本文，将分享日常职场沟通规范。大部分内容虽然圈定在职场，但也同样适用于生活方面。本文内容如下：

基于同理心，确定沟通目标
沟通的常见误区
常见沟通方式的注意事项
总结

一. 基于同理心，确定沟通目标

1、换位思考的重要性

tk教主语录：

“换位思考”四个字，对职业生涯的帮助，能做到30%，大概相当于高考多考50分；能做到70%，相当于高考多考50分再加一个正局级的爹。

同样的，你所有的沟通、表达，最核心的不是你表达了什么，而是对方接受了多少。

再重复一下，让对方达成你的意图，一定要找到对方的价值点和利益点，而不只是你的价值点和利益点。

2、沟通目标的层次

沟通目标，我分为三个层次，需要渐进前进。

第一，对方能否明白你的意图

第一层目标，是能清晰明了的表达你的诉求和目标，让对方能够完全明白你所表达的是什么。

第二，对方是否信任你的陈述

第二层目标，是能够让对方相信你所表达的诉求，其背景信息资料是可信任的，可被证明的。当你面对陌生人进行沟通的时候，需要做一定的自我证明。

第三，对方能否达成你的意图

第三层目标，也就是真正的目标，是对方能够接受你的建议和诉求，从而实现你的沟通目标，那你说，我只记得这个目标就行了，但你要达到这个目标，应该首先完成前两个阶段目标，并且，在这个阶段，这需要对方能知道，你的诉求和目标，对对方而言，价值和利益在哪里。

二、沟通的常见误区

误区1：强调自己正确

家不是讲道理的地方，是讲爱的地方。

同样的，职场沟通的目的是让对方达成你的诉求，而不是证明你的正确，这是很多人在沟通过程中最常见的错误，不要作杠精，不要为了证明自己正确而忽略了真正的诉求和目标。

误区2：缺乏背景铺垫，缺乏关键目标

职场沟通的时候，不要认为我知道的你也知道，不要认为背景信息所有人都了解，不要认为别人和你的知识体系及逻辑体系一致。该补充的要补充，该说明的要说明。

背景信息包括：

人物背景，诸如我是谁，相关负责人是谁。

项目背景，这是一个什么项目，是谁负责的项目。

相关行业知识背景，某些简称和缩略语，面向非同行业人士沟通时，应解释清楚。

其他背景，诸如事件的起因，或者决策的关键逻辑等等。

关键目标也很重要，一个沟通诉求的最终目标是什么，很多时候人们往往忽视了这一点。

案例1：

比如：不是安卓开发的人，很有可能不知道as是什么；

比如：你是广南省京海市海城区朝阳镇的人，当别人问到你是哪里人的时候，如果你是在外省，你说你是广南或广南京海人，而不是直接说京海人；你在广南省内，则是回答京海市海城区人，没必要说广南省京海人、海城区人。

案例2：

错误表述：我需要数据部门加急给我做一份某某的数据。

正确表达：我是信息技术中心的陈金墨，昨天总监会上，我们部门总监与高启华总监达成一致，尽快评估蛮村拆迁工程的拆迁范围，并基于此决定下一期的拆迁规划和赔偿预算，由此，烦请配合，加急提供一份什么什么数据，相关信息任务已经汇报给有关部门负责人，如有更多疑问，可以随时联系我的电话多少多少。

误区3：缺乏目标激励

你的沟通目标，是希望获得别人的资源，别人的帮助，那么问题来了，别人凭什么给你资源，或者凭什么帮助你，对别人而言，利益是什么。

你的沟通诉求，对别人来说，利益点和价值点在哪里，这是很重要的，特别是一些合作诉求，很多时候，不是说一定要利益等价交换，但你只说自己需要别人的帮助，却没有任何对别人帮助回馈的表达，你指望满大街的活雷锋？

案例：

错误表述：（第一次加微信）哥，你真牛逼呀。我有一个问题咨询一下，巴拉巴拉巴拉巴拉。我希望得到您的指导和帮助。

正确表述：你好，我是某某群的某某，看到你在群里关于某某的分享，我收获很大，现在我也遇到一个相似的困惑，想请你帮忙指导一下。我的问题是：1,2,3。不好意思占用你的时间，请大佬喝一杯咖啡（红包）。

现实场景：

错误表述：磊华，某某客户非常急，某某材料你能不能帮忙弄一下？

你急关我什么事？这么急的事情，我更加不能掺和了。

误区4：沉浸于自high，无法自拔

典型案例，合作邮件或者应聘邮件，大量篇幅描述自己的心路历程，介绍自己多么优秀，多么努力，多么不容易。其实很多都是多余的。当然，你说有些场合需要吹牛逼，这也能理解，适可而止。

现实场景：

2月份我老婆换工作，有一次面试官问“你老公是做什么工作的？”当时我老婆巴拉巴拉说了一堆。那天散步，问面试情况聊到这个话题。然后我说：面试官不是在和你拉家常，而是通过问你老公的情况，间接看你是否优秀、女性角色是否存在生活挤占/影响工作。我告诉她：

