会尽量找一两个看上去体面的问题去提问
    • 不管问题问的咋样,汇报者都会尽量完善且耐心的回答
    • 但是也仅限一轮,防止冷场,之后就不会再多问

排山倒海

  • 堆叠、罗列、排比,专业名词、数字,求量不求质,以海量内容造成排山倒海一般的视觉污染,这样就没有人去注意细节了
  • 满坑满谷,信息太多反而让人什么都记不住,什么也发现不了,这时候听众只能记住我们很牛逼、我们做了很多东西,而有时候这正是我们想要的
  • 各个软件的用户协议就是把这个技巧用到炉火纯青的存在
  • 虽然感觉这个把戏很扯淡、很低端,但是似乎还是挺有效的,尤其是对于外行人听众(大多数情况,毕竟没有人在意你把每天的时间浪费哪里了)

独一无二

  • 但是世界上没有独一无二的存在,任何能够体现独特性的对比,都是片面的,或者角度是刁钻到没有意义的。
  • 只要角度够独特,总能找出独一无二的点,以此发力,大力宣传
  • 所以这只是一个技巧,永远不会是真正存在

无中生有(杂三篇)

实在什么都没有,但是还有要强行汇报,就只能用到这些部分了。

到了这部分,就会涉及道德上的问题,尽量不要用。

望梅止渴

  • 这个是道德风险和风险最低的
  • 将不好做的、不想做的,放在未来规划的,把压力留给未来
  • 留在未来并不是意味着以后再做,因为未来充满变数,往往过不了多久,就没有人记得你夸下了什么海口
  • 当然,如果你打算呆的足够久,那这些自己挖的坑,有一点几率会埋了自己

大鸣大放

  • 俗称吹牛皮
  • 此项技巧是空城计的升级版,也是更加无耻的技巧,根本不需要任何基点,一切都可以天马行空
  • 当然,此技巧要慎用,千万不要在有兑现风险的前提下,发动此技巧

移花接木

  • 俗称抄袭。不一定是自己的事情,才可以用来汇报
  • 只要当事人苦主不在场,有时候可以无耻一点,无耻永远不是社会人的底线,贫穷和卑微才是
  • 如果当事人苦主在场,就不要头铁了,无耻虽然不是底线,但是明目张胆地无耻就很接近底线了
  • 如果当事人苦主在场,但是却比你地位低,距离底线就没有看上去那么接近了。但是莫欺少年穷,小心挨黑枪
  • 为了规避潜在的风险,可以用一些模糊的表述,比如谈了合作,但是很不小心忘记说清楚谁是主要贡献者