你的脑海中是否有一个模糊的 "待办事项 "集合，使你从你应该做的工作中分心？你是否曾经忘记完成重要的任务？或者你觉得自己被责任所淹没？
使用GTD系统，避免被你的任务压垮。图片来源。Envato Elements
如果是这样，你并不孤单。不知所措是当今世界的一个普遍现象，以至于生产力专家已经开发出了处理它的系统。其中最受欢迎的是Getting Things Done（GTD）。让我们来看看它是如何运作的*--以及*你如何在自己的生活中实施它。
开放式循环，GTD解决的问题
20世纪20年代，出生于立陶宛的研究生Bluma Zeigarnik像许多研究生一样坐在一家餐馆里*，*思考着在她的博士论文中写些什么。她注意到，服务员有一种记住复杂订单的诀窍。这使他们能够将正确的食物送到正确的桌子上，并在顾客吃完饭后提交支票。
Zeigarnik还观察到，一旦订单完成并付款，它似乎就会从服务员的头脑中消失。如果有顾客回来询问他们在餐厅吃过的饭，服务员就会努力回忆。
通过观察，Zeigarnik提出了一个理论：我们的精神能量会被未完成的任务所吸引。一旦一个任务被处理完了，我们就会把它从我们的头脑中删除。实验室研究证实了泽加尼克的理论。我们的注意力会被未完成的任务所分散，这一概念被称为 "泽加尼克效应"。
大卫-艾伦（David Allen），GTD系统的创造者，将这些分散我们注意力的任务称为 "开放循环"。艾伦将开放式循环定义为
任何吸引我们注意力的事情，不属于它的位置，它的方式。
艾伦说，开放环路可以是像 "结束世界饥饿 "这样大的待办事项，也可以是像 "更换电动削笔器 "这样小的待办事项。重点是这个。
即使是那些没有意识到 "压力过大 "的人，当他们学会更有效地控制他们生活中的 "开放循环 "时，也会无一例外地体验到更大的放松，更好的专注，以及更多的生产能量。
从本质上讲，GTD是一个控制开放循环的系统，因此你可以更好地专注于手头的工作。显然，它不能使你完成生活中所有的开放环路*--*毕竟，还没有人找到解决世界饥饿的可行办法。但它确实让你放心，你正在以某种方式处理所有的开放环路。因为这让你更有效率，你最终会关闭更多的循环。
当你使用GTD时，你生活中的每一个开放循环都会有一个地方。实际上，它是你所有开放环路的一个文件柜。你的一些文件或开放性循环将被藏起来，以便你以后在适当的时候返回。其他的将被放在最上面的抽屉里，准备好让你尽快访问和处理。
除此之外，GTD还提供了一个系统来决定下一步该做什么。因此，你不必再为 "我下一步该做什么 "这样的想法而分心，你总是知道下一步该采取什么行动。
完整的GTD系统在David Allen的书《Getting Things Done》中得到了探讨。像这样的文章可以概述其基本结构，但这已经足够让你开始了。
准备好学习基本知识了吗？那就让我们开始学习吧。
第1步：收集
GTD系统的第一阶段是收集你的开环。你可以用一系列的工具来做这件事，也就是所谓的收集桶。你的收集桶可以是。
- 实物收纳箱
- 纸和笔
- 记事应用程序
- 口述录音机
- 电子邮件
你收集的许多开环将来自你自己的想法。其他的将是外部的，例如客户的电子邮件或电话。
收集阶段的运作遵循三个基本原则。
- 每一个开放环路必须在你的收集系统中，而不是在你的头脑中。
- 你必须有尽可能少的收集桶，只要你能做到。
- 你必须定期清空它们。
在你的收集系统中保持每个开放的循环是至关重要的。无论一项任务看起来多么微不足道或不堪重负，如果它在你的脑海中，就把它写下来。否则，它就会让你分心。艾伦写道。
