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当用户面对海量的数据时，若要从中获取最有价值的信息，不仅要选择数据分析的方法，还必须掌握数据分析的工具。Excel 2003提供了大量帮助用户进行数据分析的功能。本篇主要讲述如何在Excel 中运用各种分析工具进行数据分析，重点介绍排序、筛选、数据透视表、Mivrosoft Query、分析工具为、单变量求解、模拟运算表等，同时配以各种典型的实例，使用户能够迅速掌握运用Excel 进行数据分析的各种功能和方法。
第２６章 在数据列表中简单分析数据
２６．１ 了解Excel 数据列表
Excel 数据列表是由一行文字字段组成的有组织的信息集合，它还有数值或文本的附加数据行。图展示了一个Excel数据列表的实例。
此数据列表的第一行是文字字段，下面包含若干行数据信息。它一共包含９列，分别由文字、数值、日期不同类型的数据构成，年终奖金则是通过月工资和绩效系数利用公式计算而得出。数据列表中列通常称为字段，行称为记录。为了保证数据列表能够有效地工作，它必须具备以下特点：
１）每列必须包含同类的信息。
２）列表的第一行应该包含文字字段，每个字段标题用于描述下面对应列的内容。
３）列表中不能存在重复的字段标题。
４）数据列表的列不能超过２５６列，行不能超过65 536行。
如果一个工作表中包含多个数据列表，列表间要以一空行或空列将数据信息分隔。
２６．２数据列表的使用
Excel最常用的任务之一就是管理一系列的数据列表，例如，电话号码清单、消费者名单、供应商名称等。这些数据列表都是根据用户需要而命名的。用户可以对数据列表进行如下的操作：
１）在数据列表中输入数据。
２）根据特定的条件对数据列表进行排序和筛选。
３）对数据列表进行分类汇总。
４）在数据列表中使用函数和公式达到特定的目的。
５）在数据列表中创建数据透视表。
２６．３创建数据列表
用户可以根据自己的需要创建一张数据列表来满足存储、分析数据的要求，具体创建过程参见以下步骤：
步骤１．在表格中的第一行，俗称“表头”，为其对应的每一列输入描述性的文字，如果文字过长，可以使用“自动换行”来避免列宽的增加。
步骤２．在每一列中输入相同类型的信息。
步骤３．依次选中数据列表的每一列设置相应的单元格格式。
提示：单击Ａ２单元格，单击菜单栏“窗口”——“冻结窗口”命令，这样在滚动数据列表时，始终可以看到标题行。
２６．３．１ Excel记录单功能
用户可以在数据列表下的第一个空行内输入数据来添加新的士信息。但是使用Excel记录单功能会更加方便一些，尤其是对于喜欢使用对话框输入数据的用户而言。
以上面数据列表为例，使用“记录单”添加新的数据信息：
步骤１．单击数据列表下的第一个空白行单元格。
步骤２．单击菜单栏“数据”——记录单命令。
步骤３．在出现的对话框中单击“新建”按钮。
步骤４．在“记录单”对话框的空白字段中输入相关信息，用户可以使用ＴＡＢ键在字段中快速移动。数据信息输入完毕后可以在对话框内单击“新建”按钮或直接按ＥＮＴＥＲ键，新增的数据即可显示到数据列表中。
“年终奖金”是利用公式计算出的，Excel会把它们自动添加到新记录中去。
有关“记录单”对话框中按钮的用途，请参阅表
Excel“记录单”对话框按钮的用途
记录单按钮
用 途
新建
单击“新建”按钮可以在数据列表中添加新记录
删除
删除已经显示的记录
还原
在没有单击“新建”按钮之前，恢复所编辑的任何信息
上一条
显示数据列表中的前一条记录
下一条
显示数据列表中的下一条记录
条件
用户输入设置搜索记录的条件，单击“上一条”和“下一条”按钮显示符合条件的记录
关闭
关闭“记录单”对话框
２６．３．２ 使用记录单为数据列表命名动态名称
为数据列表定义动态名称的方法有很多，如函数、列表等，使用Excel记录单功能也可以为数据列表来定义动态名称，以图所示的数据列表为例，具体参照以下步骤。
步骤１．将图所示的数据列表定义名称为“Database”，引用位置为“=记录单命名！1:15”。
步骤２．单击菜单栏“数据”——“记录单”命令，在出现的对话框中输入新的数据。
步骤３．单击“新建”按钮将新数据添加到所示的数据列表中。
再次查看数据列表定义的名称，引用位置变成了“＝记录单命名!1:16”，实现了随数据列表的扩展而随时更新该名称的定义。
注意：为数据列表定义的名称必须为"Database"，为数据列表添加新的数据也必须使用Excel记录单功能来添加，否则将不能为数据列表定义动态的名称。
２６．４ 数据列表排序
