朱·时间管理大师·小，你自然清楚他的威力

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为什么要进行重构

困境

大多数人都有使用类似 滴答清单、奇妙清单 这样的时间管理工具，且记录的东西都不少，但还是无法逃脱这些困境：

看着一直堆积着的待办列表头疼，或者总是忘记来自他人的临时任务
创建的清单乱糟糟，清单究竟该拿来记录什么？想法？计划？日程？资料？
清单内想法和行动混乱存在，很多都没有时间截止点，成为了心头的负担，总感觉事情没做
知道定期整理清单的重要性，但你有多少个清单？30 个？这该如何整理？
有部分管理的工作，我该怎么配合清单工具宏观上知道大家都在干什么，从而从顶层设计一些事情

启发

我使用清单类工具也好些年了，之前一直是项目纬度在工作，相对比较具有天然的目标感，所以清单列起来没有难度，后因为工作上开始承接了更多规划上的事情，发现现有的清单工具使用上没有给我带来井井有条的规划感，清单开始变得一团槽，想法和行动充斥在一起，清单开始不能帮我 明确地指示什么时间该干什么 ，从而导致逾期任务越来越多，越来越心累。

如果你也实践过清单工具，也曾有这些疑惑，总感觉我们每天不能很好的按照我们的既定计划工作，总感觉在处理临时插入的事情，茫然成为了工作最大的感受，半年半年地总感觉没有做什么大事，那么可以看看我是如何利用滴答清单重构我的时间管理体系，兴许能从中寻找到答案。

一步步的重构

针对开头准备的 6 个困境，现在开始一个个地探讨，可以提前剧透一下，每个困境的解决思路是什么，且解决完后就形成了一套完整的时间管理体系。

困境 1：看着一直堆积着的待办列表头疼，或者总是忘记来自他人的临时任务

这里会提一个在时间管理领域很著名的理论 GTD(getting things done) 收集分类计划执行回顾，重构的大思路也是借鉴这个理论，不过会在细节上做删减，完全照搬可能会额外添加心智负担。

本节主要会分享 收集分类，让超长的待办列表分解，不落下任何人的需求。

困境 2：创建的清单乱糟糟，清单究竟该拿来记录什么？想法？计划？日程？资料？

这节会讲到清单的底层含义是什么（清单 === 目的），并以工程师的角度分享几个清单，做到创建清单心中有度。以及为何我需要创建清单。

困境 3：清单内想法和行动混乱存在，很多都没有时间截止点，成为了心头的负担，总感觉事情没做

任务附属于某个清单，这节重点在重构任务，介绍了合理使用看板模式进行任务分类，如何区分想法、规划、行动，并制定合理的 计划，如何形成可高效 执行 的日程。

困境 4：知道定期整理清单的重要性，但你有多少个清单？30 个？这该如何整理？

没有回顾，清单就没有灵魂。

这节会分享如何做 回顾，如何按周按步骤检查自己。让这套体系持续不断的运行下去。

困境 5：有部分管理的工作，我该怎么配合清单工具宏观上知道大家都在干什么，从而从顶层设计一些事情

这节相当于番外篇，除了管理自己，用好清单还能更好的管理别人。

由解决思路中突出的字体可以看出，这 5 个困境解决完，就能形成 收集分类计划执行回顾 成体系的时间管理方法论，接下来就一个一个的进行突破吧。

困境 1：看着一直堆积着的待办列表头疼，或者总是忘记来自他人的临时任务

在工作中我们一直在接收需求，这个需求可大可小，但都被我们一视同仁，统一躺在了一个叫做工作的清单中。

工作清单 中可能会有长达一年时间积累下来的需求，有些可能花半天就可以完成，而有些可能需要几周时间，并且需要你做出一定的规划努力，比如下面这张清单。

工作中我们会接到很多有截至时间的工作，同时也会产生很多没有截至时间的想法，这些都收录到 工作啊工作 清单中。

乍一看这样也挺好的，工作内容都被详实的记录了下来，但是会发现这个清单中包含了以周为单位的项目，【项目家校圈 v1.1】，也有一些天为单位的小修复【修复直播间讲师的录音样式】，同时也会有一些没有确切时间的小想法【打包优化】。

日积月累，上图中的未完成只会越来越多，到时候我们该如何在里边挑重点去规划？而且到年中复盘的时候我们如何去总结今年都干了什么？又是做了多少个 xx 项目？

要记着，没有截至日期的任务多半都是永远完成不了的，而没有截至日期的基本都是我们的 宝贵想法，而这些想法如果能很好地落地，就意味着高绩效在向你招手。

还有种情况是你可能没有一个叫做工作的清单，可能会细心地划分成了【项目】【日常】【修复】等清单，某一天老板或者同事交待了你一件小事，比如说梳理一下某个模块的组件调用情况，后天有用。