你什么时候才能知道你脑子里还有多少东西可以收集？只有当什么都不剩的时候。如果你的某些部分甚至隐约意识到你没有得到全部，你就不可能真正知道你已经收集了多少百分比。
你选择的收集桶是由你自己决定的，并基于你的个人情况。然而，值得牢记的是，电子邮件尤其是多功能的。没有什么可以阻止你给自己发送电子邮件，说明要完成的任务，而不是用一个单独的应用程序来记下它们。
现在，让我们来看看，一旦你填满了你的收集桶，你如何能清空它们。
第二步：清空水桶
正如我们在介绍中指出的，不可能完成你所有的开放循环。那么，如果你不能完成你所记下的所有任务，你怎么能保持你的收集桶为空呢？根据Allen的说法，GTD过程的这一部分 "可能是我为几乎所有与我合作过的人做出的最关键的改进"。这个过程有几个子步骤。
第2a步：识别项目
当你从你的一个收集桶中拿出一个项目来处理它时，首先要问："这是什么？"
这对那些来自其他人的物品特别有帮助*，*比如电子邮件和信件。只有弄清楚它们是什么，你才能决定你需要做什么任务来关闭这个开放的循环，或者你是否需要对它做任何事情。
第2b步。问自己。"我是否需要对此采取行动？"
如果你对这个问题的回答是 "不"，那么你可以做三件事之一来处理这个项目。
- 把它扔进垃圾桶。
- 把它归档为 "有一天/也许"。(这是针对任何你在未来可能想做，但现在不能做或不想做的事情。）
- 把它归为 "参考"。你不需要对它采取行动，但你以后可能需要这些信息。有一个有组织的系统来归档参考项目是个好主意。
如果答案是 "是的，在未来"，那么为了处理这个项目，你应该设置一个自动提醒，比如在你的日历中设置一个提醒，提醒你何时需要采取行动。
对于上述任何一种结果，你已经处理了该项目，它可以从你的收集系统中删除。
注意：有可能你的收集桶中的大多数项目都不会超过这个步骤。这是GTD过程中最重要的一步，因为它允许你 "停放 "开放循环，而不是让它们挡住你的注意力。
如果答案是 "是的，尽快"，那么你就可以进入第2c步了。
第2c步：问自己。"我在这方面需要采取的下一个行动是什么？"
你已经决定你需要采取行动。现在你需要决定这个行动是什么。
这个行动必须是关闭开放性循环的下一个合乎逻辑的行动。如果只需要一个行动，就继续到步骤2d。
如果关闭循环需要一个以上的任务，那么你需要两件事。
- 将该项目添加到你的项目列表中。
- 将该项目分解为一组较小的任务，然后将这些任务放入你的收集桶中。
注：项目列表是任何需要一个以上任务才能完成的开放循环的列表。艾伦建议保留一个项目列表，作为跟踪你仍在工作的开放环路的一种方式。一旦一个项目的所有子任务都已完成，它就可以从项目列表中删除。
步骤2d。对小任务采取行动
这个阶段是要问自己。"我能否在一次行动中完成这项任务，时间不超过两分钟？"
像这样的小任务可以是。
- 发送一封简短的电子邮件。
- 签署一封信。
- 打印并归档一份简短的文件。
如果这个问题的答案是 "是"，那么就去完成这个行动。如果不是，就进入下一个步骤。
第2e步。在可能的情况下进行授权
现在问自己。"我是否需要做这件事，或者我可以把它委托给其他人？"
如果你可以把任务委托给别人，就这样做。如果这是你需要自己做的事情，那就继续下一步。
第2f步。把它添加到你的下一步行动列表或你的日历上
你的任务现在被添加到两个地方中的一个。
- 你的下一步行动列表。下一步行动列表本质上是一个任务的待办事项列表。
- 你的日历。如果任务要求你在特定的时间或特定的日期做某事，那么就在你的日历上安排它。
到目前为止，在本教程中，你已经遇到了下一步行动列表和项目列表。从实际情况看，这些清单是什么？根据Allen的说法，清单是
