如何组织与产品有关的资产并进行更好的合作所以，你开始在一个新产品上工作。立即设置一个组织良好的环境--即你和你的团队与所

所以，你开始在一个新产品上工作。立即设置一个组织良好的环境--即你和你的团队与所有产品相关的文件和文档互动的空间--是至关重要的。你的资产数量只会随着时间的推移而增加，而随手寻找和修复正确的资产几乎变得难以忍受（也许除了小的修改）。此外，一个随机的结构可能会减慢你的工作流程，或者在你产品成长的某个阶段崩溃。

如果你的团队中已经有了关于产品资产管理的具体规则（准则、原则和一个最好的软件），那么这篇文章可能对你的情况不那么适用。但如果还没有具体的规定，或者你开始从头开始建立你的产品环境，那么下面的信息可以为你节省大量的时间和压力。

说到这里，你可能会有一种感觉，认为上面所说的问题只涉及到产品所有者和管理者。事实上，这并不完全正确：为了实现真正有效的合作，整个产品团队，不仅包括经理，还包括研究人员、设计师和编辑，在如何组织工作空间和资产的问题上，都必须保持一致。这就是为什么对每个团队成员来说，值得投入一些时间来学习产品资产管理，并就协作规则达成一致。

好消息是，围绕这个主题有一些成熟的准则和最佳实践。我通过努力学习了一些原则，下面你会发现对我有用和没用的概述。我现在是一家创业公司的联合创始人，所以我处理自己的产品，我曾经是大型团队的内容部门的总经理。在某种程度上，我领导了一个有700名学生和20名讲师的电子学习产品，并两次从头开始建立了一个10人的远程编辑团队。

你可能需要花点时间来理解为什么某些工作方式是必要的，但是，从我的经验来看，它将得到回报。这篇文章对于那些从零开始建立环境的小团队的产品专家，或者想修改他们的产品记录管理技能的人来说，会很有帮助。

比较上面的两个文件夹。一个是在Google Drive中显示随机文件的文件夹，另一个是为你的所有资产提供一些跨文件夹的结构。当然，如果团队中的每个人都对他们的资产进行一致的命名和结构化，那么你会更容易找到，比如说，你给投资者的七月报告。

让我们来看看如何做到这一点。

产品记录101

那么，作为设计师和开发人员，我们知道如何组织和维护我们的代码和设计资产，但总体的产品记录呢？有很多常见的资产都属于**"产品记录**"的范畴。

市场研究、商业计划
用户体验资产。用户体验测试、副本文件等。
编辑政策
开发时间轴
各种规格
合同、发票和模板
演示文稿、推销文件、单页文件等。
投资者的报告

这一切都归结为对公司的文化采取共同的理解，这样每个团队成员都能保持一致，并能在工作中跟上，避免出现代价高昂的错误。它包括管理文件、处理内容、处理报告、保持测试记录、协作和讨论。

让我们来探讨一些可以帮助达到目的的原则。而我们将从心态开始。

心态

这些是建立环境时的一些基本原则。

记录应该是_每个_被授权的_人_都可以_随时_访问的；不应该有任何产品记录的 "总管"（实际上是一个瓶颈）。
记录应该可以从_任何地方_访问。
记录应该是健壮的，也就是说，应该很难意外地破坏一些不可逆的东西。
访问控制应该是预先定义的，可理解的，并且容易管理。
新人应该很容易跳进去。
应该很容易将资产交给外部合作者。

但是，我们如何在实践中实现这一切呢？

概念和工具

首先，让我们更准确地定义这个主题。当谈到环境时，我们说的是产品资产，而不是任务。为了理解什么信息实际上是_资产_，什么是_任务_，我们需要问自己，这些信息是否在整个产品生命周期中都是相关的，还是一旦解决就会归档。