这件小事你不清楚收录到哪个清单，这使你困扰，这种心智负担容易让你忘记往清单系统中记录这件小事，且当前时间，你正在专注其他事情中，所以后天到了，不出意外地你忘记了这件事情。

归根到底，就是收集、分类没有做好，那么如何进行有效的收集和分类呢。

按照 GTD 的理论及我的实践，我们可以将所有的需求、想法都统一收录到 滴答清单 的收集箱中，且收集的途径非常多，siri，微信转发，语音录入，这些临时的任务可以很方便地进入收集箱中，等待被分类。

TIP

当零碎任务来临的时候，第一时间放入收集箱，并标记好时间。

收集完的第二步，我们需要将其进行二次加工。

这件事需不需要依赖其他人
- 是 -> 挪入【等待他人】清单，标注他人完成的时间，完成沟通闭环
- 否 -> 往下走
这件事近期会做吗
- 是 -> 往下走
- 否 -> 挪入【将来可能】清单这里基本都是记录一些想法
这件事是不是零散的微小工作量（排查问题、修复问题、写文档、政治任务···
- 是 -> 挪入【行动清单】清单
- 否 -> 挪入规划好的清单，或者另起清单

这是第一次分类，看起来挺麻烦的，为什么要分出这几个比较抽象的清单呢？

主要目的是将一些零散的，不成体系的事情都挪到这三个清单中去，这些任务甚至可以不配拥有归类，年终盘点时这些事情也上不了台面，从而可以不污染我们的清单列表，后面会讲到，清单是越少越妙的！

平时我们不需要太放心思在这几个清单中，尤其是【行动清单】，这里的事情都是有截止日期的，可快速执行的任务。

到了指定的时间，工具会提醒我该做这些琐事，我去做就可以。

【等待他人】清单聚焦那些不需要你做的，但是又跟你息息相关的事情。这个清单有助于我们完成沟通协作的闭环，比如我记了一条：

应用中的 wxsdk 报错问题

这个事情不需要我修复，是一个包的维护者修复即可，我要做的就是跟他商量好时间，在他给的时间节点由清单提醒我，我再去 check 一遍，完成事情的推进。

TIP 收集完进行第一次分类，确保所有琐事有明确的时间

采用 GTD 的思想，我们能将一部分琐碎任务归纳到这三个清单中了，一定程度缓解了本节所描述的困境。

通过以上的步骤我们能 cover 住工作中所有的一些琐事了，那对于一些较大工作量的任务，或者需要较长时间才能完成的任务，也就是第一次分类中剩余的那些事情，我们该放在哪里呢？

困境 2：创建的清单乱糟糟，清单究竟该拿来记录什么？想法？计划？日程？资料？

滴答清单的高级会员限制 299 个清单数目，如果我们仅仅将滴答清单工具作为记录工具，那么 299 的数量可能很快就会不够用。

与全球千万用户一起，在滴答清单中记录和规划大小事务、用更少的时间达成目标，从冗杂的待办事项中解脱出来。

这是滴答清单官网对于产品定位的 slogon。联想到这些年的工作，这句话有两个关键词我深有感触。

达成目标

那在滴答清单工具中，我以什么维度去规划目标？让我能用更有规划的方式去达成？

答案就是清单，一个清单最好就是一个可量化执行的目标。

比如一个清单名字可以叫【理财】，那么清单内的任务的背后都不知道要达成什么。这个清单名字也可以叫做【半年内理财能力达到年化收益 10%】（随意写的），清单内的任务就会围绕这个目标从大到小进行拆解，定时间完成。

回到工程师的工作中来，第一步分类后剩余的那些有价值的任务，我们就需要想办法收敛到我们自定义的这些清单中去。

当然工程师属性，我们本来就有一些较大且需要规划的事情，比如说项目，或者说长期进行的日常制度。

我们可以将一个个项目单独作为一个清单，再在清单内围绕项目做规划，借助滴答清单，我们可以很细致且直观地做规划，下一节将会分享。项目结束再把清单关闭。

除了这些常规工作，更能体现清单威力，以及提升个人能力的方式还有什么呢？

还记得【将来可能】清单吗，这里记录了我们对现状的想法，对代码的思考，对技术的思考，记录了我们可能能推动的事情。在我们回顾（后面我们会讲到回顾）清单中没有时间节点的任务时，我们隐约感觉我们能推动一件事情变得更好，那么就不要犹豫，将其新建一个清单，取一个华丽丽的名字，动手规划吧~

