控制进展之授权

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前言

进展控制包括根据时间、成本、质量、范围、收益及风险的绩效目标衡量实际进展,然后把这个信息用于决策并采取必要的行动。
PRINCE2 中的进展控制方法

  • 上一级管理层向下一级授权
  • 把项目划出不同的管理阶段,每一次授权开展阶段
  • 时间驱动事件驱动的进展报告及评审;
  • 例外报告

我们先来看看上一级管理层向下一级授权的方式方法。

授权

一、管理的4个层次

例外管理原则使用6种容许偏差控制项目。
容许偏差的分配涵盖项目管理团队的4个层次,分配容许偏差与报告实际及预测的进展如下:

image.png

公司或项目群管理层
虽处项目之外但负责设定对项目的总体要求和容许偏差水平。项目内部的3个管理层次负责在这些容许偏差范围内管理和执行,预见到项目容许偏差可能突破时要向上报告。

项目管理委员会
在项目层次上进行总体控制,只要预测始终保持在项目容许偏差之内;它向项目经理分配每一个管理阶段的容许偏差。项目管理委员会具有评审进展,决定是否继续、变更还是停止项目的能力。
在项目计划的执行过程中,如果有任何预测显示该项目可能要超出预先约定的项目容许偏差,那么项目管理委员会就应将该偏差提交给公司或项目群管理层,以便获得纠正性行动的决策。

项目经理
在项目管理委员会规定的容许偏差范围内对一个管理阶段进行日常控制。在阶段计划的执行过程中,如果有任何预测显示该阶段可能要超出预先约定的阶段容许偏差,那么项目经理就应将该偏差提交给项目管理委员会,以便获得纠正性行动的决策。

小组经理
对一个工作包进行控制,但权限仅限于项目经理预先约定的工作包容许偏差之内。在工作包执行过程中,如果有任何预测显示可能要超出预先约定的容许偏差,那么小组经理就应将该偏差提交给项目经理,以便获得纠正性行动的决策。

二、项目管理委员会控制方法

项目管理委员会主要的控制方法包括:
1、授权
项目管理委员会用项目指导流程授权启动,授权项目,授权每一个阶段以及最后授权项目收尾:

  • 在项目前期的准备流程之后,项目管理委员会授权进入启动阶段,这是项目的正式“开始”;
  • 在项目启动流程之后,项目管理委员会评审来自项目启动文件的信息。如果有足够理由继续做下去,项目管理委员会可以批准项目启动文件并对项目本身进行授权;
  • 在阶段边界管理流程之后,项目管理委员会评审阶段计划或例外计划,可以要么批准计划及其附属的下一管理阶段容许偏差,要么下令项目提前收尾-如果不能充分证明项目应该继续做下去;
  • 在项目收尾流程之后,项目管理委员会评审项目竣工报告。如果认为项目已经做完或没什么其他要做的,则可以授权其收尾。

2、进展更新
包括要点报告和阶段竣工报告。
3、例外与变更
包括例外报告和问题报告。

项目管理委员会与项目经理达成了有关阶段容许偏差的共识之后,主要通过要点报告来了解进展,这个阶段就不再需要定期举行进展会议了。承担项目保证职责的那些人会要求定期与项目经理和团队成员会晤通气。

三、项目经理控制方法

项目经理主要的控制方法包括:
1、授权
项目经理的授权主要发生在阶段控制流程。项目经理负责认可、授权工作包和工作包容许偏差。
2、进展更新
包括小组经理或团队成员的检查点报告。
3、例外与变更
使用项目登记单、记录单评审进展,识别需要解决的问题和风险。