通常，我们用内容应用程序来处理长期资产，用任务管理器来处理有时限的活动。

我们选择什么应用程序？任何：这是你的个人偏好。我们可以在任何组合中使用任何工具--我们只需要确保它是一个能在不同用户和设备间同步的云应用程序。

就个人而言，我是Google Drive的粉丝，因为它的简单性、可及性和对不太懂技术的同事的易用性。谷歌硬盘工具的一个很好的替代品是Dropbox和Dropbox Paper。还有Notion，另一个流行的应用程序--它是一个任务管理器和内容保存者的组合。当然，这并不是一个详尽的清单，但它们对我来说很有效。

好了，不说了，让我们来整理我们的文件。

如何创建一个有条理的工作空间

从一个简单的安排开始，然后再调整它

所以，你有几个文件要整理。不要花太多的时间和精力去一次性创建一套完美的文件夹或部分。从最简单的安排开始，然后观察你如何使用你的工作空间，并随即添加、合并或删除文件夹或部分。

为什么？

首先，你永远不知道你的产品会如何发展，其次，请记住，所有的组织活动都还是次要的，所以我们可能不想在下来完成工作任务之前被准备工作搞得筋疲力尽。因此，从一个大致的结构开始，观察你如何使用它一段时间--然后再审查它，这是一个好主意。在迭代中。

在某种程度上，创建一个名为_沙盒_的文件夹，并移动所有不适合已经定义的类别的文件--例如，如果你花了超过3s的时间来考虑在哪里放置或定位它们，这是一个好主意。你可以在以后为这些文件定义新的规则。

每周进行一次10分钟的清理

我无法表达这有多节省时间！我是说真的。我_真的_是这么想的。每周安排10分钟的清理工作，利用这个时间来检查你的记录，调整文件名，检查它们的一致性，或者调整你的文件夹和章节的结构。

哦，一切都很完美吗？嗯，你可以利用这段时间去喝杯咖啡或冥想一会儿--这在各方面真的很有用。

文件导航的原则

创建一个带有所有链接的索引文件

当文件和资产的数量增加时，创建一个文件夹中存在的所有集合的概述页是个好主意。把它看作是你的项目的首页，揭示它的所有主要组成部分。

你会在这样一个文件中包括什么？

入职提示
一份指南，其中可能包括你的团队成员及其角色的清单，即你要传递给新人的信息。要创建这个文件，在你下次录用一个新的团队成员时，注意并记录你发给他们的所有信息。将这些信息创建一个模板，组织起来，放在一起。
设计文件
链接到Figma或Sketch文件、插图等。
信息架构
通常，一个指向Miro或Airtables的链接。
产品资产
一个Google Drive或Dropbox文件夹的链接。
技术栈
对产品所使用的技术设置的解释，也许包括安装或使用的重要工具。
新闻包和营销材料
你的品牌材料、界面演示快照和类似资产。
演示文稿、单页文件、投稿
你通常发送的关于你的产品的更多信息，或推销你的想法。
商业资产
100天计划，单位经济计算，等等。
其他你积极使用的资源和文件。

这样的清单消除了不必要的问题和一轮又一轮丢失附件的电子邮件。当你在通话中想快速打开一个文件并与你的同事分享时，它也被证明特别珍贵。

但有一件事要避免，那就是把资产从一个文件夹复制到另一个文件夹，或从一个应用程序复制到另一个应用程序。我们将在文章的后面讨论这个问题。

在文档名称中使用标签

当你创建一个文档时，考虑在其标题中添加一个_前缀_，或_标签_。一个标签反映了该文档所属的类别。

这样，你就可以更容易地浏览文件，如果你同时在不同的项目中处理类似的文件--比如说，当你在[第一]和[第二]项目中有一个索引文件时，就不会感到困惑。

这也有助于在它们之间用几十个打开的浏览器标签进行导航。

一些有用的标签。

[草稿]或[WIP]：用于仍在进行中的文件。
[旧]或[档案]：用于不再相关的文件。
[EN]、[ES]或[UA]：用于多语言文件。
[Jessy]：如果你正在与外部合作者一起工作。
最后但并非最不重要的是，你的项目名称的缩写（例如，**[SM]**代表Smashing杂志，等等）。

