关于语雀知识库的二三事

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知识库是语雀最核心的部分,伴随着语雀从零到一,除了很多设计上的挑战外,更多的是我们对于知识库的不断理解以及定义。现今知识库的迭代也在逐渐完善和迭代中,作为语雀的产品同学,来和大家分享下关于知识库的三个阶段。

阶段一:依托创作类型建立知识库

语雀知识库的诞生,要从最开始内部孵化的两个产品说起,这两个产品在 15 年的时候同期开始孵化,一个是面向文档的工具产品,一个是面向设计稿的工具产品。后来经过一段时间的思考,既然两个产品都面向知识工作者,我们决定将这两个产品进行合并,于是有了语雀的 2.0 版本,合并以后又该如何去承接两部分的使用场景和人群呢?

所以我们最开始构建了以创作能力为核心的知识库体系,分别通过文档知识库、画板知识库,用文档,管理设计稿等能力去服务这两个特定的场景。

像书本一样呈现的目录

在做语雀之前,对我们启发最大的是 Gitlab 这款产品,虽然这是一个代码管理产品,但是在内部我们一直也把它用作文档沉淀和交流的工具。印象最深刻的地方在于大家喜欢在 Github 通过 Markdown 的语法写非常有结构化的文档。所以我们在设计之初,我们也希望能够在语雀上采用一种新型的展现方式,它会区别于传统的文档工具所代表的文件夹模式,同时也保留着结构化呈现,于是有了以下的第一版设计。

在这里插入图片描述 (知识库首页早期草稿)

在这个版本上,我们将文档的管理和目录的管理区别开,文档的管理是对文档的增、删、查、改,而目录管理是对目录的编排以及文档的层级结构展现的操作。这样做有一个非常大的好处,就是当你想呈现你的文档的时候,你可以重新进行编排,就好像你在编辑一本书一样,给你的读者带去你想给他们看的东西,同时也保留了不在目录中的文档访问路径。

这样的设计带来了很大的使用成本,但也能够让读者更好地获取到信息。过去的几年我们一直保留着这个设计,当然我们也在努力降低由于使用差异带来的学习成本,好在越来越多的用户开始接受,并爱上目录的设计。

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(知识库首页当下最新版本)

读写分离

第一次把语雀当成个人笔记的同学,肯定每次会很纳闷,我写个文档,怎么还存在发布呢?这是因为语雀最开始的设计模型中,就将读写分离引进去了,和传统的文档工具不一样,语雀的文档是存在两个状态,一个是纯粹编辑的状态,当你点击编辑的时候,会进入编辑器,这个时候你可以非常专注地进行创作,没有其他事情的干扰。

当你完成创作时,点击发布或更新,那么就会进入语雀文档的第二个状态——阅读状态。在阅读状态下,你可以更好地完成协同、互动,你也可以针对你呈现的结构去编排不同的文档,让它能够组成一个结构化的思维呈现。

在这里插入图片描述 (文档第一次选择发布)

总的来说读写分离的模式,能够让不同的场景更加专注,同时也因为读写分离,让文档可以做的事情变得更多,比如后续我们在文档阅读状态下引入了评审的能力。

取名小插曲

在这个过程中有一个小插曲,我们最开始的时候并没有直接采用知识库的名称,因为比较担心大家对于知识库的认知可能并没有那么熟悉,所以那个时候用了“仓库”这个名称,意为可以存放知识的地方。

谁知,在后续的客户拜访过程中,让我们非常吃惊的是,大家对于仓库的理解远远没有知识库来的简单直接,用了仓库之后,反而大家不理解我们到底是做什么的。所以在某个迭代中,我们正式取名为知识库,并且确定了语雀接下来的核心定位——云端知识库。

阶段二:知识库多元化

经过一年多的打磨,知识库基础框架基本上已经成型,但是随着用户和场景的扩大,我们不得不面临新的问题与挑战。

为什么文档知识库只能放文档?

