怎么举办一个技术沙龙?

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怎么举办一个技术沙龙?

前言

19年6月29日,以组织者身份举办了一次前端技术开放日 - 推啊前端技术开放日。而后公司又要举办两次技术沙龙,这次(2021.6.19)技术沙龙又突然领到现场控场的“重任”😄 。因此我在想下次是不是还得给我,能者多劳?不可或缺?所以坚定地想把怎么举办一个技术沙龙的能力“赋能”给其他同学🐶 。 ​

希望能给有需要的同学带来一些点就挺好了。好,直接进入正题吧,开干。 ​

首先得想一下大致需要做哪些方向的事情。提醒:全文都是以19年6月29日的前端开放日为样本去介绍。

大致的思路是:想明白这次技术沙龙的目的,最重要的肯定是主题及讲师,以终为始想象当天现场,准备技术沙龙的物料,万事俱备需要打广告。 ​

价值、目标

本次我们是想打造团队的对外技术影响力及技术交流。(至于为啥打造对外影响力,大家自行脑补) ​

也有其他目的的技术沙龙,例如企业组织的技术交流活动、技术圈内的技术沙龙、技术推广活动等等。

价值方向明确了,就大概知道了一些范围,这次我们的主题是专注于前端的技术方向。 ​

需要确认下讲师,我们的讲师应该包含内部讲师,及外部嘉宾(第一次举行需要一些“巨人”支援,提升本次沙龙影响力)。 ​

一般会议长度半天就已经足够,过多了听众也疲乏。所以设定了一个下午为会议时长,根据一个演讲大概在30~40分钟,设定了大概6个演讲。 ​

过多过少的观众都不太适合,因此敲定在了100个参与观众。人数确定了,基本也就能确认场地,就选择在了自己公司的阶梯教室(大家可以根据现有资源,看是否申请场地经费去租赁)。 ​

由于是在当年4月初,就有这个打算,而且敲定的时间是当年6月29日,我们准备的时间还是比较充裕。如果是第一次举办,建议可以留有2个月左右去准备。 ​

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「本小节输出」:技术主题(事)、讲师人数(人)、观众人数(人)、地点、时间。

主题、讲师

上一节提到了主题是前端方向,并没有细化到前端某个方向,因此对于嘉宾邀请和内部讲师选题都是比较友好的。 ​

当时是邀请了阿里、网易、贝贝,外部嘉宾主题涵盖在微服务、跨端、node建设等。由于当时阿里的讲师时间上有冲突,后来取消了,因此大家在准备的时候,需要考虑到这一步的影响,准备好备案。 ​

大家应该是比较好奇,怎么去邀请外部嘉宾呢,基本是挖掘身边资深的同学,去寻找他们的人脉(前同事、同学、朋友),如果没有的话,甚至可以直接找前端圈名人,如Scott大神等,请他们帮助,这里只是拿前端举例子。这个环节并没有大家想象的那么难,不过这时候你需要去“social”🐶 ,打破舒适区吧同学。 ​

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定好了外部讲师,内部讲师的主题怎么来呢,我们是选择了内部有一些沉淀的平台级产品,方向涵盖了错误监控、低代码平台、测试机平台、性能监控等。 ​

这样我们就确定了各个讲师及演讲稿,这样还没完。外部讲师保持好沟通,内部讲师我们还需要“培育”。 ​

需要对PPT进行3次及以上排练,下面就是当时的一个安排,基本讲师需要一个月准备,特别注意是需要统一的PPT的格式,放弃自己的审美,寻求更专业的设计师吧。 ​

ppt出完第一次分享演练第二次分享演练第三次分享排练设计师调整ppt彩排
05.2706.0306.1006.1706.1706.29早上
(演讲当天)

