向上沟通:方法论小结与思考

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正式入职的一个月内,公司对于应届生进行了各方面的培训和培养课程,其中有一门向上沟通的课程让我收获良多,在此分享一下个人笔记和感受~

一、明确工作任务

Step1: 了解任务背景、关键信息

“5W”:why、what、when、where、who

“3H”:how、how much

目前我的工作主要有开发需求和技术分享两种类型,将5W3H细化后个人思考如下
对于开发需求而言,认真看 wiki 和参与需求详评都是重要的了解任务关键信息的方式;
"what":需求中哪些内容是端上开发
"when":开发排期、联调&提测时间
"who":版本负责人、需求RD负责人、需要合作的人(API、Android)
"how":细致的需求实现拆解
对于技术分享而言,了解任务关键信息则需要向上沟通和不断调整
"why":分享解决自己的什么知识盲区?解决大家的什么问题?价值在于?
"what":主题?围绕主题有哪些展开?大纲的制定?哪些属于相关的扩展阅读?
"when":分享的时间?分享的时长?分享笔记产出的时间节点?
"where":会议室的提前预定?
"who":分享面向的对象(组内/组外、技术同事/非技术同事)?
"how":通过什么方式展示(PPT/笔记/Demo)?通过什么渠道获取信息?
"how much":多少精力的投入?(我认为how much不仅是金钱的支出,更是精力和资源的支出)

Step2: 确认任务内容,达成共识

详细复述,封闭提问(封闭提问指“只能回答是或否的一般疑问句”,这种提问能减少对方的回答成本)

需要获得更多信息:开放提问

Tips

  • 任务布置后不要马上开始行动,理解、提问、复述
  • 遇到问题尽快沟通解决,不要不好意思
  • 公开渠道能查到的信息不要轻易问,要进行思考

提问和复述是很重要的环节,也是需要不断培养的能力。对我而言一开始并没有这样的习惯,必须要走出自己的“舒适区”,强迫自己完成这件事才能让后面的行动更加高效。

二、有效工作汇报

上级的优势在于:知道更多的信息

工作汇报的时机

A: 制定工作计划后

  • 让上级了解规划
  • 得到支持和指导(如有资源申请和支持需说明)

B: 工作有一定进展

  • 不能等完全做完才汇报
  • 让上级了解工作节奏,避免方向出错

C: 过程中出现意外/错误

  • 让上级知道意外的原因以及后果
  • 提出分析和解决方案

D: 超权限决策

  • 确认权责,避免风险
  • 表达尊重,明晰事实

E: 工作完成时

  • 汇报整体工作情况,体现结果价值
  • 提炼、呈现经验和深度思考

这几点中B和C对我来说是之前容易忽略的。例如技术分享的收集资料过程中发现相关知识不符合本来的预期,可能达不到预期的价值,我很难及时地进行向上沟通,常常和自己较劲导致了并不高效的解决时间。

实际上任务遇到问题是极为正常的,需要沟通、调整预期和计划,最终达到更好的解决方案。

工作汇报的方式

Step1: 汇报准备

  1. 目的、背景

  2. 对象、时机

Step2: 组织信息

  1. 结论先行

    结论由事实和逻辑推理证明

  2. PREP汇报结构

    Point:结论(清晰明确的观点)

    Reason:依据(陈述原因)

    Example:具体事例(有理有据)

    Point:强化结论(强化焦点)

Step3: 请求指示

  1. 请求上级建议与批示
  2. 沟通下次汇报时间节点及内容

Tips

  • 上级既不想看到惊吓,也不想看到惊喜,只想看到符合预期
  • 为了完成工作,一切困难都不应该是困难,用任何方式达成目的,解决问题才是关键
  • 认真做事当然是前提,但也需要表达汇报和展示的能力

“结论先行” 这件事言易行难,我常常会感觉某件事没办法先给出一个结论,慢慢也发现“暂时不能给出结论” 这件事也是一种结论嘛(。)

课程中小组讨论的时候发现对于同一件事每个人的“结论”都不一样,如何归纳出准确的结论看来也是一件不容易的事。因此还是需要驱动自己每次努力去“结论先行”,时间久了就可以具有更好的归纳能力啦!