提高工作效率居然这么简单

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如今在办公室里,人们常常需要同时参与多个项目,短时间内连续处理多件任务。一些学者正致力于于研究多线程工作(同时完成多项工作)是怎么提升工作效率的。

美国乔治敦大学教授Cal Newport在他的新书《深度工作:在充满干扰的世界里专注成功的守则》(Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World)中提出了相反的观点:达到工作效率的高峰需要长时间、无干扰地全心投入在一件事情上。

Newport教授在书中介绍了美国沃顿商学院最年轻的终身教授、畅销书作者Adam Grant是如何通过分配自己时间的来提升工作效率的。

Grant教授会把给学生讲课安排在秋季学期,而在春夏两季专注于研究工作。在进行研究工作的过程中,有几天他会像其他教授一样将办公室门敞开,有几天又会将自己关在办公室里专心工作,连邮件系统也设为自动回复。Grant教授的工作时间实际上并没有比商学院中其他的教授更长,但是效率和成就却极高。

Newport教授曾采访美国著名高校中的50位成绩优秀的大学生,在他们身上也发现了类似的现象。优秀的学生明白专注对于提高效率的重要性,于是能够花更少的学习时间取得更好的成绩。

美国明尼苏达大学商学教授Sophie Leroy在2009年发表的一篇论文《为什么做事这么难?》(Why Is It So Hard to Do My Work?)中的论点或许可以解释这一现象。

Leroy教授认为,当人们在两件任务之间转换的时候,注意力的转换可没那么快,一部分残留注意力会仍然停留在之前的任务身上,尤其是之前的任务强度低且未完成的时候。而且,即便是前一件任务已经完成了,也会有残留注意力存在。

正是这些残留的注意力影响了下一件任务的效率。

相反,如果长时间专注于同一件工作,即深度工作,避开干扰,就可以尽可能将注意力集中在当前的工作之上,达到效率高峰。这正是沃顿商学院最年轻的终身教授Adam Grant,以及众多优秀大学生完成出众工作的原因。

即便我们无法做到像Grant教授那样连续几天将自己关在办公室中潜心工作,也可由这一观点出发,改变自己的工作习惯。

我们在办公室中常常处于一种被“半打扰”的状态中,比如需要经常查看邮件,和同事讨论问题等等。这种状态对工作效率来说有很不好的影响。即便是写报告时扫一眼邮件,我们也不会立刻去回复,却会吸引我们的注意力。

所以说,达到工作效率的高峰需要长时间、无干扰地全心投入在一件事情上。换句话说,只有深度工作才能够提升效率,创造成就。

语音:Mia

参考:Knowledge@Wharton