我们时常会因为脑子里面装了太多事情，在做一件事情的时候不能完全的集中精力，心里还一直在心心念念着另外一件事情。有时候 A 项目处理到一半，突然产品过来找你，让帮忙修改 B 项目的一个样式问题，多个悬而未决的问题围绕着你，让你感到力不从心。GTD 的主要原则在于一个人需要通过记录的方式把头脑中的各种任务移出来。通过这样的方式，头脑可以不用塞满各种需要完成的事情，而集中精力在正在完成的事情。
在生活和工作大背景下，大多数人都在管理工作的过程中效率严重低下，不过，在这个新世界带来的种种压力面前，这些不足之处正变得没那么突出。随着压力的增加，小疏漏会变成大问题。错过电子邮件、不履行承诺或是避免做决定都会扩大后果的影响力。由于相关待办事项数量不减，新任务的增加速度亦无放缓，如果不能掌握工作流程控制方法的话，无异于自讨苦吃。
生活工作balance（PS：完成你的项目，履行你的义务，兑现你的承诺）
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收集引起我们注意的事务和信息；
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理清每个项目的意义和相关措施；
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组织整理结果，提出选项；
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进行思考回顾；
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选择行动。
不需要采取行动
如果答案是“否”，也就是“它”不需要我们采取任何行动，那么就有三种可能的情况：
- 无用的垃圾，根本没必要保留。
- 目前不需要，但日后可能需要处理（孵化）。
- 项目具有潜在有用信息，日后可能会派上用场（参考）。
需要采取行动
这一类材料需要我们亲自着手处理。
- 你承诺完成哪些工作？达成哪些目标？
- 下一步需要采取什么行动？
立即执行、多人协作，或者延迟处理
一旦你决定了下一步行动，紧接着，你就会面临以下三种选择：
- 立即执行。如果行动能在两分钟内完成，那么你就应该立刻执行。
- 指派他人。如果处理这件事情需要花费的时间不止两分钟，那么，你应该问一问自己是不是解决这个问题的最佳人选。如果回答是否定的，那就委托给一个合适的人员去办理。
- 延迟处理。如果预计花费的时间超过两分钟，而你又恰恰是最佳人选，那么这时，你就不得不推迟行动，把它记录在“下一步行动”活动日历上，等以后再来完成。
这个工作流程管理的基本目标是，为你任何时候所能做出的正确选择提供支持。星期一上午10点33分，你正在犹豫是继续跟进项目coding，还是清理你的遗留bug呢？一切跟着感觉走。但是，如果事前已做了计划，你对自己的决定就会表现出十足的信心。你对自己行动的态度将从期望升级为信任，由此将大大提高你行动的速度和效力。
确定具体行动
情境
事情总是多得做不完，你可以每次只做一件事。无论是否已经采取行动，关键在于使自己保持良好的状态。
每时每刻，你都受限于自己的行动能力。只有很少一部分事情对地点没有特别要求（像拿一支钢笔和一张纸就可起草对一个项目的想法），但是，大多数事情都只能在特定的地点完成（在家或办公室），或者需要借助某些特定的工具（如一部电话、一台电脑），而这正是限制我们行动选择的首要因素。
有多少时间
你所能支配的时间长短也是一个重要的限制因素。如果5分钟后你就必须去开会，你现在就不可能去执行那些耗时更久的行动。
有多少精力
你有多少精力呢？某些事情需要你头脑清醒、思路清晰、富于创造力，而另一些则要求你具备充沛的体力。还有一些事情则对这两方面都没有特别要求。
重要性
当你考虑了情境、时间、精力这三个条件后，最后你就要判断哪个行动选项会给你最高的回报了。现在，你有1个小时的时间，你坐在办公室里守着电脑显示器，你的精力指数为7.3（最高为10）。你应该做些什么呢？在群里跟业务方沟通处理问题？考虑一下新的业务需求？处理一下遗留bug和电子邮件？或者联系一下你的小伙伴，刷一会手机？
确认每日工作
执行事先安排好的工作
当你执行事先安排好的工作时，你实际上是在按照“下一步行动”清单和日历，不断地向前推进着去落实那些你早已经确定了的行动，或者控制工作流程的运转。例如，回复业务群的问题事件，记录头脑风暴的成果，参加会议，或者开启coding模式。
处理突发事件
通常会有一些预料之外的事情突然冒出来，你可能不得不放下手头的工作来应对这些紧急情况。例如，你的测试小伙伴疯狂@你修复bug，结果你就放下手头正在处理的工作同她开启扯皮模式。每天你都会碰到一些突发事件，你肯定会为此付出一定的时间和精力。但如果你转而处理这些突发事件，那就证明你认为这些事情要比你此时必须完成的那些工作更加重要。
安排自己的工作
安排你的工作，这包括清空你的工作篮，处理你的泡泡，整理你的待执行任务，并把一项项新工作分解成多项具体的、可操作的行动。 在你加工这些信息的过程中，毫无疑问，你随手解决了那些用不了两分钟就可以完成的事情（处理突发事件的另一种形式），同时把其他事情分类归档。在这个过程中，相当大的一部分工作是明确那些需要去做，但不能立刻执行的行动，并将它们分门别类地编入你的行动清单。
GTD六层视野
地面：当前行动
在你的行动清单上，堆积着需要处理的一切事务。
1楼视野：当前项目
当前需要完成的工作，这些都是你希望在相当短的时间内取得成效的事情。
2楼视野：关注点及责任范围
你的兴趣及承担的责任和义务，这些并不是必须完成的事项，可以将其作为评估我们的经验和行动的标准，以使我们在工作和生活方面保持均衡和可持续发展。将这些责任和义务一并诉诸文字，并经常回顾检视，将有助于你更加全面地对自己的项目清单进行分析和评估。
3楼视野：目标
在生活的不同领域，你希望有哪些新的体验？通过1~2年的努力，要为自己的工作开创一个什么样的新局面？随着一些新的责任和义务的产生，你需要经常调整自己的工作重心，以完成所制定的目标。在个人生活领域，情况也大同小异，你希望某些事情尽快完成，这将增加你对生活中某些方面的关注，同时减少对其他方面的关注。
4楼视野：愿景
展望未来3~5年的发展前景，你必定会从一个更加广阔的角度着眼：管理策略、周边环境发展的趋势、事业和生活转变的条件。
5楼视野：目的及原则
这就是我们整个生活的全景。你的公司为何存在？你自己为何存在？你真正在乎的事情是什么？事物的核心价值会指明它的发展方向。本层是整个检视系统的最高层，是生活的终极指南。你制定的所有目标、前景展望、规划、行动都由此决定，也都为此服务。
每一分钟、每一天你都无暇思考。你需要深思熟虑。