我老公在某某上市公司，目前是中层管理人员了。比较忙。我俩工作日带小孩的时间少，婆婆在带。

他们行业，知识迭代快，所以要求比较强的自主学习能力，我也受他影响大。作为夫妻，只有2个人共同进步，才能走得更长远。

误区5：缺乏必要的尊重

尊重包括如下：

称谓上的尊重。

请求语气，劳烦，有劳，麻烦您，望不吝赐教。

恰当的文字感谢，感谢各位的参与，抱歉耽误您的时间。

行动举止上的礼让，比如，不要抢话，尊重别人的发言，不要不耐烦，保持距离，不要口沫横飞，沟通时注意坐姿，以及眼神交流。

错误案例：

加微信后，自我介绍都没有，一上来就喊我“哥、兄弟”。

自来熟，没见过两三次，好像很熟，各种随便，甚至上来勾肩搭背，抱歉，有些人不那么喜欢自来熟。

抢话，急于自我表达，缺乏倾听。沟通是相互的事情，如果姿态傲慢，或者漫不经心，就显得很没有诚意。

缺乏感谢。

很多大学生好友有互黑开玩笑的习惯，进入职场后，除非特别熟悉关系特别铁，我建议尽量不要把这种习惯带入职场。

误区6：不注意顺序、越级汇报

或因为公司体量大小，或因为领导介意，职场是存在一定等级的，哪怕他比你仅仅高半截。比如，你是Android开发，你上面是组长张三，组长上面是总监李四，总监上面是部门经理王五。

错误案例：

发邮件时，把王五放在了张三后面；

和王五工作交叉很少，直接喊他“老王”；

日常的工作，直接越过张三，向李四或王五汇报。

三、常见沟通方式的注意事项

日常职场沟通规范其实分为很多方面，如电子邮件、电话沟通、即时通讯沟通、会议规划与主持、公告及汇报；

考虑到今天来听分享的群体，大部分人接触电子邮件、电话沟通、即时通讯沟通相对多一些，今天只分享这三部分的内容。如会议规划与主持、公告及汇报，有兴趣的朋友也可以和我交流。

1、电子邮件

1.1 邮件标题

要有具体事项描述和关键时间点，要让接收者有足够了解

错误范例 “会议通知”

正确范例 “2月28日某某产品进度汇报会议通知”

有人会觉得多余，看看内容不就知道了么。

很多高管或者中层每天邮件上百封，他需要通过标题快速判断哪些是需要紧急处理的，哪些是可以回去慢慢处理的。错误范例 “财务部签字申请” 正确范例“加急！某某项目合同付款签字申请。

当然，加急的事情除了邮件，还应该电话同时通知一下。

1.2 抄送对象和密送对象

To 需要处理和参与处理的人。 CC 需要知会的人。

另外，还涉及到沟通误区中“不注意顺序、越级汇报”的2个问题：（1）无论是To、CC，一定要注意职位的级别。正常情况下，级别高的在前，级别低的在后。同一级别的，外部门的在前，本部门的在后。（2）CC部分的人，要合适。比如芝麻点的事，报抄给董事长或总裁。

1.3 内容格式

商业邮件，对外合作，内部跨部门，尽量使用敬语。不要过于口语化。客套问候适可而止，把握重点

主要问题和背景信息，写这封邮件的背景和出发点。
主要观点和结论，支持你目标的观点，论据和辅助信息。
主要诉求和目标，你所希望达成的目标或者期望得到的反馈。

案例：

各位好：

系统自2023年1月份上线后，某某板块的实际效果超过预期（数据见附件1）。与总、产品中心**总沟通后，存在进一步挖掘开发的可能性。项目介绍、目前开展情况、开展模式见附件1-3。

您可与产品**、项目经理加强沟通，可将用户需求、商业可行性进行调研汇总，整理相应文档。待整理完成后，我俩进行讨论。其中总下周一、三下午有空，我下周一、二、三下午有空。不清楚的地方可电话与我沟通。

1.4 附件

附件应考虑接收者的接收程度。

比如图片的质量，既要考虑图片的使用场景，比如有些场景需要高清图，放大展示的时候不能糊掉，也要考虑接收者打开效率，比如有些会议纪要的截图，看清文字即可，高清大图非常消耗别人的下载时间，就没必要了。

一些特殊格式文件，也要斟酌，比如有些文件是苹果的一些特有格式，你发出来，微软用户打不开，就很尴尬。还有一些文件需要特殊的工具才能打开，除非你很清楚接收方的工作环境，否则，尽可能选择常用软件可以打开的格式。

附件过大是否应该压缩，应该用什么方式压缩。此外，附件的隐私性，安全性也要考虑。

1.5 一些禁忌和技巧

尽量不要使用情绪化表达，不要在情绪激动的时候回复邮件或抄送邮件。
邮件内容如需要抄送跨级领导或其他部门需要谨慎，尽量先让直属上司确认。
外部合作邮件，注意公司内部信息的保密，包括一些核心员工和团队的联系方式。
涉及一些隐私信息，不宜使用群发。
安全注意，如果邮件内容存疑，应立即电话或微信沟通相关负责人确认。
重要邮件，新人如无把握，应先请上司审核。涉及多部门协同，或涉及跨级领导确认，或涉及外部重要合作事项。
关键回复，应先确认，再回复细节
重要邮件需要立即回复，比如领导安排你规划一个重要项目，应尽快回复诸如“已收到，我会在一周之内提供规划方案。”而不要等做完规划才回复。