同样，从那些适合你的标签开始，如果有必要，可以添加更多的标签。只要记住它们的一致性--比如说，如果你用[WIP]这个标签来表示还没有准备好的文件，就坚持使用它，不要在这种情况下使用[Draft]。听起来很明显，但有时会不自觉地发生。否则，以后就很难找到必要的文件了。

这条准则也适用于文件夹名称。

编辑的原则

在智能状态下使用Emoji

这听起来可能有点不寻常，但表情符号可以成为一个伟大的视觉导航工具，因为它们与其他内容不同。例如，你可以在标题或表格中添加表情符号，以表明文件的当前状态。

你可以用表情符号来表示你的章节或文件夹。而且，它还可以在非常不同的环境下工作--例如在UI编辑应用程序中，如Figma或Sketch。

事实上，你可以想出一个特殊的标签系统：比如，一个绿色的圆圈代表已完成的项目，一个橙色的钻石代表正在进行的工作（不要忘记可访问性：这些元素不仅在颜色上，而且在形状上也应该不同）。另外，考虑添加一个图例，供大家在必要时参考。

突出显示并评论修改内容

如果你改变了文件的某些部分，让你的团队成员在下次看到该文件时知道这些变化是一个好的做法。

为此，我们使用高亮显示。

你也可以突出显示你目前正在工作的部分。当你在处理大文件，并且有几个未完成的、分散的大块时，这特别有帮助。这样，你就可以减少错过一些未完成的部分的机会，因为你在修改文件时可以发现它们。它实际上适用于所有类型的文件--从Google Docs文章到Figma板。

此外，在每一个点上，你的同事都会知道每个部分实际上处于什么阶段。

使用默认样式

在文档中设置自己的字体和颜色总是很诱人的。但一般来说，这没有什么用处，只是一个额外的努力。所以，在一般的字体设置上达成一致，并坚持使用这些默认的样式来编写你的内部文档。

谨慎使用标记

每个应用程序都支持锚点、书签、交叉链接和其他类型的内容元素，你可以参考。

例如，当你分享一个大文件时，你可能想指向那里的一个特定地方。在像谷歌文档这样的应用程序中，你可以添加一个书签，它将生成一个指向该书签的共享链接。在打开这样的链接时，光标将跳到书签上，并有一个小的延迟。

评论也有同样的锚点链接。

它们都是有用的功能，但请记住，与粘贴在文档或信息正文中的普通链接相比，这些元素并不那么强大。例如，如果你看下面的图片，在左边的信息中，我添加了Google Docs书签的链接，没有任何注释。如果书签消失了，这个人就会被重定向到页面的开头，并且不知道是什么地方的意思。

在右边的信息中，我把书签作为一个辅助工具，并添加了一个简短的描述，说明哪些部分应该被更新。

因此，我倾向于坚持的黄金法则是使用书签和类似的链接作为支持工具，但仍要注意_问题点_，即所链接的内容的背景。

这同样适用于文档或页面内的引用：如果你需要添加一个链接重定向到某个地方，不要忘记解释你所指的项目。

事实上，我从大学的翻译课程中借用了这个原则。它被称为_infoglut_，它指出，如果你需要以异步方式传递信息，你应该在那里至少附上两次主要概念。这样一来，如果信息的某些部分丢失了，你就能最大限度地减少误解的机会。

这不是冗余的问题--而是稳健的问题。

版本控制原则

只保留一个最新的版本

如果一个文件应该同时出现在两个地方，千万不要重复它。相反，使用链接或快捷方式。

这同样适用于任何资产。特别是当你同时使用几种工具时。例如，如果你在Google文档中制作了一个产品资产的索引列表（"首页"），那么就不要在Notion工作区中创建一个相应的链接列表，反之亦然。