除了文档知识库和画板知识库之外,我们发现还有很多人对于表格有比较多的使用场景,所以在这个情况下,我们加入了表格知识库,在这个知识库中可以创作并管理语雀自研的在线表格,我们希望通过不同的知识库去服务不同的人群,比如工作者中大量使用表格的同学,可以更加专注地使用表格知识库。

随着用户不断深入使用,我们最开始这样的设计也带来了一个非常严重的使用问题,为什么在文档知识库不能写表格?非要新建一个表格知识库才能完成这样的操作?

在一次次面对用户的提问后,我们停下来重新思考,在第一阶段中我们认为一个知识库代表着一类特定的创作人群这样的逻辑是否正确,对于在一个地方可以创作不同内容的命题在很多同学眼里看再正常不过了,但是作为设计者,我们当时陷入了自己设计的产品陷阱中,包括在技术实现上,如果要去修改这样的逻辑,我们需要面临比较多的挑战。

回到用户体验上,我们也不希望让创作这件事情变得如此的繁琐,所以最后我们还是决定重来。经过几个月的改造,我们设计了第二代知识库模型,让文档知识库能够更加聚合在线创作能力,通过文档知识库提供了文档、表格、脑图等在线创作能力,从此彻底消除了一个知识库只能创作一种内容的尴尬局面。

在这里插入图片描述 (新建入口可以选择多种类型在线文档)

不止于目录

随着创作能力的升级,仅用一个目录视图来承载语雀上的知识内容已经完全不够用了,出现了越来越多的使用场景,这些场景中很多情况下也用不到复杂的目录编排能力。于是我们顺着一些知识库比较常用的场景,顺应推出了不同的首页视图,让知识库的呈现拥有专栏,以及卡片的模式。

所以在语雀上你可以选择结构化的目录呈现,也可以选择列表的专栏模式,当然也可以像传统文件夹一样选择卡片模式去呈现,让整个知识的组织能够满足更多的创作与阅读场景。但这仅仅是一个开端,目前的场景化能力只是一个呈现的改变,离我们心中比较完美的状态还有一段距离。

在这里插入图片描述 (知识库首页的设置模式)

除了文档还有什么?

有了新的知识库架构以后,我们在思考今天除了文档知识库之外,知识库还可以管理什么内容?慢慢的资源知识库就诞生了,这是我们的一个小尝试,我们希望通过资源知识库去解决那些我们无法提供在线创作能力的办公文件,让大家可以以更便捷的方式去存放和管理你的办公文件。

同时我们还将资源知识库和文档知识库进行打通,让你在线创作的时候,可以更加方便地使用资源知识库的内容,同时也可以将你文档中的文件存放到资源知识库中以便于后续使用。

在这里插入图片描述 (资源知识库的首页列表)

在这里插入图片描述 (在文档编辑中插入资源)

有了资源知识库之后,我们还加入了一个话题知识库,通过话题知识库,为大家提供在线讨论的能力,大家可以在话题知识库上写周报、日报,也可以对一些产品展开讨论交流。我们自己最常用的做法是,今天遇到一个产品想法,随手就在话题知识库新建一个话题,然后邀请语雀团队所有的同学参与进来,让大家能够更加有序,并且高质量地展开一些思想上的碰撞。

在这里插入图片描述 (语雀团队产品思考话题知识库)

加上两个新型的知识库,新的架构下有三个特定的知识库:文档知识库、资源知识库、话题知识库,分别代表着在线创作能力、资源管理、在线讨论,满足用户在线创作能力、在线管理办公文件,同时也可以通过话题知识库进行在线交流与讨论。当然我们也会在不久的将来探索出更多关于知识库的特性,让大家的知识财富能够更好地被组织和沉淀。

在这里插入图片描述 (知识库新建界面)

阶段三:知识库场景能力

当知识库多元化之后,在语雀上,也涌现了越来越多的场景使用,如团队博客、个人笔记、产品文档等。我们知道一个优秀的知识库是离不开场景能力的支撑,就这样,场景化的种子悄然在我们的心中播种下来。

