我们容易陷入两种生活状态当中：累成狗，闲成猪。
陷入第一种状态时，觉得自己每天都有好多事情要做，作业、培训、报表、项目、工作总结、微信、电话、邮箱……早上出门发现垃圾没扔，晚上回家发现洗衣机的衣服没晾……打开手机看到别人的出行照片和视频才发现，原来心心念念一年的旅行连计划都还没有做……睡前更要挣扎好久才能睡，因为你可能突然想到，单词没有背、买的几本书没看，收藏夹里还有数不清的文章在吃灰……
陷入第二种状态时，你会想：“嗯？我没什么事情要做啊！为什么有的人总是很忙，而我总是找不到事情做嘞？像我这种人，没必要用时间管理吧？！”
不管你是前者还是后者，不妨来试试编辑部专门为你撰写的《重新认识 GTD | 如何科学地认识和使用 GTD 时间管理法则 》吧。
这是第一篇《重新认识 GTD，把事情做好，而不是把事情做完》。关于 GTD 的思维导图分析，如上图所示，你也可以在微信公众号后台回复“时间管理”直接下载。
01.
GTD 不应该被翻译为“把事情做完”。
把事情做完真的有那么难吗？真的。因为没有人能把事情做完。在《只顾着完成任务清单，可能会让你离目标越来越远》当中，我们就强调了这一点。这里不再赘述。
GTD （Getting Things Done ）直接翻译为“把事情做完”，本身就很可能让人误解成——你必须做完所有的事情。但其实，“把你需要做的事情列出来，并处理它” 和“把事情做完”是两件完全不同的事情。而 GTD 所强调的，是前者。所以，确切地说，Getting Things Done 应该翻译为，“把事情处理完” 或者 “把事情做好”。这正如 GTD的基本理念一样：真正的生产力不应该通过实现的计划目标的数量来衡量，而应该由本质上有价值的结果来衡量。
所以，整个 GTD 的使用过程，就是对事件进行处理的过程。而它的目的可以从下图当中看到：
第一，清空大脑，把大脑从 “要做什么” 和 “怎么做” 的混乱当中拯救出来（moving planned tasks and projects out of the mind by recording them externally）。第二，让自己随时都能明确地知道，下一步应该做什么（breaking them into actionable work items）。
那么，它是如何清空大脑，把自己从混乱中解救出来的呢？在一篇名为《Getting Things Done: The Science behind Stress-Free Productivity 》的论文中，已经有了大致的解释（在微信公众号后台回复 时间管理 获取原版 PDF 和文章开头的高清 PNG 思维导图。 ）。
人在短期内只能记住有限数量的事物，且要从长期记忆当中精准地获取信息是非常困难的。比如，你可以试着在脑子里回忆可乐、饼干的品牌名称，你能想起来几个？
在这种情况下，我们可以把大脑看成一个不稳定的存储器（硬盘），它不能如你所愿地帮你稳定存储数据，以至于你没有办法快速对它们进行优先级的排序。那么，使用一张纸，或者某款软件作为稳定的外部存储器，某种程度上可以解决这种问题。说人话就是，好记性不如烂笔头。
从另一方面来讲，过于混乱的待办事项会让你的大脑陷入某种失控感当中，随之而来的，就是焦虑、拖延、感觉压力山大。而利用外部存储器，解决这一问题，可以让大脑重新拥有这种掌控感，伴随而来的幸福感也就随之上升。
02.