下图为讲师在加班排练中。 image.png

基本把讲师搞定了,现在我们可以模拟当时现场,出一份流程图了。具体下一节展开。

「本小节输出」:内/外讲师人数,外部嘉宾及主题,内部讲师及主题,内部讲师训练。

模拟现场

是时候想象下当天,你希望是怎么样的一个场景。我们希望,除了分享外,为了缓解观众的疲劳,劳逸结合,还增加了下午茶、抽奖环节、QA送礼物环节。

当然少不了一个开场白,以及中间的主持穿插旁白。开场白一般由发起者或组织者来演讲,个中文案自行发挥啦。可以由女生穿插旁白,女生作为主持人亲和力比较高。 ​

主流程

基本一个当天会议的流程图就可以出来了。 ​

上图可以看到(忽略视频),基本时间控制在了晚饭前,5点后的时间作为容错。备注:闪电分享即为10分钟左右的小分享。 ​

欢迎引导

我们需要在公司楼下设置一个引导,大家可以根据成本考虑易拉宝、KT板、墙贴。考虑成本我们只使用了KT板、墙贴,穷也要精致。 ​

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签到环节

由于是对外的,根据报名系统,会对到来的同学进行签到,我们为到来的同学准备了不错的伴手礼。准备了80份(按照与会100人设想),礼物是伴手礼(茶杯、笔记本、小电风扇)各80份,花费2800元。仅作为参考。为了控制经费,袋子则运用现成资源,就利用了其他部门的袋子,在上面贴上了开放日的圆形贴标。 ​

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在签到的时候,可以在旁边放一张开放日VX群的二维码,为后面参加节目和后续沟通做准备。 ​

签完到,可以让同学留下照片,他/她才有动力发朋友圈嘛🐶 。一个人来的,拍照害羞,怎么办,所以我们还准备了我们的吉祥物。那不能缺少一个背景板啊,由于公司有一个电子展示屏,省下了制作背景板的钱,通过各种渠道来开源节流🐶 ,让福利给到来的同学们。 ​

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抽奖环节

中间的抽奖环节,可以提供一些小奖品,根据经费自行考虑是否需要此环节。当时我们准备了公司的手办、公司的帽子,向行政部门申请的公司援助,省了不少钱🐶 。可以作为大家的礼物参考选项。 image.png

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茶歇环节

我们准备了大概80人份下午茶(期望是100人到场),包含了饮料、水果杯、小蛋糕,花费1500元。下午茶需要预约早点到,提前进行布置。

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嘉宾礼物

远道而来的嘉宾,怎么感谢他们呢,为他们准备了礼物,U型枕头、公司手办、公司T恤、公司帽子。U型枕3份,消耗240元,其他公司赞助。礼物可作为参考,当天晚上让志愿者和嘉宾一起吃了个饭,经费燃烧🔥 ,团建费说:“我出” 🐶 。 ​

演讲设备

一般如果是租赁的场地,都会提供比较完善的设备。 ​

由于我们是公司的场地,有挺多是需要自己准备的。考虑到场地投影让更多人看见,我们自行采购了投影幕布150寸,消费500元。借用公司的投影仪、转接头、红外线笔、音响、话筒。大家可作为参考。 ​

直播摄影

我们提供了现场直播和录影,需要购买手机直播支架,当时使用的是huya,或者可以选择bilibili。录影,是借用了公司的摄影机器,看条件是否允许,不一定需要。但需要一位摄影师去安排拍照,后期的照片都是出自于此。

「本小节输出」:各个环节的细节点。

人、物准备

物料准备

这一节,基本是对以上所需的一个checklist,你需要对于上述提及的物品进行汇总,以免遗漏。 ​

拿当时的checklist举例。

| 手伴礼 | 茶杯 80份 本子 80份 风扇 80份 矿泉水 100份 袋子 85份 | | --- | --- | | 答题、抽奖、嘉宾礼物 | T恤 30份 玩偶 18份 U型枕 3份 帽子 15份 | | 下午茶 | 布丁 80份 水果杯 100份 | | 现场道具 | 引导牌kt板 袋子贴、签到贴200份 | | 现场设备 | 70把凳子 音响、话筒 投影仪、转接头、红外线笔、幕布 |

