QiuSir聊IT【第六讲】

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82 阅读13分钟

By QiuSir 2022.12.17

Word2016的使用入门

Office是微软开发的办公套装软件，从1990年开始，先后推出Office 1.0/2.0/3.0/4.0/95/97/2000/xp/2003/2007/2010/2013等等版本。2015年9月，推出了Office 2016,包括了：

  • Word
  • Excel
  • PowerPoint
  • OutLook
  • Access
  • Publisher
  • OneNote
  • Visio 制作网络拓扑图

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其中Word2016是文字处理软件，有丰富的文字处理功能。特点是：图、文、表格混排，所见即所得，易学易用。

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一、Word2016基础

1、Word2016的启动

常规方法：

快捷方法：

  • 创建一个快捷方式放在桌面或任务栏中
  • 直接新建一个Word文档，双击打开。

2、Word2016的窗口

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1. 选项卡区

  1. 文件选项卡：（新建、打开、保存、另存、打印、导出、选项、关闭）
  2. 主选项卡（开始，插入，设计，布局，引用，邮件，审阅，视图）
  • 开始选项卡的功能区包括：
  • 插入选项卡的功能区包括：image-20221126124547650
  • 设计选项卡的功能区包括：image-20221126124701676
  • 布局选项卡的功能区包括：image-20221126124809480.png
  • 引用选项卡的功能区包括：image-20221126124900205.png
  • 邮件选项卡的功能区包括：image-20221126124939935
  • 审阅选项卡的功能区包括：image-20221126125026736
  • 视图选项卡的功能区包括：image-20221126125125383

2. 功能区（命令区）

3. 协作工具栏：

前提：是登录Word账户（微软账户），并把文档放入OneDrive（微软的云盘）中。

4. 文档视图工具栏

  1. 页面视图（View)：默认的视图，主要用于版面设计，所见即所得，此视图下可以输入、编辑和排版文档，也可以处理页边距、文本框、分栏、图表、页眉页脚等。但此视图占用计算机资源较多。
  2. 阅读视图：适用于长篇文档的阅读，可读性好，视觉效果好，避免眼疲劳。但不能进行文档的编辑。
  3. Web版式视图：模拟预览文档在Web浏览器中的显示效果（比如：不分页，比如：自适应窗口大小换行等）
  4. 大纲视图：适合于编辑文档的大纲，审阅和修改文档的结构，此视图图下可以折叠和展开文档，可执行：上移，下移，提升，降低等调整文档结构的操作
  5. 草稿：仅显示标题和正文，不显示页边距、分栏、页眉页脚、图片等元素。最节省计算机资源的视图方式。
文档视图工具栏（右下）视图选项卡：五种视图方式
image-20221201143936377image-20221201144623391

5. 显示比例控制栏

Ctrl+鼠标滚轮：可调整显示比例

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6. 工作区

包括：水平和垂直标尺、水平和垂直滚动条、所见即所得的文档等

【标尺的刻度单位】字符（中文）

长度单位：厘米，磅（1厘米=72磅），字符，行

7. 左上角的快速访问工具栏

保存（Ctrl+S）、撤销（Ctrl+Z） 、重复（前进）（Ctrl+Y）

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8. 左下角的状态栏

自定义状态栏（状态栏中点右键）

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9.标题栏中的功能区显示选项按钮

可定制选项卡和功能区是否显示，是否自动隐藏!image-20221126122845566.png

【扩展：以上窗口组成均可在文件选项卡，选项菜单，Word选项对话框中自定义调整】

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3、退出Word2016

  • 文件/关闭

  • 右上角关闭按钮

  • 双击左上角空白处（快速工具栏左侧） image-20221130113209710

  • 单击双击左上角空白处（快速工具栏左侧），选择关闭

  • 鼠标悬停任务栏上Word2016的任务按钮，点关闭image-20221130113329634.png

  • Alt+F4

二、Word2016基本操作

1、创建新文档

  • 文件选项卡：新建，空白模板
  • Ctrl+N ，（很有意思~~new）
  • 【说明】：新建文档默认临时命名为：文档1，文档2，文档3，…… image-20221127010522897.png

2、打开已存在的文档

  • 打开一个|多个文档：文件选项卡：打开（Ctrl+O），浏览；
  • Ctrl+F12：打开对话框
  • 打开最近使用过的文档image-20221127010712168.png