有了前几年的基础积累,我们觉得在未来应该能够让知识库能力变得更加丰富,同时又不会丢失它强大的扩展性,所以语雀逐渐开始进入了第三阶段,依托于场景发展的知识库体系,同时通过加强对知识的组织与知识的呈现的能力建设来铺设未来场景化之路。

在这里插入图片描述 (知识库首页风格设置)

强化首页能力

在阶段二的时候,我们引入专栏和卡片视图来完成更多场景的支持,但是每个人对于知识的组织定义是不一样的,所以还存在很多情况是不满足的。

在这个基础之上,我们加入了自定义首页的功能,如果觉得当下语雀提供的几种知识库首页不满足,那么你可以通过开启自定义首页,来自己编排你需要呈现的内容,整个编辑过程就好像在写一篇文档一样。

在这里插入图片描述 (知识库自定义首页)

除此之外,为了知识库的首页看上去更加好看,阅读起来更加舒服,我们还优化了首页的视觉呈现,无论是文本间距与排版,还是头部背景图区域。可能有很多同学都没有注意到这里的一些改动,因为这次的改动是在保证整体布局不变的情况下,尽可能去优化整体视觉风格,让阅读更加自然与舒服。

在这里插入图片描述 (知识库专栏首页风格)

除了提供专栏视图来满足博客分享类知识库之外,我们也升级了卡片视图,让你的首页可以按照卡片的形式来展现,比较适合期刊文章场景。

在这里插入图片描述 (知识库卡片首页风格)

不断进化的组织能力

除了在视图上优化,我们也在知识组织的能力上不断演进,从最开始的 Markdown 目录编辑器,到后续的可视化操作,我们希望在知识库上让大家能够更加轻松地去调整目录结构,输出更加结构化的文档。

但是之前一直存在比较明显的两个问题(其他首页风格不能编辑、未发布到目录的文档),所以这次我们也借着知识库的升级进行优化。

所有首页风格均可编排

最老的知识库设计是仅支持目录风格可以编排的,使用专栏风格的同学只能按照发布的时间来呈现,也不能进行拖动,所以导致在专栏和卡片风格上存在一定的使用局限性。这次升级完以后,所有的风格都可以对文档的顺序、结构进行调整,只需要在首页和阅读页面,针对文档进行拖动即可。

在这里插入图片描述 (知识库阅读页面侧边栏拖动)

同时在文档呈现的任何地方,无论是首页、文档目录编辑器,还是阅读页文档列表,皆可排版操作。

在这里插入图片描述 (知识库首页拖动)

除了对文档结构进行编排,你也可以直接在这里新建和管理文档,让所有的操作变得更加自然,所见即所得。

在这里插入图片描述 (知识库文档转移)

未发布进入草稿箱

除了编排能力,之前文档知识库还有一个非常强大的功能,那就是允许文档是不发布到目录中。当你写好了一个文档,这个文档可以正常的发布,通过链接可以被其他人阅读到,但是它不会出现在你的首页和阅读列表中。比如帮助文档的场景,我们写了一个 V1 版本的文档,但是因为产品更新了,我们不希望 V1 还呈现在最新列表上,但是 V1 的文档还可以被看到。

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为了让大家更加容易理解这样的概念和使用方式,我们将之前“未发布到目录”的概念升级为“暂存箱”的概念,暂存箱可以存放那些不发布到目录的内容,但是文档通过链接还是可以被访问到。

当然你的暂存箱也可以去存放那些没有发布的文档,当你有一天准备好了,你就可以将你文档添加到目录中,让所有读者可以更加体系化地看到你的知识沉淀与思考。

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未来可期

当然对于第三个阶段的知识库来说,才刚刚起步,未来的路还需要我们花很多时间去探索,我们也希望通过知识库的能力服务和覆盖更多的场景,帮助更多小伙伴们更好地创作、组织、分享自己的知识沉淀,让知识能够在个体、组织、社会中更顺畅地流动起来。

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阿里人都在这里沉淀知识

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