疫情期间，传统办公短板频现。很多人发现：脱离线下办公场景后，找人签字盖章难、分散在各人电脑的内部数据调用难、跨层级跨部门的业务推进更是难上加难……每个人俨然成为信息孤岛。如何将这些“孤岛”连接起来，如何解决管理难题，成为各大组织的共同需求。
2020年7月，国家发展改革委、中央网信办、工业和信息化部等13个部门联合印发《关于支持新业态新模式健康发展 激活消费市场带动扩大就业的意见》，鼓励发展便捷化线上办公。2021年12月，中央网络安全和信息化委员会印发《“十四五”国家信息化规划》，进一步释放出我国加快数字化建设进程的信号，特别指出优先推动企业数字能力提升行动与基层智慧治理能力提升行动。
在疫情催化与政策持续推动下，在线协同办公需求呈现爆发式增长，在线协同办公软件被大规模应用。社交化协作沟通零时差，申请/审批全流程自动化，签字盖章全程电子化操作，知识文档秒级搜索定位，报表图例一键生成……传统模式下，受限于时间、空间、终端设备的办公场景，被在线协同办公一一解锁。独立的个体、庞大的组织都能从中享受到红利。
疫情总会过去，办公方式经过数字技术的不断渗透，将来会否逆转？在线协同办公行业能否持续升温？在线协同办公能为组织带来什么？不同组织在拥抱协同办公时该如何找准切入点？\
行业渗透率保持在60%以上
2020年，中国协同办公市场迎来发展机遇，规模达228.5亿元，增速持续增长；2021年，随着疫情好转及线下办公场景的逐步回归，行业MAU均值仍有3.47亿的量级。行业渗透率始终保持在60%以上。这足以说明在线协同办公行业并非迎来短暂的春天，而是已经形成长期发展的势头，成为未来维持社会经济的重要手段。
除受疫情刺激外，企业和机构“上云”需求激增，也带动起协同办公市场迅速壮大。根据iMedia Research（艾媒咨询）《2021年中国企业数字化发展研究报告》，超过八成的企业用户表示有使用数字化系统，15.2%表示公司正在布局数字化系统，但尚未投入使用；在被调查者所在企业采用的数字化系统中，办公系统、电子签章系统、企业资源管理系统占据前三，其中办公系统占比最高，使用比例为52.3%。预测在未来，在线协同办公市场将持续大规模地普及，与各行各业深度融合，朝着纵深领域、细分场景方向发展，一方面继续深化组织数字化转型，另一方面不断根据组织内部的需求拓展应用场景，助推组织精细化管理。
高效赋能工作全场景
作为搭载云计算、大数据、人工智能等成熟技术的办公应用，在线协同办公相比传统的办公模式，显得更实用、更便捷、更灵活、更智能和更安全，可以赋能日常工作全场景。
根据功能的不同，目前在线协同办公主要分为四种类型，分别是：类似于钉钉的一体化协作平台，以工具为入口，同时满足即时通讯、视频会议、文档协同等办公需求；类似wps的文档协作平台，支持多终端设备及多人在线共享、储存、审阅、协作编辑；类似腾讯会议的云视频会议平台，支持多人在线连接视频会议，能够实现实时屏幕共享、远程演示、直播等功能；类似美络综合协同管理平台的企业管理平台，以办公OA系统为切入点，强调流程化，可为组织提供考勤、人事、财务、流程审批、ERP等多种智能化的管理服务。
可以发现，在线协同办公行业发展至今并不仅意味着工具与技术的迭代，更重要的是实现组织环节与业务流程的改进。相比传统的本地办公模式，在线协同办公最基本的特征是在把云计算、云端储存等SaaS技术应用在办公软件上，用户利用PC端、web端、移动端就能解决协作难题，一方面解决最基本的即时沟通与流程审批难题，满足日常审批、信息交流、业务管理、资产管理等协同办公需求，另一方面可集成第三方软件，通过统一入口整合不同功能与数据，助力企业和机构提升运转效率、整合组织内外部资源以及保护数据安全。\
按需定制，精准匹配需求
根据前文所述，在线协同办公可以做到无地域限制、无时间限制、多功能模块整合、多终端共享与协同，将物理世界与数字世界打通。但由于不同行业的劳动力存量、组织的员工规模和业务性质存在差异，在线协同办公产品难以做到一个模式全行业通用。因此，厂商通常会根据目标群体的特征构建服务体系，提供有针对性的、精准化的服务，让组织可以用更低的成本实现员工个体与组织间、不同部门与业务间、组织内部与外部间的协同。
他山之石，可以攻玉。组织在适应协同办公、走向数字化转型之路时，能否从如火如荼的协同办公行业中找到可供借鉴的经验？iMedia Research（艾媒咨询）《2021年中国协同办公市场趋势及标杆案例研究报告》显示，使用协同办公产品的组织主要有党政军/央国企、大型民营企业和中小型企业。组织功能不同，对于产品的功能和使用体验需求也各不相同。相应的方法论如下：
党政军/央国企：构建自有的、安全合规的平台
党政军/央国企资源充足、管理方式成熟，需要形成业务闭环、管理闭环，同时保证信息安全、隐私安全，但由于组织架构庞大、层级复杂，导致业务数字化需求较为复杂。因此，定制化服务将是最优选择：先构建管理平台，再集成垂直应用，形成多端接入的移动化系统，提供专属的即时通讯功能，满足组织全面数字化、灵活办公的需求，同时采用私有云服务，透过技术实现通讯安全管理、账号安全管理、内容安全管理和流程安全管理，全方位保护信息安全。
举个例子，由美络科技组织实施的某市政府“信创OA办公平台”项目，就是基于信创体系的架构体系，构建高效的电子政务信创OA办公平台，对公文管理、督查督办、办理流程等实行全面的标准化管理，实现全市各级机关政务电子化。
大型民营企业：打造高效率、低成本的数字化办公平台\
大型民营企业为实现规模化管理，通常需要搭建底层的软件平台，基于综合管理平台接入其他系统，整合功能与入口。因此平台的建设需要高度定制化，根据自身规模和办公场景需求自主选择，同时考虑以下三点要素：一是产品功能性，厂商的技术和产品体系能否满足企业需求；二是解决方案能否覆盖云、端和垂直行业；三是厂商的服务是否具有可持续性。
中小型企业：由点及面布局，解决基本的办公需求
相对于大型组织自上而下的数字化需求，中小型企业的协同办公需求是由点及面的。中小型企业资源有限，业务数字化需求较为简单，在采购协同办公产品时从低成本、解决突出需求、能获取显著效果的角度出发，满足诸如审批、考勤等刚需，同时要求软件容易上手、开放性好、能够自主开发。
在线协同办公的重要性日益凸显。根据《2021年在线协同办公行业研究报告》，未来十年元宇宙等新型数字技术发展将推动更多协同办公应用场景落地，而更多元化、更复杂的协同办公场景也将在日常工作中落地并成为主流，助推组织在数字时代跑出发展加速度。
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