你在工作中感到不知所措吗？
授权任务可以帮助管理你的工作量。图片来源。Envato Elements
如果答案是肯定的，不要担心：你并不孤单。根据德勤对90个国家的2500个组织的调查，三分之二的员工说他们不堪重负。
对于企业家和企业主来说，这往往是一个更严重的问题。毕竟，确保公司的成功是你个人的责任。你可能有很多自己的钱在上面，如果公司成功，你会有更大的份额，如果公司失败，你会有更大的份额。
结果往往是，企业主承担了太多的工作。eVoice的一项调查发现，"在组织内扮演多种角色是企业家面临的头号挑战"。事实上，44%的企业家报告说，他们在任何时候都戴着五顶以上的帽子。
答案是更有效地授权，这样你就可以花更少的时间在细枝末节上，花更多的时间在战略决策上。但这并不总是像听起来那么容易。你可能需要雇用额外的员工，这意味着更多的开支。如果你做得不对，你最终会给自己和你的企业带来问题。例如，有一些关键任务，你就不应该委托给别人。
因此，在本教程中，我将告诉你如何决定将哪些任务委托给你的员工或外部承包商，以及哪些任务你应该自己控制。到最后，你会有一个可以安全委托的任务清单，并了解如何有效地进行委托。
1.设定你的优先事项
从一张白纸开始。忘掉你已经在做的所有事情，想一想理想的组合。如果你能重新开始，把事情做对，你会如何花费你的时间？暂时不要担心如何实现这一目标的实际问题。只要写下理想状态。
现在坚持大类，而不是个别任务。在一个平均星期（或一个月，或任何对你有意义的时期），你最好分配多少时间给每项活动？
例如，如果你正在经营一家小型软件公司，你的组合可能是这样的。
- 规划和战略（30%）。
- 网络和推销，以赢得新业务（30%）。
- 审查员工表现（15%）。
- 营销活动（15%）。
- 会计和财务（5%）。
- 电子邮件和管理任务（5%）。
当然，你可以自己编排类别，并专注于你可以做的最重要的事情来推动你的业务发展。
2.追踪你的时间
当你确定了你的理想状态后，现在是时候看看现实是如何匹配的。你可能已经认为你有一个好主意，但当你开始详细追踪这些时间和分钟时，你可能会感到惊讶。
在一个星期内，跟踪你是如何花费时间的。有很多时间跟踪应用程序和软件程序可以帮助你，其中许多是免费的，至少在基本水平上是如此。Toggl和Harvest是几个流行的选择。如果你愿意，你也可以使用简单的电子表格或纸笔。
每次你开始一项新的任务时，用你选择的方法进行记录，然后记下完成时间。这可能看起来像很多工作，但记住这只是一个星期的工作。这样做的目的是为了清楚地了解现在的情况，以便你能开始向你的理想状态转变。
例如，你可能会发现，你的实际时间花在了不同的任务上，它看起来是这样的。
- 修复软件中的错误（30%）。
- 会计和财务（20%）。
- 电子邮件和管理任务（20%）。
- 撰写公司博客（10%）。
- 保持社交媒体的存在（10%）。
- 审查员工表现（5%）。
- 营销活动（5%）。
不太好。你把大部分时间花在那些不能推动你的业务发展的任务上，而没有找到任何时间来做重要的事情，如规划、战略和推销新业务。
你如何才能从现实走向理想状态？我们接下来会介绍这个问题。
3.委托什么
你现在应该有两份清单：一份是理想的，一份是反映现实的。将这两份清单相互比较，并制定一个计划，说明哪些需要削减，哪些需要更加重视。然后开始挑选个别任务，并把它们委托给别人。
你应该委托哪些事情？
行政管理
有些事情是明显的授权对象。例如，常规的行政任务，显然不能推动你的公司发展，也不需要你的关注。它们很重要，但你可以很容易地把它们中的大部分委托给公司的其他人。
如果你没有可用的员工，或者如果资金紧张，可以考虑使用虚拟助理。这样你可以得到更多的灵活性，并且可以以比雇佣全职员工更低的成本完成你的任务。像Upwork这样的网站的质量是相当不稳定的，但有很多合格的人在那里。你也可以在在线工作论坛上发帖，或尝试像Zirtual这样的网站，该网站专门为公司提供总部设在美国、受过大学教育的虚拟助理。
审批
占用企业主大量时间的一个常见任务是检查和批准其他员工已经完成的事情。
如果你已经雇用了优秀的员工，你不需要一直看着他们的肩膀。例如，相信你的销售人员会与关键客户和潜在客户沟通，而你的营销人员会处理博客和社交媒体账户。如果一项任务属于别人的专业领域，你就不应该参与其中，除非真的有不寻常的关键情况，可能有更广泛的影响。否则，就不要对每个决定都进行审批。
你不擅长的事情
经营企业涉及很多可能不是你的核心优势的任务。尽可能多地将这些任务外包或委托给别人。
例如，正如我们在最近的簿记基础教程中所看到的，许多小企业主根本没有专业知识或兴趣来做好他们的账户管理。你可以学习要点（本教程将帮助你），但如果这根本不是你的强项，你可以聘请一个记账员和/或会计师来承担日常的账目管理，这样你只需要从更高的角度来考虑。