3、输入文本

英文的三种行文格式的切换：Shift+F3

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即点即输（入）

  • 文件选项卡：选项，高级：默认启用“即点即输”

  • 即点即输：鼠标双击，快速定位光标（插入点）、设置格式、插入表格、图片等。image-20221127181943607.png

  • 输入空格（Space）| 制表符（Tab，默认四个空格的宽度，即两个中文字符）

  • 输入回车符（Enter）：另起一段，分段，表示一个段落的结束。默认会继承上一个段落的格式（标题样式除外）

  • 输入换行符（Shift+Enter)：另起一行，换行，强行手工换行image-20221127185637410.png

  • 切换中文输入法（微软中文输入法）：Ctrl+空格 或 左 Shift （快速切换）

  • 选择标题样式（Title Style）

  • 红色或蓝色波浪下划线的含义：拼写错误，语法错误。

    • 可以使用审阅选项卡，语言，设置校对语言：关闭拼写和语法检查。

    • 也可以单击，状态栏：语言状态

      image-20221127184021113image-20221203104942623

  • 蓝色和紫色下划线的含义：超级链接，已点击已使用已访问过的超级链接。

  • 设置自动保存参数

    • 文件选项卡：选项，保存image-20221127184228659.png

插入符号

插入选项卡：符号，其他符号：

image-20221127190339126.png

【举例】快捷键：Alt+Ctrl+c，Alt+Ctrl+r，Alt+Ctrl+t

【自动更正的使用】：举例 “jsjai” 自动更正为“计算机人工智能”

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插入日期和时间

插入选项卡：日期时间

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插入脚注和尾注

引用选项卡：脚注，脚注和尾注：

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插入文档属性信息

先设置文档属性信息，文件选项卡：信息，

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插入选项卡：文本，文档部件，文档属性（备注，标题，摘要，状态，单位，地址等）

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【自动图文集的使用】 :

先创建自动图文集，快捷键 F3

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【文档部件库的使用】自动图文集的增强版，快捷键：F3

插入另一个文档

插入选项卡：文本，对象，文件中的文字： image-20221127212312387.png

4、文档的保存和保护

文档的保存

保存：文件选项卡：保存（Ctrl+S）。对于新文档，会弹出另存为对话框。

另存为：文件选项卡：另存为（F12）。

保存多个文档：

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文档的保护

  • 打开权限密码：另存为对话框，工具，常规选项

  • 修改权限密码：另存为对话框，工具，常规选项

  • 设置只读属性：另存为对话框，工具，常规选项image-20221127220001629.png

  • 对文档中指定内容实施编辑限制：选定受保护的内容，审阅选项卡：保护，限制编辑。image-20221127220420547.png

5、基本编辑技能

光标（插入点）的移动

  • 键盘方式：快捷键

| PgUp|PgDn 翻页 | Home|End 行首|行尾 | Ctrl+PgUp 上页页首 | Ctrl+PgDn 下页页尾 | | ------------------ | ----------------- | ----------------------- | -------------- | | Ctrl+Home 文档开始 | Ctrl+End 文档末尾 | Shift+F5 最近修改过的3个位置 | 方向箭头键 |

  • 书签方式：插入选项卡：链接，书签。使用：创建书签后，快速定位到书签位置image-20221127221447006.png

选定文本：

用鼠标选定文本

  • 拖放(Drug and Drop)：框选选中文本
  • Shift+单击(Click)：选中从起始开始的连续的文字
  • Alt+鼠标拖放：框选中矩形区域文本
  • Ctrl+单击(Click)：选中句子（通过句号、句点来识别句子）。
  • 三击 或 双击 或 单击 段落左侧选定区：选中全文（三击）、选中段落（双击）、选中一行（单击）
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用键盘选定文本

Shift+方向箭头键Shift+Home 选中到行首Shift+End 选中到行尾Ctrl+A 选中全文

【扩展】使用F8选定文本：扩展一级选中范围，Shift+F8：缩小一级选中范围

插入和删除文本

状态栏自定义设置：右键状态栏，勾选插入改写状态的提示

  • 插入：顾名思义，插入状态下，直接在光标（插入点）处，插入文字，反之，改写文字。 插入和改写状态的切换：Insert键
  • 删除：Delete (光标右侧文字) ，Backspace（退格，光标左侧文字），Ctrl+Delete ,Ctel+Backspace 反之。