然后需要根据以上进行梳理,哪些需要提前定制、采购。

志愿者安排

模拟现场涉及到了很多环节,每个环节都需要安排人员负责,不要什么事都指望你自己这个组织者,你应该是更多在控场,减少突发情况的影响。 ​

以当时举例。 ​

  1. 会场总指挥,1人
  2. 前台签到、发放礼品,2人
  3. 引导背景墙拍照,2人(包含吉祥物)
  4. 开场暖场人,1人
  5. 主持人,1人
  6. 会议纪要,1人
  7. 答题环节、派发礼物,1人
  8. 抽奖环节 ,1人
  9. 反馈回收、微信群问题,1人
  10. 会议摄影,1人
  11. 录播和直播,1人
  12. 补充提问(避免没人提问🐶 ),3、4人

主持人比较重要,在于整个流程是否能连贯、趣味地串联起来,以及一些环节的预告。也需要提前准备演讲稿,在活动前提前排练。 ​

「本小节输出」:人员、物料的安排。

前期宣传

报名

首先我们需要一个官方网站,当时我们是自行做了一个站点,推啊前端技术开放日,但这一步看成本,不是必要选项。其实一些如百格活动、活动行的报名站点都会提供比较简单的报名网站。 ​

当时是选择了百格活动,他可以提供比较正式的报名系统,完全足够使用,你也可以选择活动行,是类似的。基本都是免费的,后面主要重点讲一下短信服务,这个需要比较少的费用。 ​

因为报名的基本都是通过手机号进行联系,所以报名后通过短信给参会人员发放电子票是很重要的。还有会议开始前一周的短信提醒,会议前一天的短信提醒。当时报名和到场进行了下对比,到场率是在60%,为了一定的到场率,这一步是必不可少的。 ​

宣传图

线上传播图包含:1. 活动名称、2. 报名二维码、3. 活动地址、4. 活动时间、5. 分享主题及简介、6. 主讲人头像、7. 倒计时、8. 公司logo。 ​

我们的宣传是跨度了将近3周,计划分为3波去做宣传。因此单个讲师一张图去发放。为了更多的神秘感。 ​

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做了一张整的图,把所有人进行了汇总,在单个讲师图发放好后,进行发放。 ​

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投放渠道

线上投放渠道选择了前端圈当下比较火的掘金,还有oschina、segmentfault,都有比较方便的活动合作入口,只要按照他们的要求去做,就能进行投放。 image.png

还有就是可以发动朋友圈的力量、微信群转发。

可以考虑用业内一些微信公众号合作发布,但当时我们没有选择,因为以上渠道得到的报名已经足够。 ​

「本小节输出」:报名途径、宣传图的制作、渠道的选择。

后期反馈

活动结束是傍晚了,有现场的小伙伴发起了一个知乎问答,参加推啊前端开放日是一种怎样的体验? - 知乎。通过知乎问答,我们收获了比较正面的反馈,是对下一次技术沙龙的一次借鉴。 ​

当天需要把整理好的照片发放出去,可以通过与会的同学对本次活动进行二次朋友圈传播,扩大影响。

活动后,微信群需要专门去维护,可以通过团队的公众号,定期去发放一些团队的技术文章,可以去发放一些关于公司的招聘信息。 ​

后续通过公司的市场部同事,在公司的公众号进行了本次会议的报道,提升了团队在公司内外的影响力。 ​

后面从HR反馈,很多过来投递简历的同学,提到了对技术开放日的浓厚兴趣,才考虑来面试的。但这一点并未进行量化,但足以说明,技术沙龙对于一些中小型公司的技术团队是很有价值的。 ​

总结

希望上面所述有帮助到你,如果你也想来一场技术沙龙。办好一个技术沙龙,需要你投入很多精力,包括时间、心力,每个环节花心思去构思,每个细节确保不能遗漏。但也没有那么难,用心就可以做到。

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