原因很简单：避免加倍努力来保持两个文件的更新。当你有两个活跃的文件，而这两个文件又有一点不同时，你就更有可能遇到令人沮丧的情况。

不要增加资产

如果你有一个属于几个类别的文件--比如说，你在你的_设计_文件夹里有一个着陆页的副本文件，想把它加到你的校对人员的文件夹里，以便他们可以编辑它，--避免重复这个文件。

相反，做一个快捷方式。

在上面的例子中，我使用了Google Drive中的一个本地快捷方式工具，但当然你也可以用同样的方法在其他应用程序中创建一个带有文件链接的文件。

不要删除过时的文件--添加反向链接

啊，这是另一个有用的提示，证明对我来说很方便。说，你已经修改了整个文件，现在以前的版本已经没有意义了。

如何处理这个过时的文件？不要删除它--你很有可能会打开这个链接，因为它已经保存在你的浏览器历史记录中，或者它被你的某个同事放在书签中，或者它被链接在另一个文件中。

然而，让它保持原状并不是一种选择。在这种情况下该怎么办呢？嗯，有几个选择。

改变它的外观；例如，使文本颜色为洋红色或应用删除线样式（或两者）。
在文件名中添加一个标签，如[OLD]或[Arch]。
添加一个解释和新版本的链接。

访问管理原则

在团队文件夹中创建所有新文件

离线文件夹和云文件夹之间有什么不同？当然是协作选项!要求你的同事养成在团队文件夹中创建新文件的习惯，而不是事后把它们移到那里。这只是节省了不必要的电子邮件和文本信息。

通过共享工具共享项目

如果你在浏览器窗口中工作，并需要分享一个文件的链接，你的第一直觉会是从地址栏中复制它。

但要小心。在许多应用程序中，这种方式会将链接分享到你的私人工作区，但不会分享到该文件的公共版本。或者只是分享一个受限制的文件，不给正确的权限。当然，这将导致人们等待你的批准，或不必要的电子邮件，你必须逐一处理。

养成通过其本地共享工具共享文件和文档的习惯。在某些时候，它实际上会拯救你的生命（或者，至少，你的假期。

协作原则

本节主要针对云端内容编辑者。

不要解决别人的评论--用回复代替

比如，你是一个作者，你正在和你的编辑讨论一些观点。你做了一些修改，并认为讨论已经结束。在这种情况下，不要解决他们的评论--只需回复DONE，并始终让开始对话的人解决。

这样，对方可以检查最终的结果，如果他们同意，就自己解决这个问题。或者，如果是你开始了讨论，那么你就可以接受或拒绝修改，而不必重新阅读整个文件，试图发现所做的修改。

对评论和建议要慎重

建议和评论允许编辑在不改变原文的情况下提出他们的修改意见，但如果浏览者以只看不写或访客模式访问文档，就不会看到它们。

因此，评论和建议只能用于团队协作，而不能用于在文档中留下常规注释。在这种情况下，我更喜欢在正文中用不同的字体和颜色留下我的注释。

一个带有模板的产品资产文件夹结构

现在，我正在为自己的创业公司工作，我们不断地将所有这些原则应用到我们的文件管理流程中。我已经简化了我们的结构，并制作了一个你可以使用和定制的默认文件夹。

下载产品资产模板(ZIP, Dropbox)

有了这个模板，你可以很容易地在你最喜欢的云计算应用中复制同样的结构--无论是Dropbox、Google Drive，还是其他几乎所有的东西。如果你想尝试Notion应用，可以从使用他们的模板开始（"公司主页 "或 "产品维基 "对长期资产很有用，"路线图 "可以作为任务管理工具），并在路上调整。如果你使用不同的应用程序，你可以看看这两个结构，并创建你完美的组合工作空间。

让我们把资产组织起来吧!并请在评论中分享你的最佳实践!

如何组织与产品有关的资产并进行更好的合作