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七个自动化工作流程为你的团队提高生产力
自动化工作流程可以提高生产力，节省重复性工作的时间。团队可以利用自动化来完成人工任务，如沟通。
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Aug. 06, 21 -敏捷区 -分析
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自动化并不总是关于高耸的机器人！有时，它可以是简单的软件应用程序，减少重复性的工作，从而为更重要的工作腾出时间。有时，它可以是简单的软件应用程序，减少重复性的工作，从而为更重要的工作腾出时间。而这通常被称为工作流程自动化。
根据万维网的说法，工作流程自动化是一系列取代人工步骤的自动化行动，以节省日常业务流程的时间和资源。
想一想，你的团队中的每个人每天花3.1小时检查和发送他们的电子邮件，甚至更多。这就意味着每周超过15个小时--15个工作小时的稀缺资源在一周内被预订，做着平凡的活动。
这听起来并不富有成效。对吗？
嗯，这只是问题的一个部分。
标准的手工流程，包括回复电子邮件或更新电子表格中的数据，在日常业务中花费了大量资金。此外，还有一些额外的挑战，例如。
- 流程缺乏明确性
- 浪费了时间和预算
- 降低生产力
- 增加劳动成本
考虑到所有这些，让我们看看一些简单的、急需的工作自动化，团队可以用来节省时间和提高整体生产力--无论其规模、类型或行业。
1.从你的电子邮件中建立任务列表
这可以说是一个常见的挑战或一个典型的人为错误，但个人和团队往往不能及时对某一信息采取行动，因为它在电子邮件中丢失。
在这种情况下，有一套自动化的程序来对电子邮件中的待办事项进行分类，当然有帮助。与其手动检查大量的电子邮件，你可以连接Gmail和Google Hangouts聊天，以保持你的收件箱有条不紊，并在收到特别标记的电子邮件时得到即时通知。你还可以根据电子邮件主题行、日期、发件人、收件人、标签等创建任务或请求。
2.减少CRM中的人工依赖性
使用最好的CRM软件的概念本身就是对你的销售团队的一种祝福。大量的销售代表都认为，拥有CRM软件有助于实现65%的销售配额。
那么，由于CRM自动化，你可以让你的团队做得更多。
CRM自动化可以简化你的销售和服务业务的一系列功能，如果实施得当，从而使销售代表有更多时间做他们最擅长的事情--销售。销售代表可以将谷歌表格与Salesforce或任何其他流行的CRM连接起来，以创建一个更精简的销售管道，并将无数小时的手工数据输入自动化。这将帮助他们更快地产生和完成线索。
另一种快速更新CRM联系人记录的方法是使用CRM的电子邮件集成。许多CRM提供这种功能，因为它可以提高工作效率，节省时间。例如，HubSpot CRM允许用户将他们的电子邮件连接到CRM，以触发预定的电子邮件序列，在一个地方跟踪客户的对话和笔记，记录通话录音，等等。
3.简化团队之间的沟通和通知
高质量的沟通和日常的生产力--这就是为什么一个渠道不足以高效和有效地沟通。
大多数团队已经采用了多应用的方式进行业务沟通。这里的挑战是，随着业务开始增长，更多的对话开始在不同的渠道上发生，要保持每个人都在同一页面上，往往会变得不堪重负。
自动化工作流程是简化和优化内部和外部日常沟通的一个好方法。例如，假设Slack是你的团队的首选沟通方式，而你也使用Zendesk这样的应用程序作为客户沟通空间。在这种情况下，你可以创建并运行一个工作流程，为Zendesk的更新自动发送Slack通知。你甚至可以通过设置自定义工作流来自动管理Zendesk中的票据、代理和用户。
或者，您使用Salesforce作为您的销售CRM，使用Acquire进行客户互动。Acquire让您与Salesforce无缝集成，使销售和支持之间的协作变得顺畅和容易--现在将其与传统的沟通模式相比较，后者会交换一个又一个的电子邮件，结果更糟糕
同样地，连接你所有不同的沟通渠道，使你的团队免于在不同的应用程序之间不断切换，而专注于真正的行动和结果。
5.将营销活动的不同部分联系起来
无论是社交媒体平台、电子商务网站，还是像反馈调查表这样简单的东西；你的营销团队拥有比以往更多的客户数据。但是，不幸的是，这意味着他们将需要更多的时间来组织和分析数据--而用于实际营销和客户沟通的时间则更少。
然而，通过自动化所有（或大部分）的营销流程，你将为你的团队节省大量的时间和麻烦。为特定受众开展社交媒体活动的营销人员可以连接Typeform和Facebook自定义受众，在用户填写表格时，将电子邮件地址添加到他们的Facebook中。这将帮助他们轻松地培养这些线索，使其更容易实现流程自动化，而不是手动添加条目。
6.节省花在安排会议上的时间
平均而言，一个团队每周花15%的工作时间来管理围绕会议的活动。说白了，这还不包括他们参加会议的时间。
你看到这里的问题了吗？
你的团队的宝贵时间被浪费在计划和参加会议上--他们可以把时间花在完成事情和取得进展上。
在这种情况下，将会议生命周期从头到尾自动化是一个聪明的黑客。
如果GoToWebinar是你的会议和在线会议的首选平台，将GoToWebinar与Salesforce连接起来，使创建、更新和安排会议的过程自动化。这样一来，你就会花更少的时间来计划会议，而有更多的时间专注于行动项目。
6.改善文件管理
文件管理是每个企业的一个繁琐而关键的部分。如果没有正确的组织或管理，你会使自己和其他人受到数字混乱的影响。
幸运的是，有专门针对文件和文档管理的自动化工作流程可以让你免于麻烦。
在简单的无代码自动化的帮助下，你可以设置流程来自动保存电子邮件附件，创建文件或在谷歌文档中为所需的谷歌账户添加内容。如果你有一套正确的自动化程序，你可以让你的整个文件管理系统处于自动驾驶状态--不需要复制粘贴!
7.自动创建和解释发票
对于采购量大的B2C公司来说，花在发票处理上的精力和成本是一个重要因素。如果你的团队经常花太多时间生成发票，或者更糟糕的是，手动发送每张发票，他们的生产力就会受到损失。
即使在发票管理几乎完全数字化的今天，这个过程的一部分也需要手工输入数据。但是，与其让你的团队做繁琐的记账工作，你可以设置一个系统，代表他们来做这项工作。
大部分业务都在网上进行的公司应该连接QuickBooks和Stripe，以避免人工记账的麻烦。这样做的好处是，你可以专注于其他重要的任务，而你的所有交易和客户资料都会在应用程序之间实时同步。
总结
我们生活在一个数字时代，企业正在走向完全的数字化转型。因此，摆脱手动、耗时的日常工作是我们清单上的第一要务。
我们对重复性任务的自动化程度越高，我们就会有更多的时间来完成更多的工作。我们在本文中提供的工作流程将帮助你确保这一点。
然而，工作流程自动化并不限于这一个列表。
平均而言，一个小企业在日常运作中使用超过7-10个商业应用程序。仅此一项就构成了大约100多个自动化项目，甚至更多。
所以，继续吧，让你的团队提高他们的生产力，用自动化工作流程做得更多。
主题。
自动化和技术解决方案, 生产力和技术,工作流程自动化
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