- 电子邮件用于时效性要求不高的用途，多用于工作部署、汇报和锁定讨论共识，方便跟踪，一般不用于讨论。如果一封邮件被回复了三次以上，一般建议开会进行讨论，并将讨论结果通过电子邮件发布。不要期望他人能在很短的时间里回应你的电子邮件（工程师不会时时盯着邮箱看，他们更多时间在看那些可爱的代码）。如果遇到紧急情况，请使用当面或者电话进行沟通。
2. 电子邮件的“To”中所列的人，是指发送方期望回复的接收人。如果你的名字出现在这一栏中，一般情况下你应该对此邮件进行回应。反之，如果一封邮件某人尽需要知悉情况即可，那么他的名字应该出现在CC列，你不应该把他的名字放在To这一栏。不要为邮件指定过多的收件人，这样会导致无人响应。公司倡导公开、坦诚的文化，只在适当的时候使用BCC。
3. 养成定时检查、阅读邮件的好习惯，尤其对于开发人员，早、中、晚需要检查阅读自己收件箱，当天的邮件当天处理完毕。
4. 答复他人的邮件时，尽可能地使用回复（reply），而不要另起线索(thread)。邮件客户端会根据msgid将同一线索的邮件组织在一起，回复（reply）时，邮件的msgid不变。而如果另起邮件主题，会给接收入造成查找和跟踪上的困难。
5. 邮件一定要有简明扼要的主题，以方便接收者查找。有一些人仅仅通过主题就能快速查找出一封邮件出来，不要迫使他们在不必要的时候使用重度的搜索工具。
6. 一些需要长期跟踪的邮件（比如项目的meeting minutes)，应该在主题中使用特殊的格式(format string，有人称之为关键字），以使得收件人更容易组织（比如使用邮件规则来将不同会议的记录分组到不同的文件夹）。当你给你老板发送报告（比如项目周报）时（这些报告常常需要长期跟踪，并且往往会是一个系列），你应该善用这个特殊的格式，特别是注意写上你的项目组名，因为你老板会出别的项目组里收到同主题的邮件，惟一的区分就是组名。
7. 如果你需要答复一封邮件但又不能立刻答复，请立即回一封短邮件，告诉对方你已收到并知晓相关情况，你将在X日X时前回复他。关键是，你一定要记得按时回复。
8. 如果你发出一封邮件，需要某人按时回复，最好在发送前，增加提醒服务。特别是如果这封邮件是发给你老板时。
9. 当你在长时间不在office时（比如休年假，较长的法定假），你应该设置out-of-office notification，告诉他你正在休假，谁会接替你，在紧急情况下可以使用什么样的方式联系。
10. 回复他人邮件时，在适当的时候使用inline comments，有助于帮助阅读者迅速定位你的答复是针对哪个问题。inline comments一般以你的姓名开头，并有特殊的格式（斜体、颜色等）
11. 不要使用邮件来发送过大的附件，应该把他们上传到文件服务器，再使用链接发送（注，受公司IT限制，目前还不容易做到）。使用过大的附件有可能瘫痪服务器，也会使用接收者的邮箱迅速用完quota）
12. 如果你想通过电子邮件来征求其它人的意见，而答案又有固定的可选项，那么你应该使用投票机制。邮件程序会帮你跟踪和统计结果。
13. 定期archive你的邮件并备份。邮件是非常重要的资料（也许你的加薪报告就在里面），不容丢失。
14. 如果收到他人会议邀请，通过Outlook必须及时响应。接受邀请后，准时参加，不得无故缺席
15. 不是所有的东西都适合放在电子邮件里。如果有一些制度、流程、重要文件只存在于电子邮件之中，那么当这个邮件中的收件人离职时，这些内容的交接会变得很麻烦。正确的做法是这些内容都存放在文档库里（或者wiki，如果不涉密的话），这样交接时只需要给出网页链接即可。
