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「项目管理100问」之一篇优秀的周报是怎样炼成的?

每到周五,就有一大堆麻烦事等着我们,譬如开周会、赶项目、交方案等等,让人忙手忙脚头疼不已,但其实这些都还好,真正让人欲哭无泪的,还是当属“周报”。

周报,是每周一次的工作报告,包含工作计划、工作总结、上级回复等,适用于公司、部门、团队、社会团体、项目组等各种组织,是最常见的组织管理基本方法之一。

周报是项目沟通中的例行报告,可以梳理项目的进度,同步项目的最新进展和效果,沟通遇到的问题,获得干系人的反馈。

本篇将从周报的3个主要部分、沟通的3S原则和撰写周报的4个要点进行介绍。

周报的3个主要部分

1. 本周工作情况

围绕本周工作描述,包括三个部分:

  • 反馈本周在可交付成果方面取得的成果
  • 任务完成度是否符合预期,未达预期的原因
  • 项目整体的健康程度和完成百分比

ONES迭代计划

2. 遇到的问题

定期梳理遇到的问题和解决方案对成功完成项目是大有裨益的,周报中应主要包括:

  • 公开问题:本周出现的新问题及解决方案,之前发现的问题及其管理策略的状态更新
  • 未决风险:本周出现的新风险,及处理这些风险的管理计划
  • 协调请求:本周未解决的问题需要哪些相关方的协调帮助

ONES仪表盘

3. 下周工作计划

明确下周的工作重点和优先级,以更合理地管理时间,可以参考以下步骤:

  • 列出下周的关键任务
  • 明确各个任务的产出目标
  • 评估任务量,计划时间分配,明确时间节点

ONES资源管理

高效沟通的3S原则

周报的目的在于沟通,沟通的3s原则:simple(简洁)、specific(明确)、soft(非对抗性)也适用于周报:

1. 简洁,关注「核心信息点」,拒绝冗余信息

2. 明确,保证信息有效传递

3. 非对抗性,寻求共同的目标

4个要点

从沟通的3s原则出发,归纳撰写周报时的4个要点。

ONES Wiki 文档

1. 注重产出,而不是过程

在写项目周报时,一定要谨记一个原则:结果导向。所谓结果导向,就是你要展现出你做成了什么,而不是你做过什么。

2. 核心内容优先

因为利益相关方可能并不会仔细的阅读整篇报告,所以一定要把核心的部分放在报告的开头,这样可以保证相关方获得最重要的信息。

ONES 甘特图

3. 使用数据图表

除文字外,多使用数据图表。数据更有说服力,图片也比文字更直观,尽可能的运用视觉效果,比如进度表、甘特图、燃尽图等。

ONES 报表

4. 非对抗性的两点实践

本周工作中有争议的部分描述,要寻求共同的目标(比如项目目标)。需要请求相关方帮助的部分描述,可采取诉诸利益的形式,告诉对方这样做对对方、项目整体有什么帮助。

要想写出一篇优秀的项目周报并不是一蹴而就的,在了解相关的方法和技巧之后,更需要的是刻意练习。

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