某种可再生的提醒集，可以是笔记本纸上的清单，也可以是一些电脑程序中的清单，甚至可以是为每个项目单独存放一张纸的文件夹。
第三步：整理你的下一步行动清单
如果你的下一步行动清单上有30个以下的项目，你可以直接跳到第四步。
但是，如果（像大多数人一样）你的下一步行动清单上的项目明显多于30项，那么整理你的清单是个好主意。
你可以用两种方式来组织你的清单：按背景和按优先级。最好的办法是先按上下文组织你的清单，然后按优先级组织你创建的每个上下文子清单。
按上下文
要按环境来组织你的清单，请问你自己，"我需要在哪里做这个任务？"情境可以是物理位置，如在办公室、家里或超市里。它们也可以是具体的情况，如 "处理电子邮件"、"打电话 "或 "参加每周的团队会议"。
对于每个潜在的情境，你都要创建一个下一步行动的子清单。
按情境组织意味着无论你在做什么，你都可以看一下你的下一步行动清单，看看你需要做什么。
按优先次序
艾伦对如何确定任务的优先次序提供了有限的指导。他建议提出这样的问题。
鉴于[我]的环境、时间和精力，什么会给[我]带来最高的回报？
他的另一个建议是，从你的长期生活目标出发来考虑你所做的任务，而不是不断地寻找要扑灭的火。这类似于艾森豪威尔矩阵的方法，它帮助你根据任务的紧迫性和重要性来确定优先次序。
另外，你也可以用 "吃青蛙"的方法来确定你待办事项的优先次序，该方法主张先做你最不想做的任务。这个想法是，把最糟糕的任务做完，会给你带来一阵生产的能量。
或者你可以尝试马克-福斯特的 "最终版本"，即根据你最想做的事情来确定任务的优先次序，从而确定你最有精力做的事情。
你可以在这个Business Tuts+教程的第3步中了解到更多关于 "吃青蛙"和 "最终版本"的信息。
第四步：把事情做完!
现在，你已经创建了你的下一步行动清单，并按照背景和优先级组织了清单，你已经准备好开始工作了。
记住，你的日历上也会出现一些任务，所以也要为这些任务留出时间。
如果有什么事情让你分心或扰乱你的注意力，把它写下来，并把它添加到你的收集桶中。这样，你就可以稍后处理它。
第五步：回顾你的清单
GTD的最后阶段是审查你的清单。有三种审查方式很关键。
- 新环境审查。每当你处在一个新的环境中，就检查你的下一步行动清单。这可以培养你的习惯，无论你在什么情况下，都要把工作放在最优先的位置。
- 每日日历回顾。每天早上检查你的日历，注意你在未来一天需要完成哪些预定任务。
- 每周的清单和水桶审查。艾伦说每周回顾对于GTD系统的成功是 "至关重要 "的。
在每周的回顾中，你应该做以下工作。
- 清空你的收集桶。理想情况下，你应该尽可能经常这样做。你的每周回顾确保它们每周至少被清空一次。
- 审查你的系统。这包括审视GTD在哪些方面对你有用，哪些方面可以改进。你的收集桶在你需要的时候是否可用？你可以减少收集桶的数量吗？你是否需要在你的系统中增加更多的语境？你的参考文件的组织程度如何？如果你需要根据你的审查来调整任何东西，就这样做。
- 清理和更新你的清单。开始一个新的下一步行动清单，从上一周的清单中转移仍然需要完成的任务，并从你的收集桶中添加新的项目。此外，审查你的项目清单，并删除所有任务已完成的项目。
这就是Getting Things Done
这就是GTD系统的简述。为什么不试一试，看看停放和关闭你的开放循环是否能提高你的注意力？
资源
图片来源：P.J. Onori设计的Loop，来自Noun项目。
编辑注：本内容最初发表于2014年。我们之所以再次分享，是因为我们的编辑认为这些信息仍然是准确和相关的。