GTD 的具体流程。
GTD 几经改版，初版当中为收集（Collect）、整理（Process）、组织（Organize）、计划（Plan）、执行（Do）。现在为捕获（Capture）、明晰（Clarify）、组织（Organize）、回顾（Reflect）、执行（Engage）。
可以看到，新的版本更强调几件事：一是主动性，主动捕获，而不是简单收集；二是强调结果，需要明晰，而不是简单整理；三是在计划的同时，更强调回顾；四是执行更强调与执行对象的密切联系，而不是简单地做。
这五个步骤的具体做法是什么呢？
第一步是捕获。
一言以蔽之，捕获，就是把所有你遇到的大小事情都捕获在一起，装进你的收集箱（Inbox）当中。如果是白纸，那就需要一个分区或列表；如果是一款软件，那就需要专门的空间或分区。
第二步是明晰。
明晰的方式，就是一件件拎出收集箱当中的东西，每一件都问自己五个问题：
①这件事可行动吗？
如果不可行动，你捕获的可能是今后需要查阅的参考资料，又或者是今后可能要做的事情，如果都不是，那这是一件不用做的事情。那么这里，就准备三个分区：参考资料（Reference）、可能清单（Someday/maybe）、回收箱（Trash）；
如果可以行动，那就进入下一步。
②这件事可以一步搞定吗？
如果不能一步搞定，说明它需要分步骤执行，甚至需要你为它专门制作一个执行方案。对于这种项，需要为它准备一个分区：项目清单（“Plan project" task）；
如果它可以一步搞定，那就进入下一步。
③这件事可以在 2 分钟内搞定吗？
如果能，那就立即做。比如预约快递、医生，信用卡还款……如果不能，那就进入下一步。
④这件事该我做吗？
如果这件事情你并不是非做不可，而且可以分配给其他人来做，这种事就需要一个单独的分区，叫做等待清单（“Wait for" task）。你不需要做，但你需要跟进。
⑤这件事有特定的时间吗？
如果有特定的时间，比如已经预约了医生洗牙、已经约了朋友周六聚会，那么请直接把它放在你的日历当中，或者日程应用当中。让它在特定的时间提醒你。
如果没有特定的时间，请为它准备一个分区，名为执行清单（“@Context” task），并专门为它安排时间去执行。
第三步是组织。
实际上，到进行第二步的时候，第三步就已经初见雏形了。除了第一步的收集箱（Inbox），我们在第二步拥有了这些分区：执行清单（“@Context” task）、等待清单（“Waiting for” task）、项目清单（“Plan project” task）、可能清单（Someday/maybe）、参考资料（Reference）、回收箱（Trash）、日历/相关应用。
放哪儿呢？
如果你用笔记本或纸，那就需要在其中划分出专门的分区。如果你用的是其他的效率软件，就需要把这些分区部署到其中。GTD 官方认可过的效率软件大概有如下几个：
其中类似 Evernote、OneNote 是需要你从零开始部署的。而像 OmniFocus、Things 之类的应用，更是基于 GTD 等法则专门制作。特别要指出的是，我们之前提到过的iOS提醒事项、以及Microsoft To-Do也在列表当中（前身为奇妙清单<Wunderlist>），这也是我们此前专门为这两款应用制作使用视频的原因。
如下图所示，即为在 OneNote 当中所进行的部署，但根据个性偏好，以及使用场景，会有一定的出入。
为什么这么去部署，以及如何根据实际情况去调整部署，将会在之后的章节中具体讲到。
第四步是回顾。
实际上不难看出，当你第一次建立好的分区并部署好 GTD，从第二次使用开始，当你进行第二步（明晰）的时候，就已经在开始第三步（组织）了。而第四步的回顾，才是及其重要的一步。
回顾你的所有清单，查出错漏，以及检查你的安排是否科学。其中——
①从收集箱出去的项目永远不要再放回收集箱；②项目清单中的事项需要你主动将其拆解，步骤，并为其谋划执行方案，把大项目拆解成小步骤，并分解到其他清单当中。记住 GTD 的第二大目的，随时随地都明确地知道，下一步应该做什么；③要特别保障等待清单、可能清单、回收箱三个分区当中的回顾，主动确定等待清单是否被完成、回收箱和可能清单中的事项是否有变动（变成可执行或其他）；④日历或提醒事项应用中的提醒是否恰当，比如下个月末要完成论文是 Deadline，但是否应该这个月就提醒自己，并且分解开来？⑤为第四步腾出专门的时间，比如每天、每三天或每周、每月。
第五步是执行。
其实从这里也可以看到，执行和回顾，也不是两个完全分开的步骤。在具体执行过程当中，就已经在进行回顾，特别是对于项目清单当中的事项来说。
需要记住，执行，是Engage，而不是 Do，换成人话就是，你需要去“拿结果”，而不是做了 “等结果”。
这期内容暂时就到这里。接下来的文章当中，我们可能要涉及的是，GTD 如何部署到常用笔记本或软件当中？执行当中可能出现哪些误区？有哪些注意事项？这些都将发布在我们的网站 http://topbook.cc 高效生活养成计划（简称）类目。戳这里，即可免费加入。
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