提高工作效率的三种方法

·  阅读 3187
提高工作效率的三种方法

我报名参加金石计划1期挑战——瓜分10万奖池,这是我的第13篇文章,点击查看活动详情

有两种途径能快速提高工作效率,一个是科学的工作方法,一个是适合自己的效率工具。

今天我给大家介绍三个提高工作效率的方法。

目标管理:SMART原则

时间管理:四象限法则

成长管理:标杆管理

一、目标管理:SMART原则

目标管理不仅让员工工作更明确,而且还是我们未来考核的一个指标。SMART原则就是这样一个目标管理工具,源自美国马里兰大学管理学及心理学教授洛克。

SMART代表了5个英文单词的首字母,分别是Specific(具体的),Measurable(可衡量的),Attainable(可实现的),Relevant(相关的),和Time-bound(有时间限制的)。

第一个字母S,代表了具体的意思,也就是说,好的目标应该是非常清晰的,不能是模棱两可的。比如大幅度提高销售额,这个就是模糊的,什么叫大幅度提升?每个人的理解可能都不一样。这类目标就应该要有具体的数据,比如与上个月业绩相比提升30%的销售额。

第二个字母M,是指目标可衡量,衡量的前提是能够量化。就像这个月的目标是销售额提升30%,那首先要明确这个销售额的数据,提升30%就会是明确的。而如果你定义的目标是:提高10%的学习时间,这个目标就是不明确的,因为这个学习时间不好定义,看书时间算不算?听书算不算?记录起来也很不方便。换成比上个月多看一本书会更好可衡量。

第三个字母A,是指这个目标是可以实现的。按照以往的工作经验,公司产品的良品率是80%。如果你现在定个目标要达到100%,这在行业里都是不可能实现的。这种目标就没办法实现。

第四个字母R,是指这个目标跟你的本职工作具有相关性。假如你是技术研发岗,那就不应该制定销售目标。

第五个字母T,也就是有时间限制的。好的目标都应该有个截止时间。在规定的时间内完成目标。比如提升销售额30%,多久提升?1个月还是3个月?这个截止时间要明确。

那是不是目标满足这5个原则就是好目标呢?理论上是,但实际运用中很容易出问题的在于对可实现的理解。比如对一个销售制定一个小目标,与上个月相比,本月提升销售额50%。具体,有数字,可衡量,有时间限制,跟工作就有相关性。是不是可达成呢?只有这个是最难说清楚的,如果是上级制定的目标,下属可能有意见。这个目标太高了。如果是下属自己定的,上级也可能说,你这个目标定的不合理。所以很多情况下的目标是需要个人和管理者一起制定的,管理者需要帮助员工制定目标,并帮助他对目标做拆解,拆解成具体的、可执行的实现步骤。

让上级一起制定的另一个原因是,下属的目标应该跟上级一致。也就说你的KPI或者ORK和上级的要一致。这样才能保证上下一心,通过完成个人的目标,达成公司的目标。从这个角度上看,就能理解为什么一定要可达成了,这个目标绝对不是上级强压给你的目标,而是你和上级一同制定的,并且上级需要帮助你完成目标。因为他的目标是具有高度相关性的。帮你就是帮自己。这才是制定绩效目标的意义。

二、时间管理:四象限法则

时间管理四象限法则就是把手头上的事情按重要、紧急二个维度分类,然后分别放到四个象限里。

重要而且紧急:安抚愤怒的客户、线上出现的bug、到了截止日期还未完成的任务等。这类问题要立即去处理,但解决问题后,还要去解决问题背后的原因。

重要但不紧急:制定工作计划、制定编码规范、产品相关文档、对产品测试、需要重构的代码、过几天要交付的任务、培训等。这类任务要集中精力、在最高效的时间段里处理。

不重要但紧急:骚扰电话、无关紧要的活动、修电脑打印机等。这类事情直接拒接或交给其他人去做。除非你把它当做放松的手段。

不重要而且不紧急:无聊的事、无关紧要的事、闲聊、消遣活动等。这类事情适当地做,因为人的精力有限,可以适当地放松。但要严格控制时间。

注意事项

  • 在使用四象限法则时,要先制定待办清单,从清单里把所有任务按重要、紧急放到对应象限里。
  • 重要紧急的事情一般都是由于重要不紧急的事情做的不好导致。多做重要的事情,就会减少紧急的事情。
  • 任务的紧急与重要程度,是根据需求目的和项目整体计划进度来的。新人可以让上级来安排优先级。
  • 为了应对突发的重要紧急的任务,在安排项目任务时,不要排得太紧,需要预留一部分时间。
  • 即时更新代办任务,不管是新增还是完成任务,都要及时更新。推荐使用teambition、worktile、tower之类的项目管理软件。
  • 如果只是整体待办任务,区别优先级时间也不会变少。关键是整理后,把不重要的任务剔除掉。要学会拒绝 + 授权。

除了四象限法则,还有很多时间管理的工具。比如番茄工作法:把每天工作的任务,拆解成一个个25分钟的任务,然后逐个去完成。

三、成长管理:标杆管理

标杆管理既可以用于企业,也可以用于个人。用到个人身上,能起到加速个人成长的作用。

所谓标杆管理,对个人来说,就是找一个可以学习的榜样进行对标。对公司来说,就是找一个这个领域里的竞争者,或者行业里公认的领导者为标准,通过对比各种指标,持续不断地检讨、改善自己的产品、服务和做法,由此实现提升企业业绩的目标。

人的认知是学习的产物,我们天生就是在跟人学习,小时候你学习父母。长大了,你跟着周边环境学习。你看书是跟着作者学习,你学习谁最终也能成为谁。

在使用时,我们可以按照以下四个步骤操作。

  1. 分析自己的不足或者目标,找到需要提升的指标。
  2. 找到可学习的对象,解剖对方达成目标的方法,拆解为一个一个更加细致的指标。
  3. 让团队/个人针对各个细致的指标进行讨论,分析自己和杠杆目标的差距以及对方成功的关键因素有哪些?
  4. 制定适合自己或团队的可实施的计划,落实到每个人。

注意事项

  • 要认清自身存在的不足,也就是明确有哪些方面的指标是需要提升的。这点很重要。
  • 找到对标的对象。如果自身存在很多问题或者说很多目标,那么对标的对象可以是多个。
  • 那些能和你直接沟通的对象不一定是最好的。但可能是最好下手的。可以是你的朋友,同学等那些能够一起学习的人。
  • 可以找那些行业里的大佬分享出来的经验学习,有条件的话跟着对标对象学习是最高效的。

最后推荐一个对标管理工具,雷达图,这是一种最直观看到差距和不足的工具。根据自己的需要,找到几个特征,然后给自己和对标对象打分,这样就可以直观看到两个人的差距,很好用。如下图。

总结,现在市面上有很多好的工作方法,但没必要都学,找到适合自己的,能够落地执行的几个方法去用就可以了。

分类:
阅读
收藏成功!
已添加到「」, 点击更改