在家办公3天后,我们有这些经验可以和你们分享

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今年的工作日不太一样,没有地铁里的人挤人,也没有车水马龙的早高峰。

但网络上,在线办公软件面临着近乎“双十一”的考验。

在近几天的实践中,语雀又对团队协同方式进行了一些优化,今天分享出来,供需要在家办公的大家参考。

在家办公第二天,我们发现比开晨会更高效的方式

在家办公第一天,我们组织了一次晨会。晨会当然是一个良好的沟通方式,但是也不免有一些不足之处:

  • 由于家庭网络原因,中间随时可能有延时或掉线;
  • 同一时间只能一个人说话,沟通效率低;
  • 晨会本来是用来沟通需要共同协同的项目事宜,而实际上,大家需要其他人协作的事项更倾向于单独找相应同学沟通,而非在晨会上占用全体同学的时间。

所以,在第一天晨会过后,老板果断取消了每日全体晨会的约定,回归之前的晨报模式

每人每天早上 12 点前提交晨报,说明工作安排和需要协同事项,只有最小作战单元小范围进行专项会议,会议结果通过晨报同步给其他同学。每天结束工作下班前,也在同一个话题下提交日报,同步进展。

我们用语雀新上线的「话题知识库」进行晨报和日报管理,这些内容被有序沉淀下来,是团队宝贵的知识资产。

在家办公三天后,我们总结了这些远程办公金标准

任何产品都是在实践中不断迭代和进步的,我们的工作和协同方式也一样,对于如何优化团队协同和个人效率,我们总结了几个「远程办公金标准」

团队协同约定

1、规划协同时间

最理想的团队协同办公,是把工作任务划分清楚后,交付给各个成员各自为战,但实际工作中往往涉及到大量的协同讨论和互相配合。

而在远程办公的时候,最常碰到的问题就是同事之间对于对方当前状态的不确定。

以前在办公室,伸头瞧一眼就能看到其他同学当前是否有空,现在只能通过钉钉问询。

我们每个人都在同时跟多个项目,如果这些项目成员一天下来都在相互沟通和确认,那每个人的时间就全被切成了碎片。

我们需要有聚在一起协同的时间,也需要有聚焦独立工作的时间。

所以,团队需要规划好协同时间,比如,把会议时间确定几个时间段:上午9:00~10:00,下午14:00~15:00,晚上19:00~20:00,让大家有心理预期,除了这些时间段以外应该不会有会议,好安排独立工作时间。

2、团队信息透明

这是语雀团队一直以来的协同理念,保障信息在团队内公开透明,可以有效减少无效沟通。

我们的所有文件、文档、表格都存在语雀上,团队成员也保持着非常好的文档习惯,工作相关的开发文档、产品文档、设计稿、运营文案、甚至后台操作指南都有条有理地建设和维护起来。

与其在大群里问「XXX在哪里设置」不如自己在语雀上搜索来得快,沟通的时间也省下来了。

3、实时协同难的时候,就用异步协同

这是语雀一直奉行的另一个协同理念:尽量用异步协同代替实时协同

这点也是与第一点「规划协同时间」相关的。

大家在日常工作中可能经常碰到「约会难」,在每个人身上都有好几个项目时,约一个大家都有空的时间开会实在是难上加难。

上文说到了,我们需要有聚在一起协同的时间,也需要有聚焦独立工作的时间。

为了提示每个人的工作效率,语雀团队会尽量通过「文档评论异步协同」代替「多人开会实时协同」。

具体实践主要是:在产品立项和设计评审时,我们会将 PRD或设计稿用语雀文档或者画板分发给项目成员,让大家通过评论功能异步讨论,很多时候无需开会,用碎片化时间异步协同就能收集建议,快速决策,让团队成员更多时间可以投入到聚焦工作中。

这样一来,“钉钉+语雀”就可以完美解决即时远程办公协同+异步文档协同管理。

个人效率建议

1、清晰区分工作时间和休息时间

在家办公,工作效率很容易变差。毕竟沙发和床就在身边,很容易工作着突然就想去休息一会儿。

另外,还有一些家务琐事,很容易一不小心占用许多时间。

如果无法保持专注,很容易无法像在公司这么高效,这也是最近许多人在朋友圈里抱怨「在家工作居然比在公司下班晚」的原因。

可以在家里给自己设置一个「工作区」,这个工作区里有你上班时需要的一切。

按时起床,穿戴整齐,吃好早点,进入工作区,通过一些简单的仪式感可以让我们快速进入工作状态,提升工作效率。

2、即使在家也按日程工作

切记,在家办公只是工作地点变了,但是工作时间和内容都没有变。

在家办公,工作时间一定要在线,如果暂时不在线,需要及时更新钉钉工作状态和阿里邮箱日程,让团队成员知晓。

尽量在早晨安排好工作后,就在邮箱日历中规划好时间,与其他同学约定好会议也一定要同步到日历里,方便团队协调工作节奏。

另外,许多钉钉上的消息实际上是不需要实时响应的。如果每条消息都实时响应,你可能会发现自己一整天全在回复钉钉了。

具体操作上,在聚焦工作时,收到同事的钉钉消息,可以先友好地回复:「目前我正在忙另一件事,咱们可以30分钟后讨论吗?」

非紧急问题都可以推后处理,让聚焦工作的整块时间尽量不受干扰。

而在和同事沟通时,也可以通过「明确任务响应时间」来给对方推后处理的空间,比如:「合作方提了这样一个需求,麻烦在下午2点前确定可行性。」

反馈和响应不一定是越快越好,合理的缓冲可以让协同效率大大提升。

3、珍惜自己的时间也珍惜他人的时间

最后一点,是每个职场人应有的自律。

少开无效会议,多用异步协同代替实时协同;非紧急事件给对方更多响应缓冲时间;能在团队知识库里搜到的内容尽量不在群里提问……

当每个人都有这个意识时,我们就都可以用更少的时间,做更多的事

好啦,今天就聊到这里,希望能帮到在家办公的你:)