同样，如果你不是特别懂技术，就不要试图自己设计和经营自己的网站。当然，雇用帮手是一笔开支，但把你节省的时间加起来，你往往会有收获。
你擅长的事情，但要雇用别人来做
在我们上面的例子中，软件公司的CEO花了30%的时间来修复代码中的错误。如果她创办了一家软件公司，那么编码是她擅长的事情，这很合理。但这是对她时间的良好利用吗？
假设她有其他员工可以处理这个问题，显然答案是 "不"。作为公司的负责人，她的时间最好花在规划和战略等事情上，正如第一部分所概述的那样。
但是，经常会发生的情况是，人们跳进去从事他们知道如何做的事情。他们知道他们应该把这样的任务委托给别人，但他们认为，"如果我自己做，会更快"。所有这一切都会耗费时间，并将责任从你所雇用的人身上夺走。
一句话。即使在短期内自己做可能会更快，但从长远来看，帮助别人学习如何做会更好。
4.如何有效地授权
如果你做得不对，授权实际上会产生更多的工作，因为你花在纠正别人的错误和消除误解上的时间比你节省的时间还要多。危险的是，你最终会认为这不值得，而自己再去承担这个任务。因此，这里有一些正确做法的指南。
慎重选择
如果你不把任务委托给正确的人，你可能会受到《华尔街日报》文章中所说的 "回旋镖效应 "的影响。你委派了很多任务，但后来发现这些任务又回到了你身上，因为你委派的人无法完成这些任务。
为了避免这种情况，请确保你正确管理你的资源。如果你委托的人自己已经被工作淹没了，任务就不会得到完成，或者至少不会得到很好的完成。因此，要检查他们的工作量，如果有必要，可以雇用额外的帮助。并考虑你所委托的人的长处和短处，以确保他们有能力完成你所要求的工作。
给予明确的指示和支持...
成功授权的一个关键因素是给予明确的指示。时间研究顾问马克-埃伍德（Mark Ellwood）建议，首先要明确期望的结果和员工将拥有的决策权的数量。解释有哪些资源可用，并询问他们是否有其他需要。
然后，沿途设置里程碑，并要求提供进度报告，以确保事情保持在正轨上。在项目进展过程中，以及在项目成功完成后，一定要给予表扬和反馈。
...但要相信员工能管理好这项工作
尽管你应该参与并帮助你所委托的人，但不要进行微观管理。这有悖于授权的目的。"埃尔伍德说："授权的是目标，而不是程序。埃尔伍德说："概述期望的结果，而不是方法。需要做什么，何时完成？"
之后，让员工自己去实现这些结果。你可能有你自己的工作方式，但授权是关于放弃对细节的控制。因此，退后一步，让他们去做吧。
5.不应授权的事项
有一些任务是企业主永远不应该委托给别人的。以下是你应该始终保持对自己的控制，或者至少是密切监测的事情。
监测财务健康
正如我们在第三部分所看到的，日常的簿记工作可以安全地委托或外包。但是，你应该始终对你公司的财务健康状况有一个清晰的认识，并预测下一年的情况如何。定期监测你的财务状况，并知道它们处于什么状态，是你根本无法委托的事情。通过各种手段，在细节方面寻求帮助，但要确保至少监测高层次的数字。例如，这里有几个需要关注的关键利润指标。
雇用关键人员
一个企业的生死取决于经营它的人。随着你的公司越来越大，你可能会把一些招聘任务委托给人力资源经理。但是，当涉及到关键人员时，保持参与是好的。史蒂夫-乔布斯（Steve Jobs）曾经带着苹果公司的潜在雇员在帕洛阿尔托（Palo Alto）附近长时间散步，这样他就可以了解他们，看看他们是否适合。马克-扎克伯格后来在Facebook也采用了同样的方法。
管理危机
你的客户数据库刚刚被黑，有可能泄露他们的密码和财务数据。你的旗舰软件产品的最新版本充满了漏洞。你的人力资源经理因性骚扰而被起诉。
这些都是对你公司声誉的重大威胁，需要你全力关注。你可以委托一些单独的任务，如准备新闻稿和处理客户投诉，但你需要在管理整个危机时非常亲力亲为。
请记住，不是每一个 "危机 "都是关键性的业务。有些事情你的员工可以自己处理。但是，如果它对你的业务是一个严重的威胁，不要委托他人：要参与进来。
接下来的步骤
在本教程中，你已经看到了如何确定要委托的任务，并得到了一些有效的提示。现在是采取行动的时候了。列出第一部分的清单，说明你认为你应该如何花费你的时间，然后跟踪你一周的时间。比较这两份清单，并利用本教程的指导原则，提出一套你可以委托的任务。
你可能永远无法达到你的 "理想状态"--总是要做出妥协，而且意外事件会使你脱轨。但是，只要稍加计划和一些经过深思熟虑的授权，你就可以在你的日程表中释放出宝贵的时间，让你有更多的时间去做那些能真正推动你的业务发展的事情。
编辑注：本内容最初发表于2014年。我们再次分享它，因为我们的编辑认为这些信息仍然是准确和相关的。