移动文本

  • 剪贴板操作：剪切（Ctrl+X） ,粘贴（Ctrl+V）
  • 鼠标右键菜单：剪切（Ctrl+X） ,粘贴（Ctrl+V）
  • 鼠标左键拖放：
  • 鼠标右键拖放： 【扩展：链接到此处的用法】image-20221127235401199.png

复制文本

  • 剪贴板操作：复制（Ctrl+C） ,粘贴（Ctrl+V）
  • 鼠标右键菜单：复制（Ctrl+C） ,粘贴（Ctrl+V）
  • Ctrl + 鼠标左键拖放：
  • 鼠标右键拖放：image-20221127235401199.png

查找与替换

  • 开始选项卡：查找，替换
  • Ctrl+F
  • Ctrl+Himage-20221127233436638.png

撤销和重复

  • Ctrl+Z ：可以撤销前面所有的误操作。
  • Ctrl+Y

6、多窗口编辑技能

拆分窗口

视图选项卡：窗口拆分image-20221128000126061.png

多个文档窗口间的编辑

视图选项卡：切换窗口下拉列表image-20221128000238012.png

三、Word2016的排版技术

【前提】 ：需要先选中要设置格式的文字、段落、表格、图片等。

1、文字格式的设置

【西文字体】1厘米=72磅

【重点说明】练习时：鼠标悬停，看清提示！

设置字体、字形、字号、颜色

  • 开始选项卡：字体
  • 右键快捷菜单，字体，字体对话框image-20221128001500631.png

改变字间距、字宽度、水平位置、下划线、着重号

  • 右键快捷菜单，字体，字体对话框
  • 字间距：单位是磅
  • 字宽度：单位是百分比image-20221128001548666.png

修饰文字

  • 开始选项卡： 使用字体对话框，文字效果
  • 开始选项卡，字体，文本效果和版式image-20221128002139908.png

页面效果

  • 设计选项卡：页面颜色
  • 设计选项卡：页面边框
  • 设计选项卡：水印image-20221128002435386.png

格式的复制与清除

格式的定义参数：实际上是附着在文字、段落、表格、图片上的格式的设置参数。

复制格式：开始选项卡：剪贴板，格式刷（Ctrl+Shift+C，Ctrl+Shift+V)

开始选项卡：单击|双击，格式刷按钮image-20221128002931043.png

清除格式：开始选项卡：样式，其他：image-20221205141737391.png image-20221128002824649.png

2、段落的排版

段落的左右边界的设置

默认情况下，段落的左右边界和页面的左右边距是重合的image-20221205093130584.png

  • 开始选项卡：增加|减少缩进量（只修改左缩进）
  • 开始选项卡：使用段落对话框
  • 拖放水平标尺栏中的缩进按钮 （不精确，考试时有精确的缩进方式的设置，不适用此方法）image-20221201000603103.png

【左、右缩进】：相对于左、右页边距，image-20221201001509676.pngimage-20221201001608297.png。【单位：字符】

【首行缩进】：相对于左缩进，单位：字符 image-20221201001305934.png

【悬挂缩进】：相对于左页边距，首行不受影响，单位：字符

设置段落的对齐方式

  • 开始选项卡：段落功能区

  • 开始选项卡：段落对话框

  • 快捷键 （Ctrl+L 左对齐，Ctrl+R 右对齐 ，Ctrl+E 居中对齐 ，Ctrl+J 两端对齐） image-20221201003321212.png

【居中对齐】依据左右缩进居中对齐（左不齐，右也不齐）

【两端对齐】除最后一行之外，其他各行，依据左右缩进对齐（左齐，右也齐）

【分散对齐】段落中所有行，依据左右缩进对齐，不齐怎么办，自动补空白

【左对齐】只保证相对于左缩进，是对齐的

【右对齐】只保证相对于右缩进，是对齐的

设置行间距和段间距

  • 开始选项卡：段落功能区，相应的按钮
  • 开始选项卡：段落对话框

间距单位：行

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给段落添加边框和底纹

开始选项卡：段落，底纹，边框底纹（既可以给文字，也可以给段落设置边框底纹）

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项目编号和符号

  • 开始选项卡：段落功能区

    image-20221203111001796image-20221203111046120
    image-20221203230046399

制表位的设定

属于段落的格式，段落中，定义键盘Tab的功能

  • 使用水平标尺栏左侧的制表符按钮 (双击标尺栏)
  • 使用段落对框中，制表位按钮，制表位对话框（精确设定制表位）
  • 单位是：字符
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3、版面设置

