Excel是一个处理数据的优秀工具，但它也有其局限性。当你有过于复杂的公式，或者当你的电脑在打开Excel文件时崩溃，那么也许你应该考虑使用不同的文件格式。
那么，在哪些使用情况下，你应该考虑使用不同的软件？以下是你应该使用另一个应用程序的几种情况。
1.大规模的数据库
如果你不精通计算机，你可能会认为Excel（或谷歌表格）是存储数据的唯一方式。毕竟，最新版本的Excel有16,384列和1,048,576行，总共有高达17,179,869,184个单元格。
虽然这是一个很大的信息量，但你应该知道，你的电脑将一次性加载所有的信息。因此，如果你使用大量的单元格，你可以预期你的电脑会运行缓慢。有一百，甚至一千行都不会有问题。
然而，如果你多年来一直在汇编数据，或者如果你有多个用户向一个文件添加信息，即使是强大的计算机也会努力加载。这是因为微软在打开文件时加载了所有的数据。
虽然这对分析短期数据很有用，但如果你只需要分析特定的信息，这就浪费了计算能力。例如，如果你需要一个客户的电子邮件地址，你不需要加载所有其他的客户数据库。
储存数据的一个很好的选择是使用专用的数据库软件或服务。它们提供与Excel相同的功能，如数据分析，但功能更多。如果你是微软套件的粉丝，你可以使用微软的Access。其他替代品包括LibreOffice Base和其他。
2.复杂的数据分析
Microsoft Excel有大量的可用公式。它提供了从最简单的和公式到复杂的函数，如净现值（计算货币的时间价值）和预测（用于计算未来价值）。
然而，如果你发现自己在做多个复杂的函数，那你就该考虑其他的解决方案了。如果你的公式的变量都是基于原始数据的，那么Excel是一个很好的工具。但是，如果你发现你的函数是基于本身就是公式的单元格，请考虑使用专门的分析软件。
如果你的电子表格依赖于多个公式，增加的复杂程度意味着错误很容易不被发现。而且，即使你发现了错误，如果你的公式有三行长，也不容易追踪它们。
与其使用Excel处理复杂的情况，不如尝试学习Python这样的编程语言。它很容易理解，而且有一些免费资源可以让你开始学习它。而如果你不倾向于学习编程，你也可以使用专用的数据分析工具，这些工具更容易使用。
3.项目管理
在Asana和Trello等专门的项目管理工具出现之前，许多专业人士使用微软Excel。毕竟，它很容易设置。你甚至可以下载模板来帮助你开始。
但是，一旦你的团队壮大，或者你开始得到更多的项目，事情就变得复杂了。除非你使用Excel的在线版本，否则你的团队不能同时使用你的项目管理文件。而且，当你添加更多的任务和子任务时，你可能会在一张表格中出现太多的信息。
此外，由于更多的人可以访问该文件，出现意外混淆的可能性更大。他们可能会无意中改变一个公式，甚至删除关键信息。创建和分配项目的依赖关系也会变得很混乱。
这就是为什么最好是找一个专门的任务管理应用程序来管理你的团队。专门制作的应用程序将使你和你的团队能够清楚地了解需要做的一切。你甚至可以将任务分配给特定的成员，这样就不会有任何事情被忽略。
如果你的预算有限，你可以在网上找到免费的项目管理工具。现在，你可以让每个人都保持在同一起跑线上，而不需要花费一分钱。
4.表格
由于其易于使用，Excel经常被用作表格。已经有很多活动和聚会使用笔记本电脑和Excel文件进行客人登记的例子。
使用Excel（或任何电子表格）作为表格很方便，因为组织者可以直接分析他们的数据。然而，这也有几个缺点。
- 首先，你将无法控制数据的输入。任何人都可以输入不正确的信息，而你却毫无察觉。也没有数据的标准化。一个人可以在州下键入纽约，而另一个人则会写成纽约。这在数据分析中是有问题的。
- 其次，如果你有多个注册网站，你将有独立的数据集，需要合并。这需要时间，并可能在你的数据中引入错误。这也可能导致工作的重复，因为用户可能会输入两次他们的数据。
- 第三，没有数据隐私。如果你使用电子表格，任何人都可以滚动浏览条目并收集数据。他们甚至可以改变现有的信息，这将歪曲你的数据。如果通过你的Excel注册发生数据泄露，你可能会被追究责任。
- 最后，如果你要使用Excel进行在线注册，它并不适合大型数据库，这一点已经说过。
5.财务数据分析
当你用Excel来跟踪财务数据时，有可能你要链接到多个来源。这些来源可以是其他Excel文件，在线数据库，甚至是金融网站。然而，在你添加这些的时候，引入错误，或得到过时信息的机会就会增加。
早在2012年，摩根大通甚至发生了一起事件，在计算风险时，一个公式意外地使用了价格总和，而不是其平均值。这反过来又给了一个比实际价值低两个数量级的结果，导致该银行在交易中损失了60亿美元。
虽然还涉及其他问题，但这个写错的公式是导致这一巨大损失的一连串错误的一部分。
使用专门的软件
Microsoft Excel是一个优秀的电子表格。它对于小型数据集或如果你作为概念验证进行尝试是很好的。但是，如果你想扩大你的工作规模，你应该考虑专用软件。
使用专门为你的目的开发的软件会给你更好的功能，工作更快，让你更有效地完成工作。虽然其中一些会花费时间或金钱（或两者兼而有之）来设置，但从长远来看，这将为你节省资金。