比如我提取了两个我想完成的目标，其中也有作为我的 okr 目标

使教务线小伙伴的 owner 意识提升 100%
提升监控&稳定性的能力

结合滴答清单 =>

经过如此分类，最终有关工作的清单保留到个位数，且其中 3 个还是属于不用动脑的清单。

等待他人
将来可能
行动清单
具体的项目
提升监控&稳定性的能力
使教务线小伙伴的 owner 意识提升 100%

TIP

我们的绝大多数工作重心都围绕几个目标清单去做持续的规划就行了。

规范了清单，接下去该是重构任务了吧？

困境 3：清单内想法和行动混乱存在，很多都没有时间截止点，成为了心头的负担，总感觉事情没做

清单有了，目标也就有了，接下去就该列计划了。所以列任务这个功能对应着 GTD 的第三步 -- 计划。

任务，重要的是可执行，只有可执行的任务是最容易被消化的，如何将任务列表整的可执行，不同的清单工具可以有不同的方法，滴答的 看板功能 着实令我眼前一亮... 给大家参考我如何借助看板功能去规划不同的一些清单。

对于个人项目：

这是我整理的一个模板，以后新来的一个项目直接复制一份就行，因为每个项目的整体流程是一样的，各种方案撰写、评审、代码编写、提测、发布。按照项目流程结合看板做了一个分类，最大的感受就是直观和可控。

对于一个推动落地的目的清单：

左侧为思考阵地，是我对这个目标平时的一些想法，通过这些想法再完善团队计划，个人计划，落到计划中的一定是需要时间节点的，不然可以一直躺在思考阵地，等想完了再出来也无妨。

TIP

这里的看板分类大家可以尽情的做尝试，没有对错，只有一个原则思考归思考，计划一定要有明确执行时间

困境 4：知道定期整理清单的重要性，但你有多少个清单？30 个？这该如何整理？

回顾的道理不多说，相信很多人都有尝试，这里的困境是指没重构之前的清单可能会有好几十个，这得花多少时间去回顾？

看到这里的小伙伴应该已经明白清单即目标，目标一旦多于 5 个只能靠神仙来帮你完成了。

清单数量下来了，才值得我们好好的去回顾这些重要的清单。

我觉得写周报之前的时间不错，好好挑半小时，完成每周的重复回顾任务。

单独新建一个清单，名为【周检视】，列几个固定的任务

收集箱清空了吗
各清单下周做什么
有需要聊的人吗（朋友、同事、老板

滴答有个重复任务的功能，设定每周五下午 5 点提醒。

回顾收集箱，确保我们将任务都安排进了各自的清单。回顾各清单，整理规划调整正在做的事情，这两个步骤是个闭环，能有机地将车轮滚动起来。

回顾要聊的人，为了不闭门造车，为了交际，也是为了更好地生存。

困境 5：有部分管理的工作，我该怎么配合清单工具宏观上知道大家都在干什么，从而从顶层设计一些事情

这部分其实不属于时间管理链路上的问题，但确实配合清单也能做到，比如你负责一个业务单元，这个单元可能有 3 个小伙伴配合，我们可能需要知道这个业务单元内的所有项目情况。

之前有谈到清单即是目标，这个说法其实很绝对，我们需要清单帮助我们聚焦关键，明白了这个用法之后，也是可以新建一些清单来做记录，跟踪一些进度，比如这里的项目进度。

同样借助看板功能划分好项目关键里程碑，借助标签功能，以人名打标签，什么人什么项目在什么进度都是一目了然的。

同样的，我们可以以管理 okr 的纬度创建一个 okr 进度跟踪清单。

如果我们想查看某个人的这周的大致安排，滴答有个日历功能，以标签具体的人为筛选条件，按周月展示。

总结

分享到这，通过 5 个困境描述以及解决办法，我们应该能深刻理解 GTD 的理念，并且如何借助滴答事半功倍。

收集、分类 => 滴答的收集箱，清单

收集箱负责接收一切需求思考【等待他人】【将来可能】【行动清单】管理琐事，自定义清单管理目标

计划 => 滴答清单中的任务

使用好清单的看板模式，帮助管理任务

回顾 => 滴答清单

独立的周检视清单

最后，在每周一上班的时候，点开滴答的【最近 7 天】清单，这里会汇聚之前在各个清单中拆解过的定过日期的任务，根据任务的优先程度再完善调整一下时间，达到一周的载荷是比较平均的。

每天早上到工位前，点开滴答的【今天】清单，这里会汇聚各个清单中拆解的日期定为今天的任务，花个十分钟调整一下优先级就可以开始专心的办公了。

今天要干的重要清单的事情都井井有条地罗列出来，而且都是一些具体的 action，跟着一条条做即能完成日常工作，又能完成日常工作之外想推动的事情，何乐而不为呢。