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大家好，我是尚影嫣🌷，一名Java后端程序媛&项目管理员，热爱技术和项目管理。如果您喜欢我的文章，欢迎点赞➕关注❤️，让我们一起成为更好的我们~

前言

在实际的项目开展过程中，大多数的冲突和工效低都是由于沟通问题导致的。沟通最重要的不是你表达了什么，而是对方接受并理解了什么。

项目管理者75%～90%的时间都花费在与相关方的沟通上，项目管理者与相关方的沟通贯穿项目始终，包括提供项目指导、分配并指导团队工作、谈判、参与会议、做出决策、解决冲突等。

概述

项目沟通管理包括通过开发工件，以及执行用于有效交换信息的各种活动，来确保项目及其相关方的信息需求得以满足的各个过程。

项目沟通管理的组成部分：

1. 制定策略，确保沟通对相关方行之有效；
2. 执行必要活动，以落实沟通策略。

沟通管理概述

项目沟通管理的过程包括：

1. 规划沟通管理；
2. 管理沟通；
3. 监督沟通。

沟通的方式

沟通的定义：沟通指的是有意或者无意的信息交换，这里的信息交换指的是想法、指示或者情绪。

沟通的方式可以从多个维度进行分类：

1. 内部和外部

• 内部：团队成员之间；
• 外部：客户、供应商等；

2. 正式和非正式

• 正式：会议、谈判；
• 非正式：一般的沟通都属于非正式沟通；

3. 垂直和水平

• 垂直：也叫向上沟通，上下级之间的沟通；
• 水平：同级之间；

4. 官方和非官方

• 官方：代表组织发布的消息；
• 非官方：不代表组织发布的消息；

5. 书面和口头

尽量书面化并保存记录，方便后面追溯。避免后面扯皮。

6. 言语和肢体

信息除了通过语言和文字传递，还能通过表情和手势等进行传达。

一、规划沟通管理

有效的沟通

有效的沟通是指以正确的形式、在正确的时间把信息提供给正确的受众，并且使信息产生正确的影响。

乔哈里窗

乔哈里窗被称为“自我意识的发现-反馈模型”。

将人际沟通的信息比作一扇窗，有四个领域：

开放性 = 扩大共识 + 消除盲区。

在信任基础上增强透明度，公开度和诚信度，扩大开放区，成为信息交流窗口。

1. 开放区

自己知道，他人也知道的信息。

在这个区域，沟通双方的消息对等，沟通畅通无比。双方共同的开放区越多，沟通越流畅越高效。

小技巧：应该通过多说，多询问他人的意见和反馈，来扩大共识。

2. 隐秘区

自己知道，他人却可能不知道的信息。

通过自我暴露来缩小隐秘区。

适度地打开隐秘区是增加沟通成功率的一条捷径。

小技巧：适度袒露自己的隐藏区，避免主动谈论对方的隐藏区。

3. 盲目区

自己不知道，他人知道的信息。

通过寻求反馈和自省来缩小盲目区。

小技巧：沟通中可以用一些开放性的问题，引导对方多透露一些信息。

4. 未知区

自己不知道，他人也不知道的信息。

通过自我探索缩小未知区。共同探索双方的未知区域。

小技巧：未知区也是潜能区。我们应该不断发掘潜能，提升自我价值。

书面沟通的5C原则

1. 正确的语法和拼写（Correct）
2. 简洁的表述和无多余字（Concise）
3. 清晰的目的和表达（Clear）
4. 连贯的逻辑思维（Coherent）
5. 受控的语句和想法承接（Controlled）

沟通的基本模型

发送方想把自己的想法传递给接收方，需要先对想法进行编码，将其变成语言或文字，然后选择传递想法的方式，过程可能会受到“噪音”的影响。这里的噪音指的是所有影响信息传递效果的因素，如情绪、杂音、或专业差异等。

接收方收到信息后需要进行解码，解码后得到的内容可能与发送方传递的不一致，这时候，接收方的反馈显得尤为重要。

沟通漏斗

沟通漏斗形象地表达了沟通过程中信息缺失的现象。为了减少信息，最有效的办法就是加强反馈环节。即使确认收到信息的准确性和完整性，将单向沟通变成双向沟通，形成沟通的闭环。

针对这个沟通漏斗的存在，我们可以通过反馈来减少信息的缺失，提高沟通的效率和效果。

在日本企业中，领导给员工交代工作任务，一般需要交代五遍：

• 第1遍，交代清楚事项；
• 第2遍，要求员工复述；
• 第3遍，和员工探讨此事项的目的；
• 第4遍，做应急预案；
• 第5遍，要求员工提出个人见解。

这样5遍下来，基本上可以确保员工充分理解了领导的要传达的核心内容，目前了做事的目的和方法，使双方的沟通变得更加高效，大大减少了返工的风险。

沟通技术和方法

沟通技术

• 简化语言；
• 采用视觉辅助；
• 积极倾听；👂
• 有效反馈；🔙
• 控制情绪；

沟通方法

1. 交互式沟通

在两方或多方之间进行信息交换。 交互式是确保全体参与着对特定话题达成共识的最有效的方法。

包括会议、电话、即时通信、视频会议等。

2. 推式沟通

将信息发给需要接收的特定接收方。

包括信件、邮件、备忘录、报告、日志等。

3. 拉式沟通

用于信息量很大或者受众很多的情况。要求接受者主动访问信息内容。

包括企业内网、电子在线课程、知识库、经验教训数据库等。

二、管理沟通

管理沟通是根据沟通管理计划，确保项目信息及时且恰当地收集、生成、发布、存储、检索、管理、监督和最终处置的过程。

作用：促进项目相关方之间实现有效率且有效果的沟通。

会议管理

会议管理是采取步骤确保会议有效并高效地达到预期目标。

规划会议的步骤：

1. 准备并发布会议议程（其中包含会议目标）；
2. 确保会议在规定的时间开始和结束；
3. 确保适当参与者受邀并出席；
4. 切题；
5. 处理会议中的期望、问题和冲突；
6. 记录所有行动以及所分配的行动责任人。

三、监督沟通

监督沟通是确保项目及其相关方的信息需求的过程。

作用：按照沟通管理计划和相关方参与计划的要求优化信息传递过程。

何时开展：整个项目生命周期里开展。

监督沟通过程可能触发规划沟通管理或管理沟通过程的迭代，以便修改沟通计划并开展额外的沟通活动，来提升沟通的效果。