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如何把使用邮箱的效率提升50%,这些方法必须学会

“如果不懂得如何提高工作效率,那和初入职场的实习生有什么区别”

尽管是在重度使用邮件沟通的企业里边,也仍然存在一堆不会使用邮件的员工,这里说的不会,是除了简单的收发邮件之外,其余一窍不通的人。

在我实习的半年里,几乎每天晚上下班前都会给上千的陌生用户群发岗位邀请,第二天早上打开邮箱,充斥着几十上百的未读邮件,有的直接回复了简历附件,有的具体询问了岗位详情,也有当成是骗子问候我全家。

最开始的时候,在处理未读邮件花的时间太多,足够我下楼吃个早餐、刷完今日头条、再跟部门所有的女生说句早安。

最后通过网上寻找方法,向上级请教怎么更好的使用邮件(几乎每个经验丰富的职场人,都会有自己独特的提升效率的方法)高效使用邮件后省下来的时间,可以做更多的事情,吃更饱的早餐、刷更多的新闻、跟更多的女孩子问早。

“依托工具的效率提升,需要更多的熟悉工具、利用工具、发挥工具,许多懒人不肯迈出第一步,再好的工具也只是高射炮灭蚊。”

以下是我在邮箱上的一些使用习惯和提高邮件效率的技巧,希望对你有一定的帮助。

如何高效收发邮件?

选择适合自己的邮件客户端

无论是 Windows 还是 macOS,都有很多优秀的邮件客户端,如果没有特别需要,系统自带的邮件足以满足工作需要,win下推荐使用「Outlook」或「foxmail」,如果喜欢简洁易上手,可以使用「邮箱大师」。

更好的利用标题

在标题中用尽可能的简洁的字眼,让收件人一目了然的概括你的主旨,采用 <行动> - <信息> 的结构,一封邮件一个主旨,越是短小精悍的邮件,越能起到更好的沟通作用,如果无法做到一个主旨,请尽可能的把话题限制在三个以内。

好的邮件标题与不推荐示例

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长邮件做出提示

邮件内容如果无法精简,需要大篇幅的展开叙述,那么请在邮件开头注明长邮件提醒,并解释为什么需要较长的篇幅。 这不仅是对对方的尊重,也容易让对方认同自己,更愿意仔细的阅读你的邮件,这在对外的客户沟通中尤为重要。

有技巧的控制往来

如果邮件里描述事件很紧急,可以直接电话沟通,在有些情况下,邮件沟通只是流程的一部分,可以先让工作流程走下去,后面再补上邮件。 如果邮件无需任何反馈,可以在文末添加:无需回复、已经办妥等字样。 利用**「邮件回执」** 确认对方是否已经收到邮件。

邮件模板

花一份时间就可以节省后续更多的工作量,岂不美哉?如果某一种邮件类型需要经常使用到,那么邮件模板就起到了很大的作用,即节省了编写邮件的时间,也统一了邮件内容的风格,信息直观明确,也方便结合其他工具用于大批量的邮件群发。

通讯录管理

大多数邮件客户端都具备通讯录功能,你可以将添加常用的联系人,或设置群组,在发送邮件的时候可以更快的选择收件人和抄送对象,也方便后面提到的邮件分类。

如何高效的管理邮件?

设置标签分类

给东西贴上标签是人与生俱来的能力,处理邮件亦是如此,你可以设置各种文件夹来归纳你的邮件,如果你日常处理的邮件不是特别多,也可以只设立一个 「已处理邮件 来统一留存。再利用邮件客户端的 「搜索」 去轻松查找你之前的邮件。

日历和会议

这两个在邮件中不怎么起眼的功能,确实作为你私人助理的两大利器,将邮件中的待办信息添加到日历中,重点是,这不用你手动操作,收到邮件后会自动给你处理待办和会议信息。

创建邮件规则

大多数邮箱客户端都包含**「邮件规则」**功能,你可以利用它创建一系列的规则,指挥邮件做出预设动作,通过条件判断,自动帮你处理邮件。以 macOS 的邮箱客户端为例,条件规则包括:

  • 发件/收件人、抄送、标题、内容
  • 发出日期、收到日期
  • 发件人是否在我通讯录或群组中
  • 邮件是否疑似垃圾、是否带有签名、是否加密
  • 邮件优先级
  • 附件类型

可以根据条件做出的响应动作有:

  • 回复、转发、代转邮件
  • 移动、拷贝、设置颜色或优先级
  • 删除、标为已读、运行脚本等

良好的邮件使用习惯有哪些?

邮件当日清

对每封邮件做到当天处理,保持收件箱的清空状态,维系一个强迫症患者该有的价值观。 ** 任何一句“明天再处理吧”,都会让你的工作效率瞬间下跌。** 当然,这也并不是要求你一天到晚死盯的收件箱,毕竟处理邮件不是你的本职工作,定时的看一眼即可,剩下的时间全身心的投入到工作当中。「既时回复」和「定时回复」相结合,重要的邮件必然要快速反应,其余的邮件,可以创建规则,安排时间统一处理。

4D处理方式

所谓4D,即 行动(Do)、转发(Delegate)、搁置(Defer)、删除(Delete) 收到任何一封邮件,无非也就这 4 中处理方式。

「行动」 如果邮件中的动作需要由你来完成,并且需要立即完成,那么就需要做出行动,没有理由做任何拖延。

「转发」 如果邮件需要你通知到你的下级,或者觉得可以转交给其他人完成,布置给其他人,那么也需要立刻做出处理,进行转发。

「搁置」 与做出行动对立,有些邮件是不需要立即处理的,你可以设为待办、或归纳到某个文件夹、设置提醒、标记类型,即可以更好的判断邮件的主次,也不会忘记抽时间处理搁置的邮件

「删除」 对于无意义的垃圾邮件或广告,可以果断的丢弃到垃圾桶。

保持邮件编辑的简洁

谨慎使用非统一的字体、字号和颜色,尽量使用黑色作为正文的颜色,斜体和下划线标记重点,降低收件人的阅读成本,不至于为了你的一封邮件去调整自己的阅读习惯。

及时添加附件

经常会有出现邮件编辑完了忘记添加附件直接发送的例子,如果一封邮件需要添加附件,那么在编写邮件内容之前就先添加好,尽量避免邮件撤回或重新发送的操作。

延迟邮件发送

如果你常常在点击发送的一刹那,才意识到某些内容遗漏了,那么建议开启邮箱自带的「延迟发送」功能,时间可以自由设定,给你足够的时间返回,必要的情况下,甚至可以挽回重大损失。

邮件签名

无论是对企业内部,还是对外客户的联系,邮件签名都代表的自身形象,是你职场形象的具象化,可以让对方更好的知道你是谁、来自哪里、哪个部门、干什么的。

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