Excel提供了多种方法对工作表区域进行排序，用户可以根据需要按行或列、按升序或降序以及使用自定义排序命令。当用户按行进行排序时，数据列表中的列将被重新排列，但行保持不变；如果按行进行排序，行将被重新排列而保持不变。
２６．４．１ 一个简单排序的例子
未经排序的数据列表看上去杂乱无章，不利于用户查找分析数据。
要对图所示的数据列表按“科目名称”排序，请参照以下步骤进行：
步骤１．单击数据列表中的任意一个单元格，单击菜单“数据”——“排序”，出现“排序”对话框。
步骤２．在“主要关键字”下拉列表框中选择“科目名称”，如果用户想按“升序”排序，即按照“科目名称”中第一个汉字的笔划由简到繁的顺序排序，可以单击“选项”，出现“排序选项”对话框。
步骤３．在“排序选项”对话框中的“方法”选项中选择“笔划排序”选项按钮，单击“确定”按钮，返回“排序”对话框。
步骤４．在“排序”对话框中的“主要关键字”选项中选择“升序”，最后单击“确定”按钮完成。
２６．４．２ 按多列进行排序
如果用户希望列表中的记录按“月”的升序来排序、相同月份的记录按“科目名称”升序排序、“月”和“科目名称”都相同的记录按金额从小到大的顺序来排序，就要对列表中３个不同的列进行排序才能达到用户的要求。
数据列表的数据如果包含文本型数字，会出现“排序警告”。
如果用户数据列表中要排序的整列数据都是文本型数字，可以在“、排序警告”对话框中直接单击“确定”按钮，排序不受影响。
如果用户数据列表中要排序的整列数据有的是文本，还有的是数值，则需要在“排序警告”对话框中“您希望如何处理？”选项中选择“将任何类似数字的内容排序”。如果选择了“分别将数字和以文本形式存储的数字排序”排序将会出现另一种结果，这个结果在本例中不符合用户原有的排序需求。
对一张数据列表，Excel一次最多允许满足3个依据条件的排序，这在大多数情况下已经足够了。如果用户需要使用多于3个依据条件的排序，可以参照以下步骤实现。
步骤１．先对最次要的３列数据进行排序。
步骤２．再对次要的列进行排序，依此类推。
步骤３．最后对最重要的列排序。
２６．４．３对数据列表中的某部分进行排序
如果用户只希望对数据列表中的某一特定部分进行排序，例如对所示的数据列表中的５～２０行按“性别”排序，可以参照以下步骤进行。
步骤１．选择数据列表中区域Ａ５：Ｉ２０。
步骤２．单击菜单“数据”——‘排序’。
步骤３．在“排序”对话框中的“主要关键字”下拉列表中选择列Ｃ，单击“确定”按钮完成。
２６．４．４ 对数据列表中的行进行排序
按行进行排序就是说对数据列表中的列进行排序，而数据列表中的行保持不变，要对如图所示的数据列表按行排序。
步骤１．选择数据列表中Ｂ２：Ｍ７中数据，单击菜单“数据”——“排序”。
步骤２．在“排序”对话框中单击“选项”按钮，在弹出的“排序选项”对话框中的“方向”选项中选择“按行排序”。
步骤３．单击“确定”按钮，在“排序”对话框中的“主要关键字”下拉列表中选择“行１”。
步骤４．单击“确定”按钮完成。
２６．４．５使用自定义排序
Excel可以根据数字顺序或字母顺序进行排序，但它并不局限于使用标准的排序顺序。如果用户想用一种特殊的非字母顺序的排序方法对一系列数据进行排序，则可以使用自定义排序次序。用户要想查看自定义排序次序有哪些内容，可以单击要排序的数据列表，单击菜单“数据”——“排序”，在“排序”对话框中单击“选项”按钮，在弹出的“排序选项”对话框中单击“自定义排序次序”的下拉列表按钮。
Excel默认的自定义序列如下。
缩写英文星期：Sun,Mon,Tue,Wed,Thu,Fri,Sat
英文星期：Sundqy,Monday,Tuesday,Wednesday,Thursday,Friday,Saturday
缩写月份：Jan,Feb,Mar,Apr,May,Jun,Jul,Aug,Sep,Oct,Nov,Dec
月份：January,February,March,April,May,June,July,August,September,October,November,December
周：日，一，二，三，四，五，六
星期：星期日，星期一，星期二，星期三，星期四，星期五，星期六
月份：一月，二月，三月，四月，五月，六月，七月，八月，九月，十月，十一月，十二月
地支：子丑，寅，卯，辰，巳，午，未申，酉，戌，亥
天干：甲，乙，丙，丁，戍，己，庚，辛，壬，癸
如果Excel默认的自定义序列仍不能满足排序的需要，用户可以自己创建一个新的自定义排序次序，例如图所示的表二按照表一的标识顺序排序，可以参见以下步骤。
表一
标识 单价 数量
JBH1670N01
JBH1673N01
JBH1674N01
JBH1675N01
JHH1705N03
JHH1747N01
JJH1584N01
JWH1404N01