Word 2016 默认的是一个以A4纸张为基准的模板

【公文规范】baijiahao.baidu.com/s?id=167605… , 网址：统一资源定位（ URL）

页面设置

  • 布局选项卡
  • 页面设置对话框
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插入分页符

默认的情况下，自动分页。

插入选项卡：页面，分页，（快捷键：Ctrl+Enter，手工分页)

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布局选项卡：分隔符，分页符

image-20221207140952697.pngimage-20221207141051360.png

插入页码

插入选项卡：页眉页脚，页码

设置页码格式：

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页眉和页脚

插入选项卡： 页眉页脚，页眉image-20221207141448671.png

分栏排版

布局选项卡：页面设置，分栏image-20221201012137694.png

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首字下沉

插入选项卡：文本，首字下沉按钮 image-20221207145404492.png

水印

设计选项卡：页面背景，水印，自定义水印 image-20221201012423222.png

4、文档的打印

文件选项卡：打印 image-20221201012656163.png

四、Word2016表格的制作

1、表格的创建

简单表格的创建

  • 插入选项卡：表格，插入表格
  • 将文本转换成表格
  • 表格中移动光标（插入点）: TAB 和 Shift+TAB
  • 【说明：创建表格后，光标（插入点）定位到表格中时，会显示表格工具动态选项卡】
image-20221208082008969.pngimage-20221208082034319.png
image-20221208082052885.pngimage-20221208082242541.png

手工创建复杂表格

  • 插入选项卡：表格，绘制表格image-20221209081430819.png

2、表格的编辑和修饰

选定表格

  • 鼠标操作：选定行，选定列，选定整表，选定某单元格
  • 键盘操作：Shift+Home ,Shift+End，Shift+ 方向键
  • 表格工具动态选项卡：布局，功能区左侧【选择】下拉按钮image-20221207150837652.png

【扩展】增加题注？

表格基本操作

  • 修改行高列宽image-20221209082003410.png

  • 插入删除表格行或列image-20221209082054971.png

  • 单元格的合并与拆分

  • 表格的拆分

  • 单元格对齐方式

  • 单元格边距image-20221203134543586.png

标题行的重复

表格工具动态选项卡：设计，重复标题行（跨页表格重复标题行，可以是多行）image-20221201021749414.png

表格的格式

表格工具动态选项卡：设计，新建表格样式image-20221203134457745.png

3、表格内数据的计算和排序

排序

【选中表格】：或光标（插入点）放入表格中

表格工具动态选项卡：布局，数据，排序image-20221203113707622.png

计算

【选中表格】：或光标（插入点）放入表格中

表格工具动态选项卡：布局，数据，公式image-20221203114652507.png

  • F4：重复动作，快速填充
  • F9，更新重算
  • Alt+F9： 切换域

【扩展1】 : LEFT：计算左侧；RIGHT：计算右侧；BELOW：计算下方；ABOVE：计算上方。

【扩展2】 :

  • SUM() ： 求和；
  • AVERAGE()：求平均值；
  • PRODUCT()：求乘积；
  • ROUND()：四舍五入
  • COUNT(): 统计个数，计数函数

五、Word2016的图文混排功能

1、插入图片

插入图片

插入选项卡：插图，图片image-20221203151818482.png

图片格式的设置

利用图片工具动态选项卡：格式功能区

利用快捷菜单（右键菜单）：

  • 大小和位置
  • 图片剪裁
  • 文字环绕
  • 边框底纹
  • 等等等等image-20221208091557271.png

2、绘制图形

图形创建

插入选项卡： 插图，形状 image-20221203152802435.png

图形中添加文字

image-20221203153127642.png

图形的颜色、线条、三维效果image-20221203153640570.png

调整图形的叠放次序

多个图形的组合

  • Ctrl+鼠标单击：同时选中多个图形
  • 鼠标拖放框选：同时选中多个图形image-20221203153846420.png

3、使用文本框

文本框是一个独立的对象，框中的文字和图片可以随文本框移动，可以把文本框看作一个特殊的图形对象。

绘制文本框

插入选项卡： 文本，文本框，绘制文本框image-20221203154301506.png

改变文本框位置、大小和环绕方式image-20221204003134654.png

文本框格式的设置

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