1.6 注意证据保留

交流沟通内容，比如产品与研发关于一些方案的调整，或者领导有临时安排，沟通完毕后，应发送邮件，对内容进行再次确认，建议有类似如下文字，“以上，是我对今天面对面沟通的问题总结，如无变更，我将默认按此安排当前工作，如有不妥之处，烦请尽快指出。”
一旦涉及事后撕逼，当不当背锅侠就看这个了，这在职场也是有惨重教训的。某总监当面说过的话，事后不承认，可怜的职场菜鸟就要背锅。

1.7 友善的提醒技巧

对外商务沟通过程中，你通过对方的回复内容，怀疑对方可能专业性不足，对某些行业常识或者重要知识不了解，但仅仅是怀疑，不方便直接戳穿这个话题，可以试试这样写。“我相信您一定了解，我们这个行业里，某某某是以什么什么为标准的行业常规，有鉴于此，基于这一前提，我们所提出的方案如何如何。”
怀疑对方可能误传或漏传了文件，可以这样回复，“我不知道是否我的邮件系统出了故障，或者我打开的方式不正确，我没有看到您邮件中提到的某某某资料，烦请给我一些提示，或者是否可以劳烦您再给我传递一份，谢谢。”
谨慎指出对方的错误，可以这样回复，“应该是我对某些信息的理解出现了问题，按照我所理解的行业规范测算，步骤1，2，3，我所得到的预算方案是这样这样的，烦请提示一下，我在哪里理解错误了，以及如何正确理解您所提供的这一预算数字。”

其实想说明的是，无需直接指出对方错误，但可以用类似的方法和技巧，委婉的将对方的问题提出来，记住，你的目标不是证明自己正确，而是为了让对方配合你解决你的问题。

2、电话

比较适合电话沟通的情景：

问题相对复杂，文字沟通较慢；
比较急，或超过一定时间未回复的；

2.1 你给对方打电话的细节

开口语：是否方便接电话？而不是”现在有空吗”；
比较复杂的问题，有时涉及到需要对方提前了解的，则先邮件或即时通讯发给对方。然后约具体的时间电话沟通。
如果是比你级别高很多，或平时沟通频次很低的人，可以短信或即时通讯先咨询对方什么时候有空？
拨打电话前，选择相对安静的环境；手持一支笔、纸或电脑记录。
打电话前，自己先拟定一个小的提纲，或打一个腹稿。如果涉及到查看电脑上资料，则需要提前打开相关文档。
如果对方拒接，则过20分钟左右短信或即时通讯是否此刻不方便？不要直接就拨过去；如果对方没接，可以相隔5-10分钟汇报过去，对方仍然没接，可以发一条短信说明你是谁、有什么事找对方、问对方什么时候方便？

2.2 对方给你打电话的细节

对于私人电话，如果可能聊的内容久，建议拒接，并说下班后回拨；如果是很短的，就找一个小场所或工位上小声接。
如果你当时在开会，则需要通过会议的规模、你在会议中的角色、打电话人的角色进行判断这个电话是否需要去接。
如果涉及到数据、文档等，就问一下是否需要电脑，然后选择相对安静的环境；手持一支笔、纸或电脑记录。
如果是对方给你打电话，没接到。你方便时，第一时间回拨过去。并解释一下刚刚由于什么原因没接到。

3、即时通讯

问题相对简单，文字沟通比较顺畅；
前面提到的需要即时通讯+电话沟通结合的场景；
让对方问难，或很难第一时间回复你；

3.1 即时通讯的注意细节：

尽量用文字，最大程度的避免用语言；
如果是级别较高或平时沟通频次很低的人，尽可能选择电话而不是即时通讯的语音通话（信号不稳定、音质差）；
系统自带的表情包，控制使用频次；慎重第三方表情包；
涉及到文字、数据内容的场景，内容发了后，要留给对方阅读、思考的时间；
两人的聊天内容，不要随意截图给第三者。若确实需要的，无关敏感信息进行打码；

3.2 使用技巧：

如果是上级领导或客户，需要提前用记事本编辑好文字，再复制发送。如果内容超过4行的，需要分段。不太建议直接在聊天框中编辑，容易误触或不方便检查；
如果内容较长，可以分多次发送；
发送前，需要多通读几次，查看是否存在错别字、语言不通顺、有歧义表达的内容；

四、总结

职场上，别人对你的印象，对你的认可程度，往往都体现在各种paper work上，也许你代码很厉害，也许你专业技能很精深。但，如果你的领导尤其是大sir不认可你，其他团队的人不认可你，你可能上升的机会就很渺茫。

今天分享的内容，可能部分场景大家接触多，可以对照一下；对于接触场景少的，也没关系，可以先建立一定的意识。学会提前思考一步、学